线上活动聊天区如何管理
聊天区会向所有参加者开放，讲者发言时必须有人盯着。
洽谈聊天区管理规划将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
聊天区管理需要在活动前以书面确定三件事：一位不兼任主持人或讲者的指定管理员、向参加者展示的简短聊天规则，以及处理辱骂、离题或敏感留言的上报途径。
聊天区能做什么，例如私信、附件或导出，因平台和订阅方案而异。请对照供应商的最新文档逐项确认。
把聊天区工作和问答工作分开
聊天区是参加者之间的交流。向讲者提问是另一条独立流程，转交方式见混合活动提问转交流程。
如果同一个人同时盯两边，会议繁忙时问题就会遗漏。请安排两个人，或清楚告诉参加者各个面板的用途。
中等规模会议的分工
| 角色 | 职责 | 交由谁处理 |
|---|---|---|
| 聊天区管理员 | 欢迎参加者、回答简单的后勤问题、隐藏或删除违规留言 | 主持人，处理规则以外的事项 |
| 主持人或制作人 | 在平台上运行会议，并对是否移除参加者作最后决定 | 主办方负责人，处理会员或赞助方问题 |
| 主办方负责人 | 决定敏感事项，例如对讲者或会员的投诉 | 必要时交给委员会主席 |
| 技术支援台 | 处理加入会议和声音问题，让管理员不必分心 | 平台供应商 |
展示给参加者的聊天规则
- 围绕会议主题发言，对其他参加者和讲者保持礼貌。
- 向讲者提问请使用提问面板。
- 不要发布个人资料、他人的联系方式或商业宣传。
- 管理员可以隐藏或删除留言。
- 说明聊天记录是否会被保存、谁会看到。措辞请与贵机构负责隐私事务的人员确认。
上报流程与聊天记录
- 约定管理员可以自行处理的事项：隐藏留言、重申规则，以及在平台允许时移除屡次违规者。
- 约定必须上报的事项：对某个人的投诉、法律或安全方面的疑虑、涉及赞助方的留言。
- 为管理员设一个不在参加者聊天区内的私下沟通渠道，方便迅速协调。
- 向平台供应商询问聊天记录是否保存、谁能导出、保存多久；向隐私负责人询问可以保留什么、用于什么目的。
- 把管理员姓名和关键提示点写进执行流程表。
实例演示 · 虚构示例
某行业公会的线上会员简报会
虚构的机构和数字，仅作说明。
Fictional Plastics Trade Association 举办一场 90 分钟的简报会，约有 220 位注册者。一名职员管理聊天区，另一名职员收集问题，制作人负责运行平台。
第 20 分钟时，一位会员贴出推广自家公司的链接。管理员将其隐藏，重新发布聊天规则，并通过管理员私下渠道告知主办方负责人。负责人认为无需进一步处理，事项记入会后检讨。
可直接使用
聊天区管理工作说明表
在彩排前填写，并发给所有有角色的人。可用建议书征询文件完整性检查器检查您向供应商提出的平台和支援要求是否齐全。
- 聊天区管理员姓名、备用人选及手机号码：
- 独立负责问答的人员：
- 开场展示的聊天规则文字，以及何时展示：
- 管理员可自行隐藏或删除的留言类型：
- 必须上报主办方负责人的事项：
- 管理员私下渠道及成员：
- 此平台是否允许参加者之间私信（对照供应商文档确认）：
- 聊天记录是否保存、谁能导出及保存期限（向平台供应商和隐私负责人确认）：
- 宾客、讲者和赞助方的聊天权限：
- 会后检讨：由谁查看聊天记录，何时完成：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 参加者人数少，大多是主办方认识的人。
- 有职员做过管理员，平台操作也熟悉。
- 会议以资讯为主，争论不多。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 话题有争议，或参加者包括赞助方、监管人员或媒体。
- 聊天、提问和支援台需要多人协调。
- 需要一份书面的管理方案提交给委员会或赞助方。
需要有人帮您安排聊天区管理分工吗？
会议项目负责人可以与您的团队拟定管理分工和聊天规则，向供应商提出平台与记录保存方面的问题，并在彩排时向管理员说明工作。平台及其技术运作仍由您的供应商负责。
主办方常见问题
应该关闭聊天区吗？
这由主办方决定。关闭可以减少风险，但也失去互动。许多主办方选择保留聊天区，配备管理员并订明规则。
参加者发布的内容由谁负责？
请询问贵机构负责法律事务的人员。订明规则、指定管理员并设有上报途径，有助于说明贵方的立场。
需要几位管理员才够？
取决于参加人数和话题的热度。可先安排一位聊天区管理员和一位收集问题的人，再加一位备用人选。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。