议程架构
撰写活动议程设计需求说明
每个人对议程都有意见，却还没有人写下这个议程到底要达成什么。
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简要回答
议程设计需求说明是一份一到两页的文件，在任何人起草时间表之前，先定下议程必须做到什么：参会对象、他们离开时应当知道或能够做到什么、时间和会场的限制、场次组合，以及每个部分由谁批准。
它位于活动项目需求说明和详细议程之间。先写它，再用同一套标准来评判每个场次的构想。
需求说明必须决定什么
需求说明记录的是会影响议程后续每一页的选择。它不列出具体场次，而是确定挑选场次的规则。
篇幅要短，让委员会成员在第一次议程会议之前就读完。
需要写下来的八项决定
| 决定 | 写什么 | 示例问题 |
|---|---|---|
| 参会对象 | 谁参加、经验水平、已经了解什么 | 是写给初学者、职业中期会员还是高级决策者？ |
| 预期收获 | 参会者之后应当知道或能够做到什么 | 哪三件事能让这一天值得？ |
| 时间范围 | 天数、每天起止时间、固定安排 | 有没有无法挪动的固定开幕或闭幕？ |
| 会场与形式限制 | 会场数量、主会场形式、分会场、混合式或现场 | 场地方是否支持我们想要的布局？参见会场分配 |
| 场次组合 | 全体大会、讨论、工作坊、交流和休息，大致比例 | 一天里多少是听，多少是做？ |
| 休息与实际安排 | 用餐、交流，以及需向参会者确认的祈祷和休息时间 | 参会者期待什么，向谁征询？ |
| 讲者方式 | 讲者如何产生、由谁批准 | 是公开征集、仅限邀请，还是两者混合？ |
| 审批流程 | 谁批准需求说明、议程草稿及后续变更 | 委员会意见不一时，谁有最终决定权？ |
从需求说明到时间表
常见的缺口
- 还没有人确认参会对象，就起草了议程。
- 预期收获写成主题（如“数字趋势”），而不是参会者能力上的改变。
- 在已向讲者承诺场次之后，才发现时间限制。
- 议程发布后，没有指定谁来批准变更。
- 需求说明没有写明哪些已经固定，例如赞助方场次或已有的主题演讲。
实例演示 · 虚构示例
一个全国性协会筹划两天会员大会
虚构机构与数字，用来示范有用的细节程度。
一个虚构的专业协会为约 300 名会员筹划两天会议。议程委员会为场次争论了三次会议，直到秘书处写出一页纸的需求说明。说明把职业中期会员定为对象，列出三项预期收获，并确定两个分会场加一个主会场。
说明还记录了：有一场主题演讲已与会长谈定，参会者需要宽松的休息时间，议程草稿由议程主席批准。委员会随后对照预期收获审视每个场次构想，剔除了四个不合适的。
可直接使用
议程设计需求说明模板
复制到文档中，填写您已知的内容。凡尚未决定的事项，请写上“未决定”，并注明负责人和日期。
- 活动名称和日期（或时间范围）：
- 参会对象：谁参加、经验水平、大约多少人：
- 预期收获：参会者之后应当知道或能够做到的三件事：
- 时间范围：天数、每天起止时间、固定安排：
- 可用或正在考虑的会场与形式：
- 场次组合：全体大会、讨论、工作坊、交流、休息（大致比例）：
- 需向参会者确认的休息与实际安排（用餐、祈祷与休息时间、交流）：
- 已承诺的固定项目（主题演讲、赞助方场次、颁奖）：
- 讲者方式及讲者批准人：
- 需求说明、议程草稿及后续变更的审批流程：
- 未决问题，各注明负责人和决定日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会已就参会对象和预期收获达成一致。
- 由一个人负责议程并执笔。
- 形式与往年相似，大家熟悉。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会或会员对同一议程各有不同期待。
- 形式是新的、混合式或多天，时间表不断变动。
- 财务或领导层在批准议程前需要有文件记录的理由。
想把议程需求说明变成工作计划吗？
Event Blueprint 可以以您的议程设计需求说明为基础，把范围、时间表、职责分工和供应商要求整理成一份策划文件，让委员会对照同一份计划审阅。把您目前有的内容发过来，即使部分写着“未决定”也没关系。
主办方常见问题
议程设计需求说明和活动项目需求说明有什么不同？
项目需求说明涵盖整个活动，包括预算和供应商。议程设计需求说明专注于议程要达成什么，以及挑选场次的规则。先写项目需求说明，再写这份。
应该写多长？
一到两页。如果更长，它很可能变成了议程。把场次清单和时间安排放在单独的文件里。
议程起草后，需求说明可以改吗？
可以，但每次修改都要记录日期、原因和批准人。参会对象或预期收获的改变通常意味着草稿需要重新审阅。
谁来写？
负责议程的人，通常是秘书处负责人或议程主席，并听取委员会意见。其他人负责审阅和批准。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。