如何协调产品发布时间与嘉宾保密要求
产品团队想在大会上发布新内容，发布日期却一再变动，而讲者需要知道哪些能讲、哪些不能讲。
简要回答
产品发布时间是供应商的决定。活动团队的工作，是让这个决定在议程中清楚可见：由谁确认发布照常进行、到什么时候之前仍可变动，以及在此期间每位讲者被告知什么。
指定一位发布负责人，定下确认截止日期，并为每个受影响的场次准备备用版本。保密、披露和禁发时间的条件，请询问供应商的法律和传播顾问。这些答案属于他们，不由活动团队判断。
谁决定什么
| 决定事项 | 负责方 | 活动团队需要他们提供什么 |
|---|---|---|
| 是否发布、何时发布 | 产品管理层 | 指定的发布负责人和确认截止日期 |
| 可以展示、讲述或发布什么 | 发布负责人与传播部门 | 书面列出已批准的信息和资料 |
| 讲者和员工的保密条件 | 供应商的法律顾问 | 使用的措辞，以及由谁发出 |
| 新闻稿与社交媒体的时间 | 传播部门 | 禁发时间，以及谁可以发布 |
| 日期变动时的议程调整 | 活动负责人 | 在截止日期前商定的备用场次 |
围绕确认截止日期来搭建议程
选定一个日期，过了这天发布就是定案，并告知产品团队议程将以此为准锁定。在此之前，为每个受影响的时段保留两个版本。
依赖发布的场次，应有一个即使发布推迟也能照常进行的版本，例如用路线讨论取代产品演示。
- 列出所有提到尚未发布功能的场次、演示、幻灯片和资料。
- 把每项标为依赖发布或不依赖发布。
- 对依赖发布的项目，写明备用版本，以及由谁决定切换。
- 定下确认日期，以及此后印刷或公开资料视为定稿的日期。
- 把变动记入决策记录，让所有人看到最新状态。
讲者保密：做协调，不下结论
讲者包括员工、客户、合作伙伴和外部专家，各自的义务不同。不要假设一条规则适用于所有人。
用保密信息清单列出哪些内容保密、可以给谁看、保密到何时。把法律顾问提供的措辞发给讲者，并记录谁已收到。
- 询问法律顾问：讲者是否需要签书面保密协议，供应商由谁签署。
- 询问哪些尚未发布的信息可以给客户和合作伙伴看，在什么场合。
- 询问是否因供应商自身或其客户的身份（例如上市公司）而适用某些披露规定。
- 询问谁批准讲者有关未发布内容的幻灯片，在何时之前。
- 询问场次结束后，幻灯片、录制内容和笔记如何处理。
资料、录制与发布
常见失误
- 议程印好之后发布日期变动，没有人负责更正。
- 客户讲者得到的细节超出供应商的本意，因为没有人写下可以分享什么。
- 幻灯片有多个版本在流传，现场放映的是旧版。
- 因为从未告知听众，社交媒体帖文在禁发时间之前就发出。
- 彩排时没有最终版幻灯片，第一次完整演练变成台上正式演出。
实例演示 · 虚构示例
虚构的金融科技平台发布日
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的支付平台 Bayar Teras 计划在客户大会第一天推出新的报表模块。发布取决于活动前九天的最终内部批准。
活动负责人把确认日期定在活动前十天，为第一天的主题演讲和两场客户演示各准备两个版本。产品总监担任发布负责人，供应商的法律顾问为三位合作伙伴讲者提供保密措辞。到确认日期，发布照常进行，备用幻灯片被存档而不是删除，以防日期再次变动。
可直接使用
发布与保密问题清单
复制此清单，把问题发给指定负责人，并记录每项答复及日期。
- 发布负责人及后备人选（姓名与职务）：
- 确认日期，以及印刷或公开内容的最后改动日期：
- 哪些场次、演示和幻灯片依赖发布，每项的备用版本是什么：
- 向法律顾问：员工、客户、合作伙伴和外部讲者各需要什么保密条件，由谁发出：
- 向法律顾问：本次发布是否适用披露或时间方面的规定，由谁负责处理：
- 向传播部门：新闻稿、社交媒体和网站的禁发时间，以及谁可以发布：
- 谁批准涉及未发布内容的幻灯片，最终截止日期是什么：
- 涉及未发布内容的场次可否录制或直播，由谁决定：
- 参会者可以拍照或发布什么，如何告知他们：
- 禁发资料存放在哪里，谁有权限：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 发布规模小，只影响一场主题演讲。
- 产品团队有明确的发布负责人，讲者全是员工。
- 您的法律和传播顾问已有标准措辞。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个场次、合作伙伴和客户依赖一个仍可能变动的日期。
- 讲者来自不同机构，期望各不相同。
- 印刷、发布和彩排的截止日期，需要对照一个会变动的确认日期来把握。
需要让发布日期与议程保持同步？
会议项目负责人可以把依赖清单、备用场次和确认截止日期放进同一日历，把您的问题转交相应顾问并跟进答复。法律条款和发布决定仍由您自己的顾问和管理层负责。
主办方常见问题
活动团队可以起草保密协议吗？
不可以。请向供应商的法律顾问索取措辞。活动团队可以负责发出、跟进谁已收到，并记录答复。
议程公布后发布日期变动怎么办？
使用确认日期前商定的备用版本，并通过已列明的渠道通知参会者。决策记录会显示是谁批准了变动。
未发布的内容应该录制吗？
只有发布负责人和讲者都同意才可以，并且要在宣传该场次可录制之前先得到答复。
客户讲者需要与员工相同的条件吗？
这是要问法律顾问的问题，不要假设适用同样的条件。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。