Menulis taklimat reka bentuk program
Semua orang mempunyai pendapat tentang agenda, tetapi belum ada yang menulis apa yang program itu sepatutnya capai.
Jawapan ringkas
Taklimat reka bentuk program ialah dokumen satu hingga dua muka surat yang memutuskan apa yang program mesti lakukan sebelum sesiapa merangka jadual: peserta, apa yang mereka patut tahu atau boleh buat selepas itu, kekangan masa dan bilik, campuran sesi dan siapa meluluskan setiap bahagian.
Ia terletak antara taklimat projek acara dan agenda terperinci. Tulis dahulu, kemudian gunakan untuk menilai setiap idea sesi mengikut kriteria yang sama.
Apa yang mesti diputuskan taklimat
Taklimat merekodkan pilihan yang membentuk setiap halaman program kemudian. Ia tidak menyenaraikan sesi; ia menetapkan peraturan untuk memilihnya.
Pastikan ia cukup pendek supaya ahli jawatankuasa membacanya sebelum mesyuarat pengaturcaraan pertama.
Lapan keputusan untuk ditulis
| Keputusan | Apa yang ditulis | Contoh soalan |
|---|---|---|
| Peserta | Siapa hadir, tahap pengalaman dan apa yang sudah mereka tahu | Adakah kita menulis untuk pemula, ahli pertengahan kerjaya atau pembuat keputusan kanan? |
| Hasil | Apa yang peserta patut tahu atau boleh buat selepas itu | Tiga perkara apa yang menjadikan hari itu bermakna? |
| Tempoh masa | Bilangan hari, waktu mula dan tamat harian, dan komitmen tetap | Adakah ada pembukaan atau penutupan tetap yang tidak boleh diubah? |
| Had bilik dan format | Bilangan bilik, format dewan utama, sesi selari, hibrid atau bersemuka | Adakah venue menyokong susun atur yang kita mahu? Lihat bilik |
| Campuran sesi | Plenari, panel, bengkel, jaringan dan rehat, dalam nisbah kasar | Berapa banyak hari itu untuk mendengar dan berapa banyak untuk bertindak? |
| Rehat dan perkara praktikal | Makan, jaringan, serta waktu solat atau rehat yang perlu disahkan dengan peserta | Apa yang dijangka peserta, dan siapa dirujuk? |
| Pendekatan penceramah | Cara penceramah diperoleh dan siapa meluluskan | Adakah panggilan terbuka, jemputan sahaja atau campuran? |
| Laluan kelulusan | Siapa meluluskan taklimat, draf program dan perubahan | Siapa mempunyai kata putus jika jawatankuasa tidak bersetuju? |
Dari taklimat ke jadual
- Edarkan taklimat kepada pemilik keputusan dan minta pembetulan sebelum tarikh yang dinyatakan.
- Ubah setiap hasil menjadi objektif sesi menggunakan peta objektif sesi.
- Peruntukkan masa kepada kandungan menggunakan peruntukan kandungan kepada masa.
- Uji draf dengan penyemak tempoh program, kemudian bina aturcara acara.
Kekurangan biasa
- Program dirangka sebelum sesiapa bersetuju siapa peserta.
- Hasil ditulis sebagai topik ("trend digital") dan bukannya perubahan dalam apa yang boleh dilakukan perwakilan.
- Kekangan masa ditemui selepas sesi dijanjikan kepada penceramah.
- Tiada siapa dinamakan untuk meluluskan perubahan selepas program diterbitkan.
- Taklimat tidak menyatakan apa yang sudah tetap, seperti sesi penaja atau ucaptama sedia ada.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan kebangsaan merancang persidangan ahli dua hari
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap butiran yang berguna.
Sebuah persatuan profesional rekaan merancang persidangan dua hari untuk kira-kira 300 ahli. Jawatankuasa programnya berbahas tentang sesi selama tiga mesyuarat, sehingga sekretariat menulis taklimat satu muka surat. Ia menamakan ahli pertengahan kerjaya sebagai peserta, menyenaraikan tiga hasil dan menetapkan dua bilik serta dewan utama.
Taklimat turut merekodkan bahawa satu ucaptama sudah dipersetujui dengan presiden, peserta memerlukan waktu rehat yang selesa dan pengerusi program meluluskan draf. Jawatankuasa kemudian menyemak setiap idea sesi mengikut hasil dan menggugurkan empat yang tidak sesuai.
Gunakan sendiri
Templat taklimat reka bentuk program
Salin ke dokumen dan isi apa yang anda tahu. Tulis Belum diputuskan, dengan pemilik dan tarikh, bagi apa-apa yang masih terbuka.
- Nama acara dan tarikh (atau tempoh):
- Peserta: siapa hadir, tahap pengalaman, kira-kira berapa ramai:
- Hasil: tiga perkara yang peserta patut tahu atau boleh buat selepas itu:
- Tempoh masa: hari, waktu mula dan tamat harian, komitmen tetap:
- Bilik dan format yang ada atau sedang dipertimbangkan:
- Campuran sesi: plenari, panel, bengkel, jaringan, rehat (nisbah kasar):
- Rehat dan perkara praktikal untuk disahkan dengan peserta (makan, waktu solat dan rehat, jaringan):
- Perkara tetap yang sudah dijanjikan (ucaptama, sesi penaja, anugerah):
- Pendekatan penceramah dan siapa meluluskan penceramah:
- Laluan kelulusan bagi taklimat, draf program dan perubahan kemudian:
- Soalan terbuka, masing-masing dengan pemilik dan tarikh keputusan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa sudah bersetuju tentang peserta dan hasil.
- Seorang memiliki program dan memegang pena.
- Format dikenali daripada tahun-tahun lepas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa atau ahli mahu perkara berbeza daripada program yang sama.
- Formatnya baharu, hibrid atau berbilang hari, dan jadual sentiasa berubah.
- Kewangan atau pimpinan memerlukan rasional berdokumen sebelum meluluskan program.
Mahu taklimat program ditukar menjadi pelan kerja?
Event Blueprint boleh mengambil taklimat reka bentuk program anda dan menyusun skop, garis masa, tanggungjawab dan keperluan pembekal dalam satu pek perancangan, supaya jawatankuasa menyemak berdasarkan satu pelan. Hantar apa yang anda ada setakat ini, walaupun sebahagiannya tertulis Belum diputuskan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apakah beza taklimat reka bentuk program dengan taklimat projek acara?
Taklimat projek meliputi seluruh acara, termasuk bajet dan pembekal. Taklimat reka bentuk program tertumpu pada apa yang program mesti lakukan dan peraturan memilih sesi. Tulis taklimat projek dahulu, kemudian yang ini.
Berapa panjang sepatutnya?
Satu hingga dua muka surat. Jika lebih panjang, ia mungkin menjadi agenda. Simpan senarai sesi dan masa dalam dokumen berasingan.
Bolehkah taklimat berubah selepas program dirangka?
Boleh, tetapi rekod setiap perubahan dengan tarikh, sebab dan pelulus. Perubahan pada peserta atau hasil biasanya bermakna draf perlu disemak semula.
Siapa patut menulisnya?
Orang yang memegang program, biasanya ketua sekretariat atau pengerusi program, dengan input jawatankuasa. Yang lain menyemak dan meluluskan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.