Panduan perancangan mesyuarat kepimpinan luar pejabat
Pejabat eksekutif anda diminta menyediakan sesi kepimpinan luar pejabat, dan soalan pertama ialah apa yang mesti diputuskan dalam mesyuarat itu.
Jawapan ringkas
Rancang sesi kepimpinan luar pejabat sebagai mesyuarat keputusan dahulu, bukan perjalanan. Tulis keputusan yang mesti dibawa pulang oleh kumpulan, siapa yang perlu hadir dan bahan apa yang diperlukan lebih awal. Bilik, katering dan pengangkutan datang kemudian.
Reka bentuk mesyuarat hanya boleh diputuskan oleh pasukan kepimpinan anda. Ketua projek boleh menukarnya menjadi taklimat, kalendar dan senarai keperluan pembekal supaya pejabat eksekutif tidak memegang semua urusan seorang diri.
Mulakan dengan keputusan, bukan lokasi
Sesi luar pejabat berbaloi hanya jika peserta pulang dengan keputusan yang lambat dicapai dalam mesyuarat biasa. Minta penaja menyatakan dua atau tiga keputusan dalam bahasa mudah, contohnya 'bersetuju dengan tiga keutamaan tahun depan' atau 'tentukan pemilik pelan pengembangan wilayah'.
Maklumat yang sekadar kemas kini boleh dihantar sebagai kertas sebelum mesyuarat. Simpan waktu sesi untuk perbincangan dan pilihan.
Urutan mesyuarat dahulu
- Penaja menyatakan keputusan yang dikehendaki dan topik yang di luar skop.
- Pejabat eksekutif mengesahkan siapa hadir, siapa hadir sebahagian sahaja dan siapa dikecualikan.
- Seorang fasilitator, dalaman atau luar, dilantik dan diberi taklimat tentang keputusan itu (lihat fasilitasi berbanding logistik).
- Bahan bacaan awal dipilih, dihadkan dan dihantar bersama tarikh akhir membaca, dengan pelan untuk bahan strategi sulit.
- Blok agenda disusun: perbincangan, keputusan, rehat dan satu blok tidak berjadual untuk lebihan masa.
- Keperluan bilik ditulis daripada agenda: susunan tempat duduk, skrin, ruang kumpulan kecil dan ruang senyap untuk panggilan.
- Logistik ditempah terakhir, mengikut keperluan bertulis.
- Log keputusan dan senarai tindakan yang dimiliki disediakan sebelum mesyuarat bermula (lihat daftar tindakan).
Keputusan untuk diselesaikan dan pemilik lazimnya
| Keputusan | Lazimnya dimiliki oleh | Apa yang disediakan ketua projek |
|---|---|---|
| Tujuan dan keputusan dikehendaki | Penaja (CEO atau wakil lembaga) | Taklimat satu halaman untuk diluluskan penaja |
| Senarai peserta dan peranan | Pejabat eksekutif | Jadual peranan: pembuat keputusan, penyumbang, pemerhati |
| Pendekatan fasilitasi | Penaja bersama HR | Soalan untuk calon fasilitator |
| Agenda dan blok masa | Penaja dan fasilitator | Draf agenda dengan ruang lebihan dan slot keputusan setiap topik |
| Bahan dan kerahsiaan | Pemilik maklumat | Senarai dokumen dengan titik pengeluaran dan pengumpulan |
| Bajet dan kelulusan | Kewangan dan penaja | Andaian dalam bentuk yang boleh diluluskan kewangan |
| Tindakan susulan | Penaja | Templat log keputusan dengan pemilik dan tarikh |
Apa yang ditulis untuk tempat sebelum memilihnya
Tulis keperluan daripada agenda, bukan daripada risalah tempat. Nyatakan bilangan peserta, sesi yang memerlukan semua bersama, sesi yang berpecah kepada kumpulan, dan sesi yang telefon serta komputer riba perlu diketepikan.
Kemudian minta setiap tempat mengesahkan secara bertulis apa yang boleh disediakan berdasarkan senarai itu, termasuk cara ia mengendalikan perbualan peribadi dan siapa lagi berada di lokasi. Anggap kapasiti, harga atau ketersediaan bilik sebagai tidak diketahui sehingga tempat itu mengesahkannya.
