策划B2B客户与用户大会
贵公司想办客户大会，而产品、客户成功、市场和伙伴团队对大会的目的各有想法。
简要回答
B2B客户或用户大会是供应商为已使用其产品的人举办的学习型活动。先确定四件事：参会者是谁（决策者、使用者或两者）、他们结束后应能做什么、哪些内容在发布前保密，以及谁对议程有最终决定权。
多数难题与人和会议室有关：谁来讲、哪些环节同时进行，以及议程实际需要几间会议室。每一项都有下方链接的专页。
这种活动形式有何不同
参会者是客户，所以可能出现批评，客户关系也面临风险。内容来自供应商的产品团队，他们往往正面临产品发布的截止日期。
受众是混合的。决策者想要战略和同行的印证，使用者想要实操技能。一套议程很少不经刻意设计就能同时满足两者。
谁负责什么
| 相关方 | 通常决定 | 常见冲突 |
|---|---|---|
| 产品团队 | 产品环节内容、演示、发布时间。 | 想要的时段比议程容纳得下的多。 |
| 客户成功团队 | 哪些客户出席和发言、顾问环节。 | 保护客户免受销售压力。 |
| 市场团队 | 定位、登记、赞助商与伙伴、媒体。 | 希望公告的时间能带来最大影响。 |
| 伙伴或联盟团队 | 伙伴参与、展位、联合环节。 | 与客户内容争夺注意力。 |
| 高层赞助人 | 主题演讲、最终批准、哪些信息对外公开。 | 对开场环节临时修改。 |
| 活动负责人 | 议程结构、时间表、会议室、供应商。 | 需要上述各方在固定日期前做出决定。 |
这种形式带来的决定，以及延伸阅读
| 决定 | 需要确定什么 | 接着阅读 |
|---|---|---|
| 决策者与使用者 | 分开还是共用参会路线。 | 用户大会如何分别服务决策者与实际使用者 |
| 内容平衡 | 产品更新、同行学习与独立专家分享。 | 如何平衡三类内容 |
| 客户顾问时间 | 大会内的客户闭门意见环节。 | 大型会议如何安排客户顾问闭门环节 |
| 实操环节 | 会议室、设备、支持与进场。 | 软件实操环节与大会运营衔接 |
| 发布时间 | 可以说什么、何时说、由谁说。 | 产品发布时间与嘉宾保密要求 |
| 演示 | 照顾不同技术水平。 | 为技术水平不同的参会者设计演示 |
| 不满的客户 | 批评在哪里提出、如何处理。 | 用户大会如何处理不满客户的反馈 |
| 伙伴展位 | 参与而不喧宾夺主。 | 合作伙伴展位 |
| 反馈 | 把意见变成有人负责的行动。 | 将反馈转化为改进 |
会议室与并行环节
并行分会场会成倍增加会议室数量、讲者说明和主持人。增加分会场前，先检查这些环节能否依次进行，以及每间会议室是否有该环节所需的布置。
多会议室分配检查工具会针对您输入的会议室和时间，标出会议室冲突、布置转换和讲者冲突。它只检查您自己输入的内容，不是容量或安全计算器；会议室的上限由场地提供。
策划团队的步骤
- 与高层赞助人用一句话写明目的，包括活动服务哪些参会群体。
- 指定议程的决策负责人，以及未发布内容保密事宜的负责人。
- 选定内容平衡方式和并行分会场数量，再列出所需会议室和布置。
- 确定讲者和客户发言的规则，包括公开环节中谁可以批评什么。
- 把决定记录在决策记录中，并据此建立活动需求说明。
这类活动常见出错之处
- 议程被最先开口的产品团队占满，没有客户的声音。
- 实操环节的登记人数超过座位或工作站数量。
- 禁止提前公布的发布内容出现在环节介绍或幻灯片上。
- 伙伴赞助商占据展览空间，客户找不到学习内容。
- 反馈收到了，却没有人负责回应。
实例演示 · 虚构示例
虚构工作流软件供应商的两天用户大会
虚构机构与数字，仅作示意。
Aliran Contoh Sdn Bhd（虚构）为350位客户策划两天用户大会，设三个并行分会场、一间实操室和一个客户顾问闭门时段。
把环节输入分配检查工具后，发现有两个环节同一时间用同一间会议室，另有一场实操需要45分钟的布置转换，但时间表里没有。活动负责人把下午的一个分会场撤掉，加入转换时间，并请场地书面确认实操室的上限。
可直接使用
B2B大会决策清单
在建立议程之前，与高层赞助人、产品、客户成功、市场和活动负责人一起完成。
- 用一句话写明目的，以及活动服务哪些参会群体：
- 议程的决策负责人，以及未发布内容保密的负责人：
- 内容平衡：产品更新、同行学习、独立专家分享：
- 并行分会场数量、所需会议室和布置：
- 实操环节：座位、设备、支持人员和登记上限：
- 客户顾问时段：谁参加、谁主持、记录什么：
- 发布时间：哪些内容禁止提前公布，截至何时：
- 伙伴参与：展位、联合环节、赞助商规则：
- 处理批评：在哪里提出、由谁回应：
- 反馈：如何收集、每项行动由谁负责：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 单一分会场，少于100位现有客户，负责人明确。
- 供应商以前办过用户活动，并保留了交接记录。
- 产品和市场对发布时间已有共识。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个团队各管内容、客户和伙伴，没有人统管议程。
- 并行分会场、实操室和客户闭门环节需要协调。
- 这是第一次办，没有以往资料可参考。
想把大会的各项决定集中在一处吗？
会议项目负责人可以协调产品、客户成功、市场和伙伴团队之间的决定，围绕这些决定建立议程和会议室分配，并管理供应商和讲者的交接。内容、发布决定和客户关系仍由您的团队负责。
主办方常见问题
决策者和使用者应该参加同样的环节吗？
部分相同，不是全部。共用开场和闭幕、中间分开分会场，通常能同时照顾两者。请参阅决策者与使用者路线专页。
产品内容多到什么程度算太多？
没有固定比例。检验客户能否在网络研讨会上获得这些内容，并与同行学习和独立讲者平衡。
谁决定什么需要保密？
由贵公司的产品、法务或合规团队决定。活动团队依据其书面决定来规划。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。