简要回答
大会文件属于协会的会员和理事：通知、议程、上次会议记录、报告、账目、决议。会议材料则面向代表和公众：议程、讲者资料、赞助商和场地信息。
把它们放在不同的位置，各有指定负责人，并由秘书决定大会文件可以包含什么、谁收到、何时收到。
为什么要分开
为会员准备的文件可能包含决议草案、财务报表或对理事的讨论。公开的会议页面、代表资料袋或共用的活动应用程序，可能让不该看到的人看到。
反过来也会发生：会议的演示文稿混进大会资料包，让会员搞不清楚要批准的是什么。
文件分类
| 文件 | 类型 | 谁可以接收 | 负责人 |
|---|---|---|---|
| 通知与议程 | 大会文件 | 按章程要求发给会员 | 秘书 |
| 上次会议记录、理事及财务报告 | 大会文件 | 会员；确认来宾能否查看 | 秘书 |
| 决议文本与代理表格 | 大会文件 | 会员；确认分发途径 | 秘书 |
| 会议议程与讲者资料 | 公开 | 代表与公众 | 活动团队 |
| 赞助商与参展商材料 | 公开 | 代表与公众 | 活动团队，经协会批准 |
| 代表名单 | 受限 | 仅限协会允许的范围；参见隐私 | 协会 |
| 流程表与场地指示 | 内部 | 筹办团队与供应商 | 活动团队 |
建立分隔的步骤
- 列出大会和会议周边可能出现的所有文件，包括演示文稿、表格和标识。
- 请秘书把每份标为大会文件、公开、受限或内部。
- 建立独立文件夹或独立平台，按标签和负责人设置访问权限。
- 约定大会文件如何送达会员：电邮、会员入口还是现场领取，由协会决定。
- 在发出前检查会议应用程序、网站和代表资料袋里有没有大会文件。
- 会后把大会文件交给协会，公开材料由活动一方归档。
常见陷阱
- 所有文件放在同一个共享文件夹，链接可公开访问。
- 把议程和决议放进代表资料袋。
- 在公开直播或活动应用程序上展示大会演示文稿。
- 最终版发出后，草稿仍留在文件夹里。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会如何分开文件夹
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的化学工程师协会为合办的会员大会与会议保存 31 份文件。秘书把其中 9 份标为大会文件，6 份为受限，其余为公开或内部。
活动团队建立三个文件夹。大会文件夹只有两位编辑，没有公开链接。会议应用程序只提供公开文件夹。前一天，审核人检查代表资料袋，取出一份只限会员的印刷财务摘要。
可直接使用
文件登记表与发放规则
把这些栏位复制到表格中，在文件共享之前与秘书一起填写。
- 文件名称与版本：
- 标签：大会文件、公开、受限或内部：
- 负责人（谁编辑、谁批准）：
- 谁可以接收、何时接收（由秘书确定）：
- 分发途径（电邮、会员入口、现场、印刷）：
- 存放位置及谁有权访问：
- 发放前检查：审核人、日期：
- 会后：交给协会或归档、日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 文件不多，由一个人统一保管。
- 大会和会议本来就是分开的活动，已有各自的文件夹。
- 秘书在发放前审阅每份文件。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 大会嵌在公开议程中，用到应用程序、直播或印刷的代表资料。
- 多个委员会和供应商都处理文件。
- 以往的大会曾泄露文件或发错版本。
想要一份全团队都能照着做的文件方案吗？
会议项目负责人可以与您的秘书一起建立登记表，设置文件夹和发放检查，并协调谁负责检查代表资料袋、应用程序和屏幕。大会文件包含什么、谁能看到，仍由协会决定。可在职责矩阵中记录负责人。
主办方常见问题
会议应用程序可以显示大会议程吗？
必须得到秘书同意。许多协会通过自己的途径发送大会文件，应用程序只放公开信息。
赞助商可以看到大会文件吗？
这由协会决定。默认情况下，赞助商只可访问公开材料文件夹。
大会文件之后由谁保管？
协会。参见交还记录。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。