Keperluan platform acara maya: apa yang perlu ditanya
Jawatankuasa mahukan unsur maya atau hibrid, dan panggilan pertama dengan pembekal masing-masing menerangkan set ciri yang berbeza.
Jawapan ringkas
Tulis keperluan sebagai apa yang acara anda mesti boleh lakukan, bukan senarai ciri, kemudian minta setiap pembekal mengesahkan secara bertulis bagaimana platform mereka memenuhi setiap satu. Apa-apa yang tidak dapat disahkan pembekal kekal sebagai soalan, dan jangan diandaikan daripada risalah.
Penganjur atau perancang tidak membekalkan platform atau perkhidmatan penstriman. Tugas penyelarasan ialah menentukan keperluan, mengumpul jawapan yang boleh dibandingkan dan menyemaknya dengan program.
Mulakan daripada program, bukan produk
Senaraikan apa yang peserta, penceramah dan penganjur perlu lakukan: menonton secara langsung, bertanya, menyertai sesi selari, melihat slaid, menonton semula selepas itu. Tandakan yang penting dan yang sekadar diingini.
Gunakan halaman format hibrid untuk menentukan pengalaman mana yang sesuai dalam talian dan mana di lokasi sebelum menulis keperluan.
Kumpulan keperluan dan soalan untuk pembekal
| Kumpulan | Apa yang acara perlukan | Soalan untuk pembekal |
|---|---|---|
| Kehadiran | Jangkaan peserta maya, waktu puncak menyertai | Saiz hadirin apa yang disokong pelan anda yang disahkan, dan berdasarkan bukti apa? |
| Peranan | Hos, penceramah, moderator, kakitangan, peserta | Peranan apa yang ada, dan apa boleh dilakukan setiap satu? Lihat kebenaran akses. |
| Interaksi | Soalan, tinjauan, sembang, sesi selari | Yang mana termasuk, dan bagaimana moderator mengawalnya? |
| Kandungan | Slaid, video, penceramah jauh | Bagaimana slaid dan video dikongsi, dan apa keperluan failnya? |
| Akses dan bahasa | Sari kata, keperluan bahasa, penggunaan teknologi bantu | Maklumat kebolehcapaian apa yang diterbitkan vendor, dan siapa mengesahkannya untuk kegunaan kami? Lihat penyediaan sari kata. |
| Keselamatan dan privasi | Akses berdaftar, kawalan pautan, data yang disimpan | Di mana data peserta disimpan, siapa boleh melihat dan berapa lama disimpan? Minta dasar bertulis. |
| Rakaman dan tonton semula | Rakaman, penyimpanan, tempoh tonton semula | Siapa pemilik rakaman, di mana ia disimpan dan untuk berapa lama? |
| Sokongan | Ujian sebelum acara, sokongan langsung | Ujian dan sokongan langsung apa yang termasuk dalam skop sebut harga, dan pada waktu bila? |
| Laporan | Data kehadiran dan penglibatan | Data apa boleh dieksport dan dalam bentuk apa? |
Sahkan dengan dokumentasi vendor
Tingkah laku platform berubah. Minta pembekal memberi dokumentasi semasa atau pengesahan bertulis, dan catat tarikh ia diterima. Jangan nyatakan dalam bahan anda sendiri apa yang platform lakukan melainkan anda telah membaca dokumentasi vendor.
Masukkan raptai ringkas pada platform sebenar dalam kriteria penerimaan anda, menggunakan peranan dan kandungan sebenar, bukan demo pembekal.
Banding pembekal secara adil
- Hantar senarai keperluan dan ringkasan program yang sama kepada setiap pembekal.
- Minta jawapan dalam jadual, dengan "termasuk", "kos tambahan" atau "tidak disokong" bagi setiap baris.
- Tandakan setiap jawapan yang merupakan janji untuk mengesahkan kemudian sebagai terbuka.
