Memisahkan fasilitasi sesi luar pejabat daripada logistik

Sesi luar pejabat anda ada fasilitator, tempat dan penyelaras, tetapi tiada yang pasti siapa memutuskan apabila perbincangan melebihi masa.

Tanya tentang penyelarasan sesi luar pejabatMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Fasilitasi ialah cara perbincangan kepimpinan dikendalikan: soalan, rentak, penyertaan dan mencapai keputusan. Logistik ialah segala yang membolehkan perbincangan berlaku: bilik, peralatan, minuman, bahan dan masa sepanjang hari. Beri setiap satu pemilik bernama dan tulis di mana satu menyerahkan kepada yang lain.

Fasilitator tidak patut sibuk mencari projektor, dan penyelaras tidak patut mengarah perdebatan. Kebanyakan geseran berlaku pada saat di antara kedua-duanya, seperti sesi yang melebihi masa atau rehat yang dipendekkan.

Dua peranan, dua jenis kuasa

Siapa memutuskan apa pada hari itu
Bidang	Fasilitator memutuskan	Pemilik logistik memutuskan
Kaedah perbincangan	Format, soalan, susunan penutur	Mengesahkan bilik menyokong format itu
Masa	Sama ada topik perlu lebih masa, dengan persetujuan penaja	Mengubah rehat, makan dan masa pembekal selepas perubahan dipersetujui
Peserta	Siapa dijemput bercakap, siapa ditarik masuk	Siapa di mana, kad nama, akses, kedatangan lewat
Bahan	Apa ditunjukkan dan bila	Pencetakan, pengumpulan, skrin, serahan fail
Gangguan	Sama ada menjeda perbincangan	Mengendalikan mesej, panggilan dan pembekal di luar bilik
Keputusan direkod	Menyebut setiap keputusan dengan lantang	Memastikan rekod disimpan (lihat daftar tindakan)

Soalan untuk diselesaikan sebelum hari itu

Adakah fasilitator dalaman atau luar, dan adakah beliau juga peserta yang berkepentingan terhadap hasilnya?
Siapa boleh meluluskan perubahan agenda pada hari itu, dan dengan isyarat apa?
Apabila sesi melebihi masa, blok mana yang melepaskan masa dahulu?
Siapa berurusan dengan tempat dan pembekal semasa sesi supaya fasilitator tidak terganggu?
Bahagian mana memerlukan pintu tertutup dan siapa menguatkuasakannya?
Siapa menulis rekod keputusan, dan adakah orang itu turut berada dalam perbincangan?

Helaian serah tugas

Tulis helaian satu halaman yang disahkan oleh fasilitator dan pemilik logistik. Ia menyenaraikan blok agenda, susunan bilik bagi setiap blok, siapa menyusun semula bilik dan sebelum bila, serta orang untuk dihubungi bagi setiap jenis masalah.

Kongsikan juga dengan penaja. Pimpinan lebih tenang apabila soalan 'siapa yang menguruskan sekarang?' ada jawapan bertulis.

Memilih fasilitator ialah keputusan kepimpinan

Ketua projek boleh menulis soalan untuk calon fasilitator dan menyelenggara diari, tetapi pilihan orang dan kandungan sesi dimiliki penaja dan HR. Reka bentuk mesyuarat yang lebih luas ada dalam panduan perancangan mesyuarat luar pejabat.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Sebuah pengilang fiktif menyelesaikan pertembungan peranan

Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.

Pada sesi luar pejabat sebuah pengilang fiktif tahun lalu, fasilitator luar melanjutkan sesi strategi selama empat puluh minit. Penyelaras yang tidak tahu membatalkan slot minuman petang yang telah disediakan tempat itu, kemudian memesannya semula.

Tahun ini pejabat eksekutif menulis helaian serah tugas. Fasilitator boleh melanjutkan satu blok dengan persetujuan penaja, dan penyelaras dimaklumkan melalui isyarat yang ditetapkan. Rehat hanya dialihkan selepas penyelaras mengesahkan dengan tempat.

Gunakan sendiri

Helaian serah tugas fasilitasi dan logistik

Lengkapkan dan kongsikan dengan fasilitator, pemilik logistik dan penaja sebelum hari itu.

Nama fasilitator dan sama ada dalaman atau luar:
Nama pemilik logistik dan telefon yang dibuka semasa sesi:
Blok agenda, masa mula dan tamat, susunan bilik diperlukan:
Siapa boleh melanjutkan blok, siapa mesti bersetuju dan cara pemilik logistik dimaklumkan:
Blok mana melepaskan masa dahulu jika hari itu melebihi masa:
Sesi pintu tertutup dan siapa menjaga pintu:
Orang untuk dihubungi bagi setiap jenis masalah (bilik, peralatan, minuman, akses):
Siapa menyimpan rekod keputusan dan di mana ia disimpan:

Buka alat: Pembina taklimat acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Sesi luar pejabat pendek dengan fasilitator dalaman yang dipercayai dan penyelaras yang pernah melakukannya.
Tempat sudah biasa dan agenda tidak banyak bahagian bergerak.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Fasilitator luar akan menyertai dan memerlukan taklimat jelas serta seorang hubungan tunggal.
Pejabat eksekutif turut serta dalam perbincangan dan tidak dapat mengendalikan bilik.
Beberapa pembekal atau bilik perlu disusun semula antara sesi.

Perlukan peranan dan serah tugas sesi luar pejabat ditulis?

Ketua projek boleh menyediakan taklimat fasilitator, helaian serah tugas dan masa pembekal supaya logistik mengikut agenda tanpa mengganggunya. Pemilihan fasilitator dan kandungan sesi kepimpinan kekal milik syarikat anda. Event Blueprint ialah cara lazim untuk mendokumenkannya.

Tanya tentang penyelarasan sesi luar pejabatMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Pelan Acara (pakej perancangan)

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Bolehkah orang yang sama menjadi fasilitator dan penyelaras logistik?

Pada mesyuarat yang sangat kecil ia boleh berjaya, tetapi orang itu tidak dapat menyertai perbincangan. Kebanyakan pasukan mendapati dua orang lebih mudah.

Siapa memberi taklimat kepada fasilitator luar?

Penaja memberi taklimat tentang keputusan yang dikehendaki. Penyelaras memberi taklimat tentang bilik, masa dan peraturan hari itu.

Patutkah fasilitator melihat bahan sulit?

Hanya yang diperlukan untuk mengendalikan sesi, dan hanya seperti yang dipersetujui pemilik maklumat. Lihat melindungi bahan strategi sulit.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.