Cara menentukan model peserta acara hibrid
Jawatankuasa mahukan acara hibrid, tetapi setiap orang memaksudkan perkara berbeza dan tiada siapa menyatakan siapa sebenarnya peserta dalam talian.
Jawapan ringkas
Model peserta hibrid menamakan setiap kumpulan peserta, apa yang setiap satu perlu lakukan (mendengar, bertanya, berjaringan, mendapat rekod), dan kumpulan mana yang menjadi asas rekaan atur cara terlebih dahulu.
Tanpa itu, peserta di dewan mendapat persidangan, peserta dalam talian mendapat kamera di belakang, dan bajet dibelanjakan untuk kedua-duanya tanpa melayani mana-mana dengan baik.
Namakan kumpulan peserta, bukan hanya format
| Kumpulan peserta | Siapa biasanya | Apa yang mungkin diperlukan |
|---|---|---|
| Di dewan | Ahli tempatan, penaja, penceramah di lokasi | Jaringan, pameran, katering, akses terus kepada penceramah |
| Dalam talian secara langsung | Ahli yang tidak dapat bergerak, rakan luar negara, kakitangan di pejabat wilayah | Audio dan slaid yang jelas, cara bertanya, seorang yang menjaga mereka |
| Dalam talian kemudian | Mereka yang mendaftar tetapi menonton rakaman semula | Rakaman semula dengan sari kata atau transkrip, tarikh akses, cara bertanya kemudian |
| Penceramah dan tetamu dalam talian | Pembentang jarak jauh | Pegawai perhubungan, latihan dan pelan serah tugas daripada dewan |
Tentukan kumpulan utama
Pilih satu kumpulan yang pengalamannya mesti baik, dan reka kumpulan lain di sekelilingnya. Bagi banyak acara ahli, dewan ialah yang utama dan peserta dalam talian mendapat sesi utama serta soalan berstruktur.
Jika peserta dalam talian ialah kumpulan lebih besar, masa atur cara, rehat dan gaya penceramah mungkin perlu mengikut mereka. Buat pilihan itu secara jelas dan rekodkan dalam taklimat.
Bagi setiap kumpulan, tetapkan empat perkara
- Apa yang boleh diakses: semua sesi, sesi terpilih atau rakaman semula sahaja.
- Bagaimana mereka mengambil bahagian: sembang, soalan, undian, tiada.
- Apa yang diterima: bahan, sijil atau pengesahan kehadiran, jika ada. Sahkan apa yang diterima dengan pihak yang bergantung padanya, seperti dalam bukti kehadiran.
- Siapa menjaga mereka semasa acara, dengan nama.
Tukar model kepada keperluan
- Anggar setiap kumpulan sebagai julat daripada acara terdahulu atau senarai pendaftaran, dan labelkan sebagai anggaran.
- Tulis keperluan platform bagi setiap kumpulan, kemudian lihat keperluan platform.
- Tulis keperluan dewan yang mesti disahkan venue, seperti skrin, kamera dan rangkaian. Tanya pembekal AV dan venue apa yang boleh dilaksanakan.
- Tulis laluan moderasi dan soalan dalam pelan moderasi hibrid.
- Semak pelan dengan penyemak kelengkapan RFP sebelum menghantar permintaan kepada pembekal.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan tahunan sebuah persatuan logistik wilayah
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Fictional Southern Logistics Association menjangka sekitar 250 ahli di dewan dan julat 80 hingga 150 dalam talian. Maklum balas lepas menunjukkan ahli wilayah tidak dapat bergerak untuk sehari penuh.
Jawatankuasa memutuskan dewan ialah yang utama. Peserta dalam talian secara langsung mendapat ucaptama dan dua panel dengan soalan yang dimoderasi, dan seorang kakitangan menjaga mereka. Sesi lain hanya melalui rakaman semula, dengan sari kata ditambah kemudian. Jawatankuasa merekodkan bahawa jaringan dalam talian tidak ditawarkan tahun ini.
Gunakan sendiri
Jadual model peserta hibrid
Lengkapkan satu baris bagi setiap kumpulan dan persetujui dengan jawatankuasa sebelum menghubungi venue atau pembekal platform.
| Kumpulan peserta | Anggaran bilangan (julat) | Akses | Penyertaan | Apa yang dibawa pulang | Dijaga oleh |
|---|---|---|---|---|---|
| Di dewan | |||||
| Dalam talian secara langsung | |||||
| Rakaman semula dalam talian | |||||
| Penceramah dan tetamu jarak jauh |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulan dalam talian kecil dan kebanyakannya mengikuti satu aliran.
- Pasukan anda pernah mengendalikan acara hibrid dan tahu siapa yang hadir.
- Satu jawatankuasa memiliki keputusan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa tidak sependapat tentang untuk siapa acara ini.
- Kedua-dua kumpulan penting dan bajet tidak dapat melayani kedua-duanya sepenuhnya.
- Beberapa pembekal memerlukan satu gambaran peserta yang konsisten.
Mahu pilihan peserta dijelaskan?
Ketua projek persidangan boleh membimbing jawatankuasa membuat keputusan peserta, menulis model dalam taklimat, dan menukarnya kepada keperluan untuk venue, platform dan penceramah. Platform penstriman, kamera dan AV kekal dengan pembekal yang anda lantik.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah hibrid lebih murah daripada secara bersemuka?
Tidak semestinya. Mengendalikan dua kumpulan menambah kos pembekal dan kakitangan. Bandingkan sebut harga dengan model peserta sebelum memutuskan.
Berapa ramai peserta dalam talian yang perlu dirancang?
Gunakan julat berdasarkan acara terdahulu atau trend pendaftaran, dan kekalkan fleksibel. Beri julat kepada pembekal dan tanya bagaimana pelan mereka berskala.
Bolehkah atur cara yang sama melayani kedua-dua kumpulan?
Selalunya dengan perubahan: masa, rehat, cara soalan diambil dan cara penceramah berucap kepada kamera. Model menunjukkan di mana kompromi berlaku.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.