Bila bantuan perancangan sesuai
Sesi luar pejabat pertama, atau yang masa persediaannya singkat, mendapat manfaat daripada Event Blueprint yang menulis skop, keperluan agenda dan tanggungjawab dalam satu dokumen. Pembina taklimat acara ialah titik permulaan jika anda mahu menyediakan draf sendiri.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sebuah syarikat logistik fiktif merancang sesi luar pejabat tahunan
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah syarikat logistik fiktif mempunyai sembilan pemimpin kanan. CEO mahu pulang dengan keutamaan yang dipersetujui, tetapi draf pertama agenda hanyalah senarai kemas kini jabatan.
Pejabat eksekutif memindahkan kemas kini itu ke bahan bacaan awal dan menetapkan tiga blok keputusan: keutamaan, pemilikan satu barisan perkhidmatan baharu, dan had bajet tahun depan. Setiap blok diberi ketua dan soalan bertulis. Selepas itu barulah pejabat menulis keperluan bilik dan meminta maklum balas tempat.
Gunakan sendiri
Taklimat mesyuarat kepimpinan luar pejabat
Lengkapkan ini sebelum menghubungi mana-mana tempat. Biarkan ruang kosong kelihatan dan jangan meneka.
- Penaja dan pemilik harian:
- Keputusan yang mesti dibawa pulang oleh kumpulan (dua atau tiga):
- Topik yang sengaja di luar skop:
- Peserta, dengan peranan setiap orang (pembuat keputusan, penyumbang, pemerhati) dan sesiapa yang hadir separuh masa:
- Fasilitator (dalaman atau luar) dan siapa yang memberi taklimat:
- Senarai bacaan awal, siapa meluluskannya dan tarikh dihantar:
- Blok agenda dengan satu keputusan atau hasil setiap blok dan satu blok lebihan tidak berjadual:
- Format sesi yang diperlukan (seluruh kumpulan, kumpulan kecil, panggilan peribadi, tanpa peranti):
- Bahan sulit, siapa memegangnya dan cara ia dikumpul semula:
- Siapa meluluskan perbelanjaan, dan had yang boleh dikomit sendiri oleh pemilik:
- Tempat keputusan dicatat dan pemilik senarai tindakan susulan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulannya kecil, pernah bermesyuarat begini dan penaja jelas tentang keputusan yang dikehendaki.
- Pejabat eksekutif ada masa menulis taklimat dan menguruskan pembekal.
- Tiada dokumen sensitif selain yang sedia dikendalikan oleh kumpulan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan yang dikehendaki sentiasa berubah atau penaja belum menamakannya.
- Pejabat eksekutif turut menyokong kerja harian dan tidak dapat memegang pelan ini.
- Beberapa pembekal, beberapa lokasi atau tempoh persediaan yang singkat menjadikan penyelarasan berat.
Perlukan pelan mesyuarat luar pejabat ditulis?
Ketua projek boleh menukar keputusan penaja kepada taklimat, senarai keperluan agenda, helaian keperluan pembekal dan daftar tindakan susulan. Kandungan fasilitasi dan keputusan kepimpinan kekal milik syarikat anda. Langkah pertama biasanya Event Blueprint.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah HR atau pejabat eksekutif memiliki sesi ini?
Kedua-duanya boleh, asalkan penaja menamakan seorang pemilik harian dan pemilik itu berkuasa mengejar peserta serta meluluskan perbelanjaan kecil.
Berapa lama mesyuarat ini patut berlangsung?
Bermula daripada keputusan yang dikehendaki, bukan bilangan hari tetap. Kira satu blok bagi setiap keputusan, tambah rehat dan satu blok lebihan, kemudian semak jumlahnya dengan penaja.
Perlukah fasilitator luar?
Tidak semestinya. Ia bergantung pada sama ada sesiapa di dalam syarikat boleh kekal berkecuali tentang topik itu. Soalan ini dibincangkan dalam memisahkan fasilitasi daripada logistik.
Bolehkah ketua projek mengendalikan perbincangan?
Tidak. Ketua projek menyelaras pelan, pembekal dan kalendar. Perbincangan kepimpinan dimiliki penaja dan fasilitator.
Sumber berkaitan
- Acara kakitangan dan acara dalaman korporat
- Memisahkan fasilitasi sesi kepimpinan luar pejabat daripada logistik acara
- Melindungi bahan strategi sulit semasa sesi luar pejabat
- Menukar keputusan sesi kepimpinan luar pejabat kepada daftar tindakan bertanggungjawab
- Pembina taklimat acara
- Pelan Acara: pakej perancangan persidangan anda
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.