让人真正会看的活动异步进度更新
各工作组负责人已经厌倦每周的进度电话会，但没人相信聊天群能反映真实情况。
简要回答
异步进度更新是每位工作组负责人在固定截止时间前提交的简短书面报告，每周使用相同的五个栏目。它取代会议中轮流汇报的环节，会议时间只用来做决定。
这个办法的前提是把沉默当作信息：没有提交更新的负责人，在汇总里显示为“未汇报”，而不是“一切正常”。
一份更新必须包含什么
每份更新限定为五个栏目，汇总人才能在十分钟内读完二十份。自由写作的长文会把最关键的一行藏起来。
在第一份更新之前先定好节奏
- 选定一个对负责人合适的截止日和时间，例如周四中午，以及一个汇总发送时间，例如周五上午。
- 选定唯一的提交位置，例如一份共享文档或一个邮件串。分散在聊天和电话里的更新无法汇总。
- 指定汇总人，通常是秘书处或项目负责人，并安排一位备份。
- 约定更新迟交时怎么办：汇总人把该工作组标为“未汇报”，并只追问一次。
- 约定哪些事项仍需当面沟通，例如任何红色事项，或截止日期落在本周内的决定。
沉默时怎么办
书面更新的弱点是：没有收到更新，看上去和平静的一周一样。要事先说好，两者不一样。
没有更新的工作组在汇总里列为“未汇报”，筹委会主席会看到这一行。连续两次错过截止时间后，汇总人请主席与负责人谈一谈，因为原因往往是工作量太大，而不是疏忽。
哪些事项仍然需要开会
- 选项会影响多个工作组的决定。
- 两轮书面回复仍未解决的分歧，请使用意见分歧处理记录。
- 连续两个周期都是红色的事项。
- 新供应商或新委员的引荐。
实例演示 · 虚构示例
论坛秘书处取消周一电话会
虚构组织与数字，用来说明有用的细节程度。
一个虚构的物流业论坛，秘书处每周一与六位工作组负责人开75分钟电话会，大部分时间是各人念自己的清单。
他们改为书面更新：周四中午截止，周五发汇总。第一周六份更新收到五份；第六份是参展商物流组的，没有收到，汇总里显示为“未汇报”。主席打电话询问，负责人在等供应商回复，不想汇报延误。此后电话会保留30分钟，只讨论决定。
可直接使用
每周异步更新模板
每位负责人复制此模板，填写后在截止时间前发送。汇总人把各份内容贴进同一份汇总。
- 工作组与负责人：
- 更新日期与涵盖期间：
- 上次更新后已完成（事项、日期、证据链接或附件）：
- 下次更新前要做（事项、负责人、日期）：
- 受阻或有风险（什么事、等谁、从何时起）：
- 需要的决定（决定内容、方案、由谁决定、决定期限）：
- 自评状态：红 / 黄 / 绿 / 不明，附一行理由：
- 需要主席当面听取的事项：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 有一个人每周能花30分钟汇总并跟进。
- 负责人习惯写简短更新，筹委会也会阅读。
- 活动同时进行的工作组少于约六个。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 更新格式各异，没有人有时间统一整理。
- 负责人是志愿者或另有本职工作的员工，需要有人每周跟进。
- 主席希望有一个可靠的整体视图，涵盖各委员会、供应商和场地。
需要有人汇总并跟进更新？
会议项目负责人可以负责每周更新的循环：设定截止时间、跟进迟交的负责人、汇总摘要，并把需要的决定提交给筹委会。决定权仍在您手上，项目负责人负责让这个循环持续运转。请发来您目前的更新方式，哪怕只是一个聊天群。
主办方常见问题
一份更新应该多长？
大多数工作组一屏即可。如需更多内容，把细节放进附件，顶部仍要回答五个栏目。
聊天群够用吗？
只有当有人每周把答复抄到同一个地方时才够用。聊天适合交流，但看不出谁还没有汇报。
负责人说没有什么要汇报怎么办？
请他们照样提交，写“无变化”和下一个有日期的步骤。短更新同样证明负责人看过了。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。