系列网络研讨会应一次报名还是逐场报名
您即将为多场系列开放报名，需要决定会员是一次报名全部场次，还是一场一场分别报名。
规划您的系列报名将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
场次构成学习路径、且希望追踪参加进度时，适合一次报名；各场互相独立、出席人数差别很大时，适合逐场报名。许多系列适合混合做法：整个系列报名一次，每场前再加一个确认或退出步骤。
关键在于您需要了解每个人的哪些信息、必须保存多少资料，以及由谁发送提醒。
两种方式对主办方的影响
| 问题 | 整个系列报名一次 | 逐场报名 |
|---|---|---|
| 提醒 | 名单只有一份，提醒会发给可能不打算参加某一场的人 | 提醒只发给选择了该场的人 |
| 出席人数 | 报名人数会高估每场实际出席 | 报名人数更接近打算出席的人数 |
| 会员的负担 | 只需报名一次 | 要重复填表，有些人会忘记 |
| 保存的资料 | 每人一条记录，保留整个季度 | 每场一份记录；容易出现重复和答案不一致 |
| 迟加入者 | 已经报名，可能从未看到邀请 | 每场都是新的邀请 |
| 追踪是否完成整个系列 | 简单 | 需要在不同名单间比对 |
适合多数专业系列的混合做法
整个系列报名一次，并在每场前要求轻量确认，例如回复一句或点击提醒中的链接。这样每人只有一条记录，也能在几天前得到较真实的人数。
任何人都可以缺席单场而不必退出整个系列。
建立表格前要先确定的资料问题
- 运行系列所需的最少信息是什么？通常姓名和机构就够了。
- 哪些资料只需收集一次（会员编号、职位），哪些每场收集（给讲者的提问）？
- 系列结束后名单保留多久，由谁删除？
- 由谁发送提醒：秘书处、平台还是外部供应商？
- 出席记录是否用于专业发展记录？如果是，请向认证机构确认所需内容。
秘书处应记录的决定
- 选定模式，并把理由写进系列说明。
- 确定各字段，并标明必填或选填。
- 确定提醒时间表及由谁批准文字内容。
- 确定每场结束后如何核对出席名单。
- 指定在季度结束时关闭并清除名单的负责人。
实例演示 · 虚构示例
秘书处为八场系列在两种模式间做选择
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的设施管理人员学会举办每月一场、共八场的系列。第一季会员逐场报名，秘书处发现第一场的参加者中约有三分之一此后再也没有出现。
第二季改为整个系列报名一次，并在每场前三天加一个确认点击。向讲者报告的人数变得更可靠，名单也从八份减为一份。
可直接使用
报名模式决策表
逐行回答，然后交给委员会签批。
- 各场构成路径，还是各自独立？
- 需要追踪谁完成了整个系列吗？是／否
- 只需收集一次的字段：
- 每场都要收集的字段：
- 每场前是否设确认步骤？是／否，以及方式：
- 谁发送提醒，谁批准文字：
- 保留期限，以及负责删除名单的人：
- 向平台或供应商提问：资料存放在哪里，谁能导出？
- 向数据保护负责人提问：表格上的用途说明是否准确？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 系列较短，会员熟悉所用平台。
- 秘书处掌握会员名单和提醒。
- 不需要认证或出席记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个主办方共用一份名单，各自想要不同字段。
- 出席记录要用于专业发展记录，需要核对。
- 秘书处没有人手在整个季度处理提醒和名单整理。
想在首次邀请之前把报名模式定下来？
循环项目管理人员可以把您的字段对应到真正需要的决定，设定提醒和确认流程，并约定每场之后由谁掌管名单。涉及个人资料规则的问题，请把上面的提问清单交给贵机构自己的数据保护负责人。
主办方常见问题
整个系列一次报名一定更简单吗？
对会员来说更简单，但可能高估人数，也会把提醒发给不会出席的人。每场前加一个确认步骤通常能同时解决两个问题。
可以用系列名单宣传其他活动吗？
只有当表格上的用途说明写明可以时才行。重新使用名单前，请先与贵机构的数据保护负责人核对文字。
系列结束后名单怎么处理？
事先定好保留日期，指定由谁删除，只保留您承诺的出席记录所需的内容。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。