Merancang hari pembelajaran tanpa mengganggu operasi penting
Semua orang sepatutnya hadir pada hari pembelajaran, dan pengurus operasi baru berkata seseorang masih mesti menjawab telefon.
Jawapan ringkas
Kenal pasti peranan yang mesti sentiasa dilindungi, kemudian rancang hari pembelajaran mengelilinginya: pecahkan khalayak kepada kumpulan, ulang sesi, atau gunakan blok yang lebih pendek. Persetujui pelan liputan dengan setiap pengurus sebelum jemputan dihantar.
Keutamaan operasi ditetapkan oleh perniagaan dan pengurusnya. Ketua projek boleh membina grid kehadiran dan jadual, tetapi tidak boleh memutuskan apa yang kritikal.
Mulakan dengan memetakan apa yang mesti dilindungi
- Senaraikan pasukan dan syif dengan peranan yang mesti dilindungi semasa hari pembelajaran, dan liputan minimum bagi setiap satu.
- Catat tempoh puncak apabila tiada siapa boleh tiada, seperti hujung bulan, penghantaran atau tarikh akhir pelanggan.
- Semak peranan yang satu orang memegang pengetahuan yang tiada orang lain miliki, dan putuskan sama ada penyandang boleh disediakan.
- Tanya setiap pengurus apa pengaturan liputan yang boleh diterima di kawasan mereka.
Pilihan menyesuaikan pembelajaran dengan kerja
| Pilihan | Cara berfungsi | Pertukaran |
|---|---|---|
| Kumpulan berpecah, sesi berulang | Atur cara yang sama dijalankan dua atau tiga kali dengan kumpulan berbeza | Lebih masa jurulatih dan tempahan bilik; liputan lebih mudah |
| Blok lebih pendek sepanjang beberapa hari | Blok separuh hari atau dua jam dibahagi sepanjang seminggu | Gangguan lebih kurang setiap hari; lebih sukar mengekalkan perhatian dan kehadiran |
| Seluruh pasukan pada satu hari | Semua orang hadir bersama | Paling mudah dirancang, memerlukan perniagaan berhenti atau mengurangkan perkhidmatan |
| Berperingkat mengikut syif | Sesi dijadualkan sebelum, antara atau selepas syif | Sesuai untuk pekerja syif; semak sebarang peraturan rehat dan gaji dengan HR |
| Rakaman atau sesi susulan | Yang terlepas sesi mengejar dengan cara lain | Kurang interaksi; persetujui apa yang dikira selesai |
Pelan liputan dalam lima langkah
- Bina grid pasukan, peranan dan syif berbanding tarikh sesi.
- Minta setiap pengurus menandakan siapa hadir sesi mana dan siapa menggantikan.
- Semak grid untuk sebarang jurang dan selesaikan sebelum jemputan dihantar.
- Namakan hubungan yang boleh melepaskan atau memanggil balik seseorang semasa sesi jika isu operasi timbul, dan beritahu jurulatih bagaimana ia berfungsi.
- Rekod apa yang berlaku kepada mereka yang tidak dapat hadir, supaya keputusan yang sama tidak dipertikaikan lagi.
Soalan untuk HR dan pengurusan
- Adakah kehadiran dalam waktu bekerja dijangka, sukarela atau campuran, dan siapa memutuskan?
- Bagaimana kerja lebih masa, cuti ganti atau perubahan syif dikendalikan? Anggap ini soalan untuk HR dan penasihat undang-undang, bukan perancang acara.
- Siapa boleh mengeluarkan seseorang daripada sesi dalam keadaan kecemasan?
- Adakah tarikh apabila perniagaan tidak dapat melepaskan sesiapa?
Kedudukannya dalam pelan
Grid liputan menyumbang kepada panduan perancangan hari latihan dalaman. Sesi berulang memerlukan penyelarasan jurulatih dan bilik dalam menyelaras jurulatih, bilik dan sesi berulang. Gunakan penyemak tempoh atur cara untuk melihat sama ada blok lebih pendek masih muat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah pusat perkhidmatan fiktif melindungi liputan pelanggan
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah pusat perkhidmatan fiktif mempunyai 36 ejen dan mahu kesemuanya menghadiri taklimat sistem baharu. Pengurus operasi menyatakan sekurang-kurangnya 24 mesti berada di telefon pada setiap masa.
HR merancang tiga sesi dalam satu hari, dengan 12 ejen setiap sesi, dijadualkan sekitar tempoh paling lengang yang dikenal pasti pengurus. Seorang ketua pasukan memegang hubungan pelepasan dan panggilan balik. Ejen yang tidak dapat hadir pada hari itu ditempatkan dalam sesi ulangan minggu berikutnya.
Gunakan sendiri
Grid liputan dan peraturan hari pembelajaran
Lengkapkan bersama setiap pengurus sebelum jemputan dihantar.
| Pasukan dan syif | Liputan minimum diperlukan | Sesi dihadiri | Siapa menggantikan | Tarikh puncak untuk dielakkan | Hubungan pelepasan atau panggilan balik |
|---|---|---|---|---|---|
| (pasukan, syif) | (bilangan atau peranan) | (sesi dan masa) | (nama) | (tarikh) | (nama) |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil yang pengurusnya boleh bersetuju tentang liputan dalam satu perbualan.
- Sesi boleh dijalankan pada hari lengang dengan risiko rendah.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pasukan dan syif dengan paras liputan minimum berbeza.
- Sesi berulang dan grid kehadiran yang berubah.
- HR tiada masa mengejar setiap pengurus untuk nama dan pengaturan liputan.
Perlukan hari pembelajaran dijadualkan di sekitar operasi sebenar?
Event Blueprint boleh menyatakan pembahagian kumpulan, jadual sesi dan tanggungjawab bagi liputan serta pelepasan, dan ketua projek boleh mengejar kelulusan pengurus serta memastikan grid terkini apabila pelan berubah. Keutamaan operasi dan sebarang keputusan gaji atau pekerjaan kekal milik syarikat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa memutuskan peranan mana kritikal?
Pengurus berkaitan dan pemilik perniagaan. Perancang merekod keputusan mereka dan merancang di sekelilingnya.
Patutkah kehadiran diwajibkan?
Itu keputusan HR dan pengurusan. Minta HR mengesahkan kedudukan sebelum jemputan dibentuk.
Bagaimana jika kecemasan berlaku semasa sesi?
Namakan hubungan pelepasan dan panggilan balik lebih awal dan beritahu jurulatih bagaimana ia berfungsi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.