简要回答
活动前先定三件事：是否接受现场报名、由谁可以批准，以及签到台记录什么。把这些写在异常处理台的卡片上，避免由恰好站得最近的人临时决定。
容量、餐饮和场地限制由其他方决定。请询问场地方和餐饮供应商还有多少余量，并把他们的回答视为现场报名人数的上限。
先定政策
三选一：不接受现场报名；经指定人员批准后接受；在开放类别中接受，直到设定上限。这个选择由委员会而不是签到台来做。
把政策写在报名页和代表到场指引里，让来宾在来之前就知道。
谁可以批准，依据什么
| 情况 | 批准人 | 签到台记录 |
|---|---|---|
| 受邀来宾但报名记录缺失 | 报名负责人 | 姓名、邀请来源、时间。 |
| 会员没有报名就到场 | 会员或秘书处联系人 | 会员核对、付款途径。 |
| 讲者或赞助方同事 | 议程或赞助方联系人 | 由谁担保。 |
| 不认识的人 | 委员会主席或其代表 | 决定及理由。 |
| 达到上限之后的任何现场报名 | 报名负责人转交主席 | 候补名单或婉拒。 |
签到台记录什么、记在哪里
- 姓名、机构、联系方式、类别、批准人姓名和时间。
- 是否涉及付款或开发票的途径，由财务联系人处理，不在签到台办理。
- 该来宾的胸牌，格式与其他人相同。
- 使用同一份共享记录，这样签到数据核对才能把每位现场报名者与一项决定对应起来。
核对人数
现场报名者获准入场时逐一计数；如果人数超出原先商定的范围，要通知餐饮供应商和场地联系人。餐饮方面请参见饮食人数核对。
实例演示 · 虚构示例
由场地方和餐饮供应商定下的上限
虚构机构与数字，仅作示意。
一个虚构的专业团体有 320 位已报名代表。餐饮供应商和场地方书面确认，无需提前通知即可多接待最多 20 位来宾。
委员会把现场报名上限定为 20 人，由秘书处担任批准人。活动当天来了 14 位，每位都记录了批准人的姓名缩写。人数在上午中段通知了餐饮供应商。
可直接使用
现场报名审批卡与记录表
把卡片放在异常处理台，每位现场报名者都按记录栏位登记。
- 政策（不接受 / 指定人员批准 / 开放至上限）：
- 上限及谁确认了余量（场地方、餐饮供应商）：
- 按情况划分批准人（受邀、会员、讲者同事、不认识的人）：
- 付款或开发票途径及由谁处理：
- 记录栏位：时间、姓名、机构、联系方式、类别、批准人、结果：
- 人数变动时由谁通知餐饮供应商和场地方：
- 候补名单或婉拒时签到台使用的措辞：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 预计现场报名者很少，一个人就能审批。
- 场地方和餐饮供应商已书面给出余量数字。
- 付款或开发票可以在活动后处理。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个类别规则不同，例如会员、赞助方和受邀来宾。
- 必须在当天收款，需要有人先建立收款途径。
- 现场报名人数可能超出场地方或餐饮供应商的承受范围。
希望把现场报名规则商定并向团队说明？
会议项目负责人可以把现场报名政策提交委员会，与场地方和餐饮供应商确认余量，并向签到团队说明谁批准什么、如何记录。请提供目前的报名人数，一起讨论具体范围。
主办方常见问题
到底要不要接受现场报名？
这是委员会的决定，依据场地余量、餐饮和活动性质。要在活动前决定，而不是在签到台上。
现场报名者在哪里付款？
提前与财务商定付款途径，签到台不应临时设置。
现场报名者能拿到相同的胸牌吗？
可以，只要胸牌物料足够。把他们纳入重印流程并使用同样的姓名规则。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。