简要回答
需求要写成活动必须能做到什么，而不是功能清单，然后请每家供应商书面确认其平台如何满足每一项。供应商无法确认的，就保持为问题，不要根据宣传册去假设。
主办方或策划方不提供平台或直播服务。协调的工作是界定需要，收集可比较的答复，并对照节目安排核查。
从节目出发，而不是从产品出发
列出参加者、讲者和主办方需要做什么：观看直播、提问、加入分组讨论、查看幻灯片、事后重看。标出哪些是必需，哪些是锦上添花。
写需求之前，先用混合形式相关页面决定哪些体验放在线上，哪些放在现场。
需求分组与给供应商的问题
| 分组 | 活动需要什么 | 向供应商提的问题 |
|---|---|---|
| 参加人数 | 预计线上人数、集中进入的时段 | 贵方确认的方案支持多大规模，依据是什么？ |
| 角色 | 主持、讲者、管理员、工作人员、参加者 | 有哪些角色，各自能做什么？见访问权限。 |
| 互动 | 提问、投票、聊天、分组 | 哪些包含在内，管理员如何控制？ |
| 内容 | 幻灯片、视频、远程讲者 | 幻灯片和视频如何共享，文件有什么要求？ |
| 无障碍与语言 | 字幕、语言需要、辅助使用 | 供应商公布了哪些无障碍信息，由谁为我们的用法确认？见字幕交付。 |
| 安全与隐私 | 注册登录、链接控制、保存的数据 | 参加者数据存放在哪里，谁能看到，保存多久？请提供书面政策。 |
| 录制与回放 | 录制、存储、回放期限 | 录制内容归谁所有，存放在哪里，保存多久？ |
| 支持 | 活动前测试、现场支持 | 报价范围内包含哪些测试和现场支持，服务时段是什么？ |
| 报告 | 出席与参与数据 | 能导出哪些数据，以什么形式？ |
对照供应商文档核实
平台的行为会变。请向供应商要当前的文档或书面确认，并记下收到的日期。除非您读过供应商文档，否则不要在自己的资料里说明平台能做什么。
把在真实平台上的简短彩排写入验收标准，使用您真实的角色和内容，而不是供应商的演示。
公平比较供应商
- 向每家供应商发送同一份需求清单和节目摘要。
- 要求以表格答复，每一行标明“包含”“额外收费”或“不支持”。
- 凡是“稍后确认”的承诺，一律标为未结。
- 比较价格之前，先用建议书征询完整性检查器查看仍缺哪些必填项。
筹委会会问的问题
- 主题演讲期间平台出问题怎么办？
- 活动当天的指定联系人是谁，如何联系？
- 参加者自己这边需要什么，例如浏览器或设备？
- 谁负责测试讲者的连线？
- 角色和内容变更的截止日期是什么时候？
实例演示 · 虚构示例
某专业团体筹划混合式年会
机构与数字均为虚构，仅作示意。
一个虚构的学会预计半天年会现场约120人，线上可能200人，会上有会员投票。需求清单把直播观看、有管理的提问、投票和30天回放列为必需；分组讨论是可选项。
三家供应商回答同一份清单。其中一家确认支持投票，但回放期限写“待确认”。秘书处把它记为未结，要求提供供应商文档和彩排日期，两者到手之前不列入短名单。
可直接使用
线上平台需求与供应商提问
复制到表格或电子表格中发给每家供应商，并为您的活动增加自己的行。
- 预计线上人数（范围）与集中进入的时段：
- 需要的角色（主持、讲者、管理员、工作人员、参加者）：
- 需要的互动（提问、投票、聊天、分组）及哪些是必需：
- 幻灯片、视频和远程讲者的需求：
- 字幕或语言需求及提供方式：
- 需要的注册登录方式及链接如何控制：
- 参加者数据存放位置、谁能看到、保存多久：
- 录制的归属、存储与回放期限：
- 活动前测试及在真实平台上的彩排（日期）：
- 包含的现场支持、服务时段与指定联系人：
- 活动后的数据导出：
- 供应商仅承诺稍后确认的事项（列出并标日期）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 已签约一家供应商，您只是在核对是否合适。
- 线上部分很小，例如只直播一场。
- 您有人能读供应商文档并参加测试。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 需要在同一基础上比较多家供应商。
- 线上部分涉及投票、付款或保密内容。
- 需要一份财务、IT 和筹委会都能接受的需求清单。
想让需求清单写好并完成比较？
会议项目负责人可以把您的节目转写成需求清单，向平台供应商收集可比较的书面答复，让未结问题始终可见，并与您一起进行验收彩排。项目负责人协调流程，平台和技术服务仍由您选定的供应商负责。
主办方常见问题
可以在节目确定之前先选平台吗？
先决定体验，再选平台。否则是工具在左右节目，而没有人决定过应该如此。
需要 IT 参与吗？
需要，涉及安全、数据和网络的问题。请让 IT 参与审阅供应商答复，而不是等到节目开始之后。
可以直接依赖供应商网站上的功能介绍吗？
把它当作起点。请就您的活动要求书面确认，并在真实配置上彩排。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。