大型会议如何安排客户顾问闭门环节
资深客户会因大会来到当地，产品管理层想与他们闭门交流一两个小时。
简要回答
客户顾问环节是一场小规模、凭邀请参加、通常保密的讨论，目的需事先商定。放进大会里，它需要独立的邀请、会议室、时间、主持人、记录人，以及哪些内容可以带出会议室的规则。
先确定目的和名单，再围绕公开议程安排时间，避免顾问成员错过让他们来参会的场次。保密条款需要哪些内容，应请法律顾问确认，不要自行起草。
先定这个环节的目的
顾问环节失败，往往是因为它实际上变成了对客户的演示。写下供应商想征求意见的一两个问题，例如客户如何排定功能优先级，或什么让续约决定更困难。
如果目的是宣布事项，应放进主议程；如果目的是在做决定前先听取客户意见，才放在这里。
房间里有哪些人
| 角色 | 做什么 | 需要决定的问题 |
|---|---|---|
| 顾问成员 | 就设定的问题坦率发表意见。 | 如何挑选和邀请，成员之间是否存在竞争关系？ |
| 供应商高管赞助人 | 开场、倾听、承诺回应。 | 是否全程在场？ |
| 产品或服务负责人 | 简要介绍背景并倾听。 | 在场多少人才不会让客户觉得人数处于劣势？ |
| 主持人 | 掌握时间、分配发言、照顾不爱发言的人。 | 内部人员还是独立人士？ |
| 记录人 | 记录意见和行动事项。 | 记录什么，谁能看到？ |
| 活动负责人或项目负责人 | 处理邀请、会议室、出入、茶点和时间。 | 由谁告知客人哪些内容需要保密？ |
围绕公开议程来安排
- 避免与顾问成员已报名的场次冲突，尤其是主题演讲以及其所在行业的客户场次。
- 放得足够早，让结论能影响大会后续安排；或放得足够晚，让客人已看过产品新闻。要有意识地二选一。
- 预留抵达和就座的时间。高管很少会准点走进会场。
- 使用单独邀请，不走公开报名页面，并像其他参会者一样询问饮食和无障碍需求。
- 除非供应商书面同意，不要把该环节或成员名单放进公开议程或会议应用程序。
会议室与保密安排
选择私密、安静、不在主要通道上的房间。请场地方说明门、玻璃墙和相邻场次对私密性的影响。
请供应商的法律顾问确认顾问成员需要书面保密协议还是口头提醒，以及由谁保管已签署的副本。用保密信息清单列出将分享什么内容、谁可以看到。
- 约定会议室内是否允许使用手机、笔记本电脑和录音录像。
- 约定会后可以如何谈论该环节，包括供应商自己的员工。
- 笔记由指定负责人收集和保存，不放在开放的共享文件夹里。
让参加变得值得的后续跟进
顾问成员投入时间，是因为相信会有后续行动。约定由谁在何时发出简短摘要，说明听到了什么、将做什么。
实例演示 · 虚构示例
虚构的薪资软件顾问环节
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的薪资软件公司 Gaji Pintar 举办两天的用户大会，共350人参加，并邀请12位资深客户参加第一天下午90分钟的顾问环节。产品总监想了解客户打算如何在自己的系统里应对法规变化。
活动负责人把该环节移到远离展览区的私密会议室，安排在主题演讲之后，让成员先看到产品新闻，并设定15分钟抵达缓冲。法律顾问确认了保密措辞，主持人是不做演示的客户成功负责人，一周内向成员发出书面摘要。
可直接使用
顾问环节筹备清单
复制此清单，为每一行指定负责人，邀请发出前逐项勾选。
- 用一句话写明目的，以及供应商想征求意见的问题：
- 邀请名单、挑选方式，以及成员之间的任何冲突：
- 高管赞助人及其在场时长：
- 已指定主持人和记录人：
- 日期与时间避开成员已报名的场次：
- 已书面确认私密会议室，并记录门和玻璃墙的情况：
- 保密条款已由供应商法律顾问确认（这是向顾问提出的问题，不由活动团队判断）：
- 已向客人说明手机、笔记本电脑和录音录像的规则：
- 已发出单独邀请，并附无障碍和饮食问题：
- 除非获批，该环节不列入公开议程和应用程序：
- 已商定摘要和行动负责人，并定好发出日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 成员不多，供应商本来就认识，并已定期会面。
- 有一位资深同事负责目的和后续跟进。
- 场地有合适的私密会议室。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 顾问环节要与主题演讲、实操室和高管接待交错安排。
- 多个供应商团队都想向同一批客户征求意见，没有人排定先后。
- 保密、录制和沟通规则需要一致地传达给客人、讲者和场地员工。
需要把顾问环节嵌入大会总日程？
会议项目负责人可以把该环节排进总日程，处理邀请和会议室安排，并持续把保密问题交给您的法律顾问，直到有答复。目的、名单和后续决定仍由您的管理层负责。
主办方常见问题
顾问成员需要大会通行证吗？
这是供应商的决定。发出邀请前先定下来，并把进入公开议程的权限视为邀请的一部分。
可以录制这个环节吗？
只有在成员事先同意且法律顾问认可的情况下才可以。许多团队改用记录人。
多少人算太多？
如果每位成员都无法发言就太多了。如果供应商员工人数超过客人，应减少供应商一方的出席。
合作伙伴或赞助方可以参加吗？
只有目的需要且已告知成员时才可以。混合的听众会改变大家坦率发言的程度。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。