Menukar kontrak penaja kepada penjejak pemenuhan

Perjanjian penaja sudah ditandatangani, dan orang yang mesti menyampaikan manfaat belum membacanya.

Rancang pemenuhan penaja andaMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Tukar setiap perjanjian yang ditandatangani kepada satu baris bagi setiap penyampaian, dengan pemilik, tarikh akhir, kebergantungan dan bukti yang akan menunjukkan ia dilakukan. Penjejak ialah dokumen kerja, dan perjanjian kekal sebagai rujukan.

Bina pada minggu perjanjian ditandatangani. Semakin lama jurangnya, semakin banyak janji hanya hidup dalam ingatan seseorang.

Mengapa penjejak, bukan kontrak

Perjanjian ditulis untuk pihak yang menandatangani, bukan untuk pasukan operasi. Manfaat terletak dalam jadual, e-mel dan perbualan sampingan, dan tiada orang yang menyampaikannya memegang gambaran penuh.

Penjejak membaca perjanjian sekali dan meletakkan setiap obligasi dalam bentuk yang boleh digunakan oleh orang yang menyampaikan. Ia juga memberi sekretariat cara melihat apa yang lewat.

Mengekstrak penyampaian daripada perjanjian

Baca perjanjian bertandatangan dan inventori yang diluluskan. Tanda setiap ayat yang menjanjikan sesuatu kepada penaja.
Tulis setiap janji sebagai penyampaian berasingan dalam perkataan mudah, dengan kuantiti dan sebarang sekatan.
Tambah apa yang mesti dibekalkan penaja, seperti fail logo, teks, nama untuk lencana atau bayaran, dan tarikh ia diperlukan.
Tetapkan seorang pemilik bernama bagi setiap penyampaian dan satu tarikh akhir.
Catat sebarang kebergantungan pada venue, pembekal atau kelulusan, dan siapa memutuskannya.
Takrifkan bukti yang akan menunjukkan ia selesai, sebelum acara bermula.

Apa yang diperlukan setiap baris

Lajur	Kandungannya
Penyampaian	Satu manfaat dijanjikan, dalam perkataan mudah.
Sumber	Klausa atau baris inventori asalnya.
Arah	Penganjur menyampaikan, atau penaja membekalkan.
Pemilik	Seorang individu bernama.
Tarikh akhir	Tarikh item mesti siap, bukan tarikh acara.
Kebergantungan	Venue, pembekal, kelulusan atau input penaja yang mesti datang dahulu.
Bukti	Apa yang menunjukkan ia dilakukan: foto, bukti cetak, tangkapan skrin, e-mel bertarikh.
Status	Belum bermula, sedang dijalankan, disampaikan dengan bukti, isu ditimbulkan, atau tidak dapat disampaikan seperti dijanjikan.

Peraturan yang memastikan kejujuran

Penyampaian lengkap hanya apabila buktinya dilampirkan. Invois yang dibayar atau logo yang dimuat naik tidak melengkapkan semua manfaat.
Item lewat dan tidak lengkap muncul di atas, bukan tersembunyi dalam senarai panjang.
Apa-apa yang tidak dapat disampaikan seperti dijanjikan ditanda serta-merta. Lihat mengurus manfaat yang tidak dapat disampaikan.
Item yang dibekalkan penaja, seperti logo, mempunyai tarikh akhir sendiri. Lihat mengumpul logo dan teks.
Semak penjejak setiap minggu pada bulan terakhir dan setiap hari pada minggu terakhir.

Menggunakan penjejak untuk melapor selepas itu

Bukti yang dikumpul semasa acara, seperti dalam merekod bukti penyampaian penaja, menyumbang kepada laporan penaja. Bina laporan daripada penjejak, menggunakan senarai semak pelaporan, supaya ia menyatakan apa yang disampaikan dan tidak mendakwa hasil khalayak yang tidak diukur.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Penjejak yang dibina daripada satu perjanjian

Organisasi rekaan dan angka ilustrasi sahaja.

Sebuah institut profesional pembinaan rekaan menandatangani seorang penaja untuk persidangan dua harinya. Perjanjian itu mempunyai satu perenggan yang menyenaraikan enam manfaat. Sekretariat menukarnya kepada 11 baris: enam penyampaian penganjur dan lima item yang mesti dibekalkan penaja, termasuk fail logo menjelang tarikh tertentu dan nama untuk lencana.

Semasa semakan sekretariat mendapati satu manfaat, meja terpelihara di kawasan pameran, bergantung pada pelan lantai yang belum disahkan venue. Baris itu ditanda dengan kenalan venue sebagai pemilik kebergantungan, dan tarikh ditetapkan untuk membangkitkannya dengan venue. Ia diselesaikan empat minggu sebelum acara.

Gunakan sendiri

Penjejak pemenuhan penaja

Satu baris bagi setiap penyampaian, bagi setiap penaja. Salin ke hamparan kongsi dan semak mengikut rentak tetap.

Penaja	Penyampaian	Klausa sumber atau baris inventori	Pemilik	Tarikh akhir	Kebergantungan	Bukti	Status
Contoh: Firma Fiktif	Logo pada halaman pendaftaran	Kl. 3.1, baris 4	Pegawai pemasaran	1 Nov	Fail logo penaja akhir 15 Okt	Tangkapan skrin bertarikh	Sedang dijalankan

Buka alat: Penjejak serahan kepada penaja acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Beberapa penaja dengan manfaat standard dan seorang untuk menguruskan hamparan.
Pemilik bagi setiap manfaat sudah jelas.
Pasukan menyemak kemajuan pada mesyuarat tetap.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Banyak penaja dengan manfaat berbeza tersebar merentas beberapa pasukan.
Manfaat bergantung pada input venue, pembekal atau penaja yang kerap berubah.
Tiada siapa membaca semua perjanjian terhadap inventori.

Mahu perjanjian ditukar kepada penjejak yang berfungsi?

Event Blueprint boleh memasukkan jadual pemenuhan penaja dalam pek perancangan: penyampaian daripada setiap perjanjian yang diluluskan, pemilik, tarikh akhir, kebergantungan dan bukti untuk dikumpul. Ketua projek boleh menyelaras semakan mingguan merentas pasukan anda, manakala komitmen kepada penaja kekal milik anda.

Rancang pemenuhan penaja andaMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Pelan Acara (pakej perancangan)

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Bila penjejak patut dibina?

Pada minggu setiap perjanjian ditandatangani. Jika perjanjian tiba lewat, bina penjejak daripada cadangan dan inventori dan kemas kini apabila salinan bertandatangan masuk.

Siapa patut memiliki penjejak?

Seorang individu, biasanya dalam sekretariat atau pasukan acara, yang menyusuli pemilik dan melaporkan status. Setiap penyampaian masih mempunyai pemilik bernama sendiri.

Apa yang dikira bukti?

Sesuatu yang boleh dilihat orang lain kemudian: foto bertarikh, tangkapan skrin, bukti cetak yang disahkan penaja atau e-mel yang mengesahkan penyampaian. Putuskan bentuknya bagi setiap penyampaian pada awalnya.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.