- Gunakan penyemak kelengkapan RFP untuk melihat item wajib yang masih tiada sebelum membandingkan harga.
Soalan yang akan ditanya jawatankuasa
- Apa berlaku jika platform bermasalah semasa ucaptama?
- Siapa orang perhubungan yang dinamakan pada hari acara, dan bagaimana menghubunginya?
- Apa yang peserta perlukan di pihak mereka, seperti pelayar atau peranti?
- Siapa bertanggungjawab menguji sambungan penceramah?
- Apakah tarikh akhir perubahan peranan dan kandungan?
Contoh kerja · Contoh rekaan
Badan profesional merancang mesyuarat tahunan hibrid
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Sebuah institut rekaan menjangka kira-kira 120 orang di lokasi dan mungkin 200 dalam talian bagi mesyuarat tahunan separuh hari dengan undian ahli. Senarai keperluan mereka menandakan tontonan langsung, soalan bermoderasi, undian dan tonton semula selama 30 hari sebagai penting; sesi selari adalah pilihan.
Tiga pembekal menjawab senarai yang sama. Seorang mengesahkan undian disokong tetapi membiarkan tempoh tonton semula "akan disahkan". Sekretariat merekodnya sebagai terbuka, meminta dokumentasi pembekal dan tarikh raptai, dan tidak menyenarai pendek sehingga kedua-duanya diterima.
Gunakan sendiri
Keperluan platform maya dan soalan pembekal
Salin ke jadual atau hamparan dan hantar kepada setiap pembekal. Tambah baris sendiri untuk acara anda.
- Jangkaan hadirin maya (julat) dan waktu puncak menyertai:
- Peranan diperlukan (hos, penceramah, moderator, kakitangan, peserta):
- Interaksi diperlukan (soalan, tinjauan, sembang, sesi selari) dan yang penting:
- Keperluan slaid, video dan penceramah jauh:
- Keperluan sari kata atau bahasa dan cara ia dibekalkan:
- Akses berdaftar diperlukan dan cara pautan dikawal:
- Di mana data peserta disimpan, siapa melihat dan berapa lama:
- Pemilikan rakaman, penyimpanan dan tempoh tonton semula:
- Ujian sebelum acara dan raptai pada platform sebenar (tarikh):
- Sokongan langsung termasuk, waktu dan orang perhubungan:
- Eksport data selepas acara:
- Item yang pembekal hanya janji untuk sahkan kemudian (senarai dengan tarikh):
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang pembekal sudah dikontrak dan anda menyemak kesesuaian.
- Unsur maya kecil, seperti satu sesi siaran langsung.
- Anda ada orang yang boleh membaca dokumentasi vendor dan menghadiri ujian.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pembekal mesti dibandingkan atas asas yang sama.
- Unsur maya membawa undian, bayaran atau kandungan sulit.
- Anda perlukan senarai keperluan yang diterima kewangan, IT dan jawatankuasa.
Mahu keperluan ditulis dan dibandingkan?
Ketua projek persidangan boleh menukar program anda kepada senarai keperluan, mengumpul jawapan bertulis yang boleh dibandingkan daripada pembekal platform, memastikan soalan terbuka kelihatan dan menjalankan raptai penerimaan bersama anda. Ketua projek menyelaras proses; platform dan perkhidmatan teknikal kekal dengan pembekal yang anda pilih.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami memilih platform sebelum program ditetapkan?
Pilih pengalaman dahulu, kemudian platform. Jika tidak, alat itu membentuk program tanpa sesiapa memutuskan ia patut berbuat demikian.
Adakah IT perlu terlibat?
Ya, untuk soalan keselamatan, data dan rangkaian. Libatkan IT dalam semakan jawapan pembekal dan bukan pada permulaan program.
Bolehkah bergantung pada laman web vendor untuk ciri?
Anggap ia titik permulaan. Minta pengesahan bertulis untuk acara anda, dan buat raptai pada konfigurasi sebenar.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.