Rekod penyelesaian perselisihan acara: cara menutup keputusan yang berpecah
Dua ahli jawatankuasa mahu perkara berbeza, utas e-mel sudah sampai balasan kesembilan, dan keputusan itu terus berulang.
Jawapan ringkas
Rekod penyelesaian perselisihan ialah nota satu halaman yang menetapkan soalan yang diputuskan, setiap pendirian dalam kata-kata pemegangnya, kriteria memilih, pemilik keputusan yang dinamakan, keputusan dan tarikhnya. Tujuannya ialah menutup perkara itu, bukan mencari siapa yang betul.
Ia berkesan kerana memisahkan tiga perkara yang dikaburkan oleh pertikaian: apa faktanya, apa yang cuba dicapai jawatankuasa, dan siapa yang berkuasa memutuskan.
Mulakan dengan bertanya siapa yang memutuskan
Kebanyakan perselisihan acara berlarutan kerana tiada siapa menyatakan siapa yang memutuskan. Selesaikan itu sebelum isi.
Pemilik keputusan ialah orang yang sudah diberi kuasa oleh terma rujukan, kelulusan bajet atau ketetapan pengerusi. Jika tidak jelas, keputusan pertama ialah siapa yang memutuskan, dan pengerusi membuatnya.
Langkah-langkah
- Tulis soalan sebagai pilihan antara dua atau lebih opsyen, dalam satu ayat yang diterima adil oleh kedua-dua pihak.
- Minta setiap orang menyatakan pendirian dan sebabnya dalam dua atau tiga ayat, dengan kata-kata sendiri.
- Persetujui kriteria dahulu, contohnya kos dalam bajet lulus, kesan kepada hadirin, risiko dan usaha pasukan. Beri pemberat jika perlu.
- Senaraikan fakta yang belum ada dan siapa boleh mendapatkannya sebelum tarikh tertentu. Jangan berdebat sebelum fakta diperoleh.
- Biarkan pemilik keputusan memutuskan berdasarkan kriteria, dan tulis keputusan dengan tarikh.
- Rekodkan bantahan jika orang itu meminta, dan tetapkan tarikh semakan atau pencetus jika keputusan boleh dikaji semula.
Apa yang rekod ini tidak boleh jadi
- Minit tentang siapa berkata apa semasa perbahasan hangat.
- Kiraan undi tanpa kriteria, kerana ia akan dibuka semula.
- Tempat mencatat pendapat tentang orang, bukan soalan.
- Penangguhan tanpa had. Jika keputusan ditangguhkan, tulis tarikh ia akan diputuskan.
Bila perlu dinaikkan
Naikkan apabila pemilik keputusan ialah salah satu pihak yang berselisih, apabila had bajet atau kontrak terlibat, atau apabila dua percubaan memutuskan tidak bertahan.
Bawa rekod kepada pengerusi atau orang yang meluluskan bajet, dengan tarikh jelas keputusan mesti dibuat dan kos menunggu, seperti tarikh tahanan pembekal.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan satu hari atau dua hari
Organisasi dan angka fiksyen, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Sebuah persatuan pengilang fiksyen berpecah antara bendahari kehormat dan pengerusi atur cara. Bendahari mahu acara satu hari untuk kekal dalam bajet lulus; pengerusi atur cara mahu dua hari supaya ahli boleh menghadiri sesi teknikal.
Rekod menyatakan soalan: satu hari atau dua hari untuk persidangan tahunan. Kriteria dipersetujui: kos dalam angka lulus, nilai kepada ahli, tarikh tahanan venue dan kapasiti pasukan. Bendahari diminta menyediakan kos dua hari menjelang Jumaat; venue diminta secara bertulis sama ada tahanannya boleh dilanjutkan. Pengerusi, sebagai pemilik keputusan, memutuskan pada hari Selasa berikutnya, merekodkan bantahan dan menetapkan tarikh semakan jika kos melebihi anggaran.
Gunakan sendiri
Rekod penyelesaian perselisihan
Isi bersama-sama, satu rekod bagi setiap soalan. Failkan bersama entri log keputusan.
- Soalan untuk diputuskan (satu ayat, opsyen disenaraikan):
- Dibangkitkan pada, oleh siapa:
- Pendirian A: siapa, dalam kata-kata sendiri, sebab:
- Pendirian B: siapa, dalam kata-kata sendiri, sebab:
- Kriteria dipersetujui (dan pemberat jika ada):
- Fakta belum ada, siapa mendapatkannya, sebelum bila:
- Pemilik keputusan dan asas kuasanya:
- Keputusan, tarikh dan alasan berdasarkan kriteria:
- Bantahan direkodkan, jika diminta:
- Tarikh semakan atau pencetus untuk membuka semula:
- Komunikasi: siapa memberitahu siapa, sebelum bila:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pemilik keputusan jelas dan neutral.
- Perselisihan tentang satu keputusan, bukan hubungan kerja.
- Jawatankuasa menerima ketetapan pengerusi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Perselisihan telah berulang lebih daripada dua kali.
- Pemilik keputusan ialah salah satu pihak.
- Wang, kontrak atau tarikh akhir pembekal bergantung pada hasilnya dan tiada orang luar pertikaian yang boleh memudahkan.
Mahu orang neutral untuk menutup keputusan yang berpecah?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan rekod perselisihan, mengumpul fakta yang belum ada, menyemak kriteria dengan kedua-dua pihak dan membawa keputusan kepada pemilik anda pada tarikh tertentu. Kuasa memutuskan kekal pada jawatankuasa anda. Hantarkan soalan dan dua pendirian seperti sedia ada.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah rekod menamakan orang yang berselisih?
Ya bagi pendirian, kerana setiap orang perlu melihat pandangannya dinyatakan dengan adil. Pastikan ayat tentang soalan, bukan orang.
Bagaimana jika jawatankuasa mahu mengundi?
Undian boleh menjadi kaedah jika terma rujukan membenarkan. Tetap rekodkan soalan, kriteria dan tarikh supaya keputusan tidak dibuka semula.
Bagaimana jika fakta baharu muncul selepas keputusan?
Gunakan tarikh semakan atau pencetus yang ditulis dalam rekod. Jika fakta itu material, pemilik keputusan membukanya sekali dan mencatat perubahan dalam log keputusan.
Apa bezanya daripada mengumpul maklum balas?
Penggabungan maklum balas menyatukan komen menjadi satu versi. Rekod ini menyelesaikan pilihan antara versi yang tidak boleh kedua-duanya digunakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.