活动消息禁发约定沟通
您准备把报告、公告或讲者名单发给筹委会以外的人，并希望在指定时间之前不对外发布。
讨论禁发协调将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
消息禁发是一种约定，不是一个标签。只有附带明确解禁日期和时间、且收件方已接受的材料，才能视为受禁发约束。
先约定条款再发送内容，把条款放在每封邮件最前面，并保存谁收到了什么的记录。
禁发约定需要写明什么
- 准确的解禁日期、时间和时区，完整写出。
- 具体被限制的内容：公告、数字、讲者姓名、照片。
- 解禁前谁可以看到、谁不可以，例如仅限内部员工或指定记者。
- 日期变动时怎么办：会发出新通知，旧的时间不再适用。
- 有问题时联系谁，指定一位负责人。
先通知谁，按什么顺序
- 先通知内部批准人，在任何内容外发之前确定文字和日期。
- 再通知材料中涉及的讲者、赞助商和合作方，他们可能有自己的发布安排。
- 在前两类确认之后，才通知有工作往来的媒体联系人。
- 记录每位收件人、发送日期，以及对方是否确认接受条款。
禁发容易失败的地方
- 通知写在邮件正文里，但附件文件名或预览已经泄露内容。
- 赞助商的传讯团队在同一天早上安排发帖，却不知道解禁时间。
- 禁发时间按一个时区书写，其他地区的收件人按另一个时区理解。
- 日期改动后，旧通知仍留在某人的收件箱里。
- 没有要求收件人确认，结果谁接受了条款无从说起。
可向法律或传讯顾问提出的问题
禁发约定对收件方是否有约束力、以何种方式约束，应由有资格的顾问判断。请带着以下问题去咨询。
- 需要书面协议，还是已确认的电邮就够？
- 材料包含讲者或参会者个人资料时应如何处理？
- 收件方是监管机构、政府办公室或上市公司时，应采用什么措辞？
- 禁发被违反时应怎么做？
与背后的审批衔接
实例演示 · 虚构示例
为协会峰会暂缓公布主题演讲嘉宾
虚构机构和数字，仅用于说明有用的细节程度。
虚构的 Persatuan Fiktif Pengurusan Logistik 想在周二上午 10:00 公布主题演讲嘉宾和峰会日期。嘉宾的雇主计划自己发帖。
秘书处先与嘉宾的传讯主管约定时间，再把通知发给八位指定媒体联系人，并在邮件主题写明解禁时间。六位回复确认，两位没有回复，于是向这两位发出第二次请求，秘书处不默认他们已接受。
可直接使用
禁发通知与收件人名单
把通知粘贴在每封邮件最前面，旁边保留这张表。
- 禁发至：[星期、日期、时间、时区]
- 材料主题：[公告名称]
- 受限内容：[列出上述时间之前不得发布或分享的内容]
- 解禁前可查看者：[指定职务或人员]
- 如解禁时间变动，您将收到[指定负责人]发出的新通知，此前的通知随即失效。
- 请在[回复截止日期]前回复，确认接受以上条款。
- 问题联系人：[姓名，职务]
| 收件人 | 机构 | 已发材料 | 发送日期 | 已确认 | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|
| 姓名 | 机构 | 公告草稿第2版 | 日期 | 是 / 否 | 是否另有自己的发帖？ |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 收件人名单少且熟悉，只有一个解禁时间。
- 材料已批准，不太会再改。
- 筹委会以外没有人被非正式告知。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个机构围绕同一天安排各自的发布。
- 材料批准后可能变动，每次变动都需要新通知。
- 收件人分布在不同地区，需要协调时间和语言。
希望有人协调发布吗？
会议项目负责人可以与各方约定解禁时间、发出禁发通知、维护收件人记录，并在日期变动时发出更正通知。内容和日期仍由您的筹委会批准。请把各方名单和计划发布时间发来。
主办方常见问题
已经在会员通讯里提过的内容还能禁发吗？
效果有限。设定解禁时间之前，先查清已经发出了什么、发给了谁，并做好记录。
每位收件人都要确认吗？
应请每位确认。未确认的收件人视为未接受条款，您可以决定稍后再发材料。
赞助商想提前发布怎么办？
交给发布计划中指定的批准人处理。不要只在电话里同意改动而不留记录。
讲者照片应如何处理？
放入之前，先核对演示文稿授权登记表和录制授权情况。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。