Merancang taklimat penaja sebelum hari persidangan
Penaja akan datang bersama pasukan dan jangkaan masing-masing, dan anda mahu soalan dijawab sebelum pintu dibuka.
Jawapan ringkas
Taklimat penaja ialah sesi pendek yang dijadualkan, biasanya dalam talian, untuk mengesahkan apa yang diterima setiap penaja, siapa buat apa pada hari itu dan siapa untuk dihubungi. Adakan apabila program dan pelan lantai cukup stabil untuk ditunjukkan.
Tujuannya menghapuskan kejutan, bukan merunding semula. Bawa manfaat yang dikontrakkan daripada penjejak pemenuhan supaya perbincangan kekal pada apa yang dipersetujui.
Bila mengadakannya dan siapa hadir
Adakan taklimat utama satu hingga dua minggu sebelum acara, selepas program dan susun atur tempat disahkan. Semakan ringkas kedua sehari sebelum meliputi perubahan terakhir.
Jemput wakil penaja yang dinamakan dan orang yang akan mengetuai pasukan mereka pada hari itu. Sertakan pegawai perhubungan penaja anda, wakil tempat atau produksi untuk soalan akses dan, jika berkaitan, pemilik slot program.
Apa yang mesti diselesaikan
- Setiap manfaat yang dikontrakkan, dalam bahasa mudah, dengan tarikh dan tempat ia berlaku.
- Pemasangan dan pengemasan: siapa boleh masuk bila, bagaimana barang sampai ke tempat acara dan siapa menandatangani penerimaan. Minta tempat mengesahkan peraturan akses secara bertulis.
- Nama dan nombor: pas pasukan penaja, nama kakitangan untuk tag dan hubungan pada hari acara di kedua-dua pihak.
- Slot ucapan atau sesi: masa, latihan, tarikh akhir slaid dan siapa memperkenalkan.
- Peraturan untuk semua pihak: fotografi, pengumpulan prospek, tingkah laku jualan dan sebarang sekatan tempat yang diberikan kepada anda.
- Apa yang akan diterima penaja selepas acara, dan bila, supaya laporan bukan kejutan.
Mengendalikannya dalam tiga puluh minit
- Hantar pek taklimat sehari bekerja lebih awal supaya panggilan untuk soalan, bukan membaca.
- Semak senarai manfaat baris demi baris dan minta penaja mengesahkan atau membetulkan setiap satu.
- Catat setiap permintaan perubahan sebagai keputusan untuk pemilik, bukan janji yang dibuat dalam panggilan.
- Tutup dengan helaian hubungan dan tarikh seterusnya: tarikh akhir slaid, masa pemasangan, tarikh laporan.
- Hantar nota pada hari yang sama dan rekod pengesahan dalam penjejak.
Mengendalikan permintaan yang timbul dalam taklimat
Penaja sering meminta sesuatu tambahan. Katakan anda akan menyemak dan menjawab pada tarikh tertentu, kemudian tanya pemilik dan tempat. Jangan bersetuju dalam panggilan.
Jika permintaan menyentuh pakej penaja lain atau peraturan tempat, jawapannya mungkin tidak. Nyatakan awal, dengan sebabnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat untuk meja bulat dengan tiga penaja
Organisasi dan angka rekaan, untuk menggambarkan tahap perincian.
Sebuah persatuan kesihatan digital rekaan mengadakan meja bulat sehari dengan tiga penaja. Sepuluh hari sebelum itu, ia menghantar pek dua halaman dan mengadakan panggilan tiga puluh minit untuk setiap penaja.
Seorang penaja meminta untuk mengedarkan risalah bercetak di pintu. Pegawai perhubungan mencatatnya sebagai permintaan terbuka, menyemak pakej dan peraturan tempat, dan membalas keesokan hari dengan jawapan bertulis. Penjejak merekod masa pemasangan dan nama orang yang mengambil barang penaja.
Gunakan sendiri
Agenda taklimat penaja dan senarai pek
Gunakan sebagai agenda setiap panggilan dan sebagai kandungan pek yang dihantar dahulu.
- Pek dihantar pada (tarikh) kepada (wakil dinamakan):
- Manfaat disahkan baris demi baris (tanda setiap satu, catat perubahan):
- Masa pemasangan, penghantaran dan pengemasan disahkan dengan tempat (tarikh pengesahan bertulis):
- Nama pasukan penaja untuk pas dan tag (tarikh akhir):
- Slot sesi atau ucapan: masa, latihan, tarikh akhir slaid:
- Peraturan tingkah laku diliputi: fotografi, pengumpulan prospek, aktiviti jualan:
- Hubungan pada hari acara di kedua-dua pihak (nama, peranan, telefon bimbit):
- Permintaan tambahan dicatat dengan pemilik dan tarikh jawapan:
- Laporan selepas acara dijanjikan pada (tarikh), dan kandungannya:
- Nota dihantar pada (tarikh) dan pengesahan direkod:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada sedikit penaja dan susun atur mudah.
- Pegawai perhubungan tahu peraturan tempat dan boleh menjawab soalan akses.
- Manfaat sudah disenaraikan dalam penjejak.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penaja dengan pakej, pemasangan dan slot sesi berbeza.
- Tempat, AV dan penaja memerlukan masa yang sejajar tetapi belum ada pemiliknya.
- Pasukan anda akan berada di tapak mengendalikan acara dan tidak dapat menguruskan soalan penaja juga.
Mahu taklimat dijalankan mengikut pelan?
Event Blueprint boleh menyatakan tarikh taklimat, kandungan pek, siapa menjawab soalan apa dan helaian hubungan pada hari acara. Ketua projek boleh menyelaras taklimat bersama urus setia anda dan tempat acara. Jualan penajaan dan produksi teknikal kekal dengan pasukan dan pembekal anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah penaja diberi taklimat bersama atau seorang demi seorang?
Seorang demi seorang sesuai untuk pakej yang berbeza banyak. Sesi bersama pendek sesuai untuk peraturan umum seperti akses dan tingkah laku. Ramai penganjur melakukan kedua-duanya.
Bagaimana jika penaja tidak hadir taklimat?
Hantar pek dan nota serta minta pengesahan bertulis bagi perkara utama. Rekod dalam penjejak.
Bolehkah taklimat mengubah kontrak?
Tidak. Anggap sebarang perubahan sebagai permintaan untuk pemilik kontrak memutuskan dan mengesahkan secara bertulis.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.