Perancangan apungan dan penampan acara: di mana menyimpan masa lebihan
Setiap tugas ada anggaran yang selesa, namun acara tetap berakhir dengan kelam-kabut pada minggu terakhir.
Jawapan ringkas
Apungan ialah masa lebihan yang sedia ada pada sesuatu tugas kerana tiada apa bergantung padanya serta-merta. Penampan ialah masa yang anda tambah dengan sengaja untuk melindungi tarikh. Kedua-duanya berguna; tiada yang patut disembunyikan dalam anggaran setiap tugas.
Simpan masa lebihan di beberapa tempat yang kelihatan: sebelum pencapaian yang bergantung pada pihak luar dan sebelum tarikh acara. Namakan pemilik yang boleh menggunakannya.
Apungan dan penampan ialah dua perkara berbeza
| Istilah | Maksud | Siapa mengawal | Contoh |
|---|---|---|---|
| Apungan | Masa lebihan yang ada pada tugas tanpa menggerakkan tarikh akhir, dikira daripada pelan. | Tiada sesiapa. Ia wujud atau tidak. | Penentuan skop AV boleh lewat sehingga 21 hari tanpa menggerakkan lembaran aturan. |
| Penampan | Masa yang ditambah dengan sengaja sebagai blok dilindungi. | Pemilik bernama, dengan peraturan penggunaan. | Lapan hari disimpan sebelum lembaran aturan akhir. |
| Pelapik | Masa tambahan yang tersembunyi dalam anggaran tugas. | Penganggar, secara tidak kelihatan. | Tugas 10 hari dinyatakan sebagai 15. |
Mengapa pelapik gagal
Apabila setiap pemilik tugas menambah kusyen peribadi, pelan nampak selamat tetapi tiada siapa dapat melihat atau mengurus masa lebihan. Kerja mengembang mengisi anggaran, dan kusyen itu habis apabila diperlukan.
Keluarkan pelapik daripada anggaran, dan simpan masa lebihan di satu tempat yang dikongsi dan kelihatan.
Di mana meletakkan penampan
- Sebelum pencapaian yang bergantung pada pihak luar, seperti slaid penceramah, kelulusan venue atau bukti cetakan.
- Di hujung laluan kritikal, sebelum tarikh acara atau lembaran aturan.
- Di tempat rangkaian bukan kritikal bertemu rangkaian kritikal, supaya tugas sampingan yang lewat tidak menolak laluan utama. Ini penampan penyalur.
- Bukan di permulaan pelan. Penampan awal digunakan secara lalai.
Peraturan menggunakan penampan
- Rekodkan penampan sebagai satu baris dalam jadual dengan saiz, kedudukan dan pemilik.
- Benarkan ia digunakan hanya apabila tugas pada rangkaian di atasnya lewat, dan catat setiap penggunaan.
- Semak baki penampan pada setiap pencapaian. Jika lebih separuh habis sebelum separuh jalan, bawa kepada penaja.
- Gunakan keputusan pemendekan jadual apabila penampan telah habis.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penampan untuk pelan 58 hari
Organisasi dan angka rekaan. Tempoh ialah hari bekerja andaian; saiz penampan ialah ilustrasi, bukan peratusan yang disyorkan.
Sebuah persatuan logistik rekaan mempunyai laluan kritikal 58 hari daripada latihan laluan kritikal mereka. Daripada melapik setiap tugas, sekretariat menambah satu penampan 8 hari antara ketibaan slaid penceramah dan lembaran aturan akhir, kerana bahan penceramah datang dari luar organisasi dan paling mungkin lewat.
Ia tidak menambah penampan pada rangkaian AV, yang sudah mempunyai 21 hari apungan, sebaliknya mencatat apungan itu dalam jadual. Majlis dimaklumkan pelan ialah 66 hari dengan penampan, dan penampan itu milik pengerusi persidangan.
| Penampan | Kedudukan | Saiz (hari bekerja) | Melindungi | Pemilik |
|---|---|---|---|---|
| Penampan kandungan penceramah | Antara slaid perlu siap dan lembaran aturan | 8 | Tarikh lembaran aturan acara | Pengerusi persidangan |
| Penampan penyalur untuk AV | Tidak ditambah: 21 hari apungan sudah ada | 0 | Tarikh lembaran aturan | Ketua sekretariat |
Gunakan sendiri
Daftar penampan
Simpan di sebelah jadual. Tambah satu baris setiap kali anda menambah atau menggunakan masa, supaya jawatankuasa dapat melihat apa yang tinggal.
- Kedudukan penampan dalam jadual
- Saiz dalam hari bekerja dan sebab bagi saiz itu
- Tarikh atau pencapaian yang dilindungi
- Pemilik yang boleh membenarkan penggunaan
- Peraturan: apa yang dikira penggunaan sah
- Log setiap penggunaan dengan tarikh, sebab dan masa yang tinggal
| Penampan | Kedudukan | Saiz | Melindungi | Pemilik | Telah digunakan | Baki |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda boleh mengira apungan pada pelan sendiri dan seorang memiliki tarikh.
- Jawatankuasa menerima baris penampan yang kelihatan dalam jadual.
- Hanya sedikit pihak luar menyumbang input kepada pelan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal dan pelulus menyumbang kepada pelan dan tiada siapa tahu berapa banyak masa yang tinggal.
- Tarikh sudah tetap dan lembaga mengharapkan jadual yang boleh dipertahankan.
- Acara lalu lewat dan pasukan tidak dapat menentukan anggaran mana yang dilapik.
Perlu masa lebihan dibina dengan betul dalam pelan?
Jadual Event Blueprint menunjukkan apungan, meletakkan penampan di tempat input luar tiba dan merekodkan siapa boleh menggunakannya. Ketua projek akan menyemak penampan bersama jawatankuasa anda pada setiap pencapaian dan membangkitkan keputusan lebih awal apabila ia menipis.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa besar penampan patut dibuat?
Tiada angka piawai. Tentukan saiz mengikut tahap ketidakpastian input dan kos jika terlepas, kemudian persetujui dengan pemilik tarikh. Mulakan dengan input luar yang paling tidak pasti.
Bolehkah saya menggunakan perancang undur untuk ini?
Perancang undur pencapaian menunjukkan bila pencapaian jatuh dan menandakan tarikh yang terlalu lewat. Rekodkan penampan sebagai baris pencapaian tersendiri supaya ia kekal kelihatan.
Bagaimana jika jawatankuasa mahu penampan dibuang?
Tunjukkan tarikh yang dilindunginya dan apa berlaku jika tarikh itu bergerak. Jika jawatankuasa tetap membuangnya, rekodkan keputusan dan risiko yang diterima.
Adakah apungan sama dengan kelonggaran?
Dalam penjadualan, ya. Kedua-duanya bermaksud masa yang boleh dilewatkan tugas tanpa menggerakkan tarikh akhir.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.