企业系列网络研讨会策划指南
团队已同意办每月一场的网络研讨会系列，但还不清楚每一集由谁负责，也不清楚到第四个月会怎样。
简要回答
网络研讨会系列是持续的计划，而不是一连串单次活动。把它作为一个关于目的、频率和负责人的决定来规划，再按同一份计划运行每一集。
多数系列停下来，是因为人而不是软件的容量用完了。写下每个日期谁做什么，对照每个人的其他安排检查这些日期，并设定复查节点，让系列可以调整或停止。
系列需要而单场研讨会不需要的东西
- 比任何一集都更大的系列目的：服务谁，以及整个季度里他们应有什么改变。
- 一位指名的系列负责人负责决定，并为每个日期设一位单集负责人。
- 团队能够持续的频率，而不是幻灯片上看起来最好的频率。
- 各集共用一套报名和沟通方式。参见网络研讨会系列是一次报名还是分别报名。
- 档案计划，让各集在直播日期之后仍然准确且容易找到。
- 一个复查日期，届时筹委会决定继续、重新设计或停止。
第一个日期之前要确定的事项
| 决定 | 通常由谁负责 | 需要确定的问题 |
|---|---|---|
| 目的与对象 | 系列负责人和项目主管方 | 这是为谁办的？季度结束后他们应能做到什么？ |
| 频率与季度长度 | 系列负责人，并已检查日历容量 | 共几集、多久一集，两季之间间隔多久？ |
| 单集结构 | 议程负责人 | 时长、讲者组合，以及各集如何衔接。参见如何设计连贯的专业学习路径。 |
| 主持人与讲者 | 议程负责人 | 固定一位主持人，还是轮流主持？参见轮换主持人的安排。 |
| 制作支持 | 系列负责人与供应商 | 谁负责平台操作，谁负责主持与审核提问？参见循环线上简报的小型制作团队。 |
| 档案与再利用 | 系列负责人和传讯部门 | 保留哪些集，存放在哪里，保留多久？ |
| 复查与停止规则 | 筹委会或业务负责人 | 什么结果，例如持续的兴趣或后续使用，足以支持继续？参见何时停止或重新设计。 |
确定日期之前先检查日历容量
纸面上看起来轻松的系列，可能与季度结算、其他活动或休假冲突。把每一集的日期，连同之前的准备期和之后的跟进期，放在同一个日历上，并加入每个人的其他安排。
循环日历容量规划工具能显示哪里有一个人同时承担两件事，例如在大型会议期间既是主持人又是系列负责人。
把重复的部分一次规划好
- 每一集重复使用的标准流程单和讲者简报模板。
- 标准时间线：讲者确认、收到幻灯片、彩排、提醒、直播日期、跟进。
- 标准的跟进信息，以及事后分享什么的规则。
- 一个共享文件夹和一套命名方式，让任何团队成员都能找到当前版本。
技术制作留给供应商
主办方统筹平台和制作供应商，但自己并不提供直播或技术制作。请问供应商每集服务包含什么，以及主办方需要提供什么。
把这些写进一份适用于每个日期的简短需求清单，这样更换操作员也不会改变标准。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构制造集团策划六集系列
虚构机构与示意数字，仅用于说明结构。
一家虚构的区域制造集团想为其经销商办每月一次的简报系列，3 月至 8 月共 6 集。传讯经理担任系列负责人。每集由一位产品或营运负责人担任单集负责人。团队把全部 6 个日期放在共享日历上，发现 6 月那集与集团财务结算同一周，而主要主持人那周不在。
他们把 6 月那集推后一周，并指定一位替补主持人。他们还设定在第 4 集之后开复查会议，以报名名单、出席和后续提问作为依据，决定是否继续第二季。
可直接使用
一页系列计划
复制以下内容，在公布任何日期之前，与系列负责人和项目主管方一起填完。
- 系列名称、目的和对象：
- 系列负责人、项目主管方和单集负责人：
- 集数、频率和季度日期：
- 单集形式和时长：
- 主持人和讲者安排：
- 报名和沟通方式：
- 制作支持：平台操作员、主持审核、由谁统筹：
- 每集的准备时间线（讲者确认、幻灯片、彩排、提醒、直播日期、跟进）：
- 日历容量检查的日期、冲突及解决方式：
- 档案与再利用的决定：
- 复查日期及将使用的依据：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 三到四集，一位主持人和一位系列负责人。
- 使用与以往网络研讨会相同的平台和制作供应商。
- 上级保护了准备工作所需的时间。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个同时进行的系列或活动争用同一批人。
- 系列负责人另有重大截止日期，没有人接手各集。
- 每月需要统筹多个部门的主持人、讲者和赞助商。
希望系列按计划一个月接一个月地运行？
循环项目管理可以掌管系列计划、每一集的准备时间线、日历容量视图和复查节点，而内容和讲者仍由您的团队负责。如果需要一次性的决定，会议项目负责人可以作为有限范围的工作来处理。平台操作和制作仍由您的供应商负责。
主办方常见问题
第一季应该有几集？
选一个团队能准备好的数字，并在中途设一个复查节点。较短的第一季更容易复查和调整。
谁应该负责网络研讨会系列？
一位指名的系列负责人，并为每个日期设一位单集负责人。共同负责通常意味着没有人掌握日历。
每一集都需要单独的计划吗？
不需要。使用一份系列计划，加上标准时间线和流程单，再只补充每一集不同的部分。
什么时候应该停止系列？
在第一集之前就确定复查日期和依据，让选择建立在已约定的指标上。参见关于停止或重新设计低价值系列的指南。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。