简要回答
会员大会记录属于协会。会后，活动团队列出自己持有的内容，把每一项交给指定的记录保管人，取得确认收讫，并仅按协会指示删除或销毁自己的副本。
要在会前约定的日期内完成，以免记录留在供应商的邮箱或共享文件夹里。
哪些算大会记录
常见项目有签到表、代理表格、选票或电子投票导出文件、最终议程和文件、任何录像、桌边笔记以及出席者名单。其中哪些协会必须保留、保留多久，由秘书及其顾问说明。
交还对照表
| 项目 | 持有人 | 交给 | 活动团队自己的副本 |
|---|---|---|---|
| 签到表与出席者名单 | 报到团队 | 秘书 | 按协会指示处理 |
| 收到的代理表格 | 报到团队或秘书办公室 | 秘书 | 按协会指示处理 |
| 选票或电子投票导出文件 | 计票员或平台供应商 | 秘书或主席 | 除非协会要求，否则不保留 |
| 录像或直播存档 | 视听或平台供应商 | 指定的记录保管人 | 供应商按指示删除，并提供书面确认 |
| 最终文件与演示文稿 | 活动团队 | 秘书 | 只归档公开项目 |
| 会议照片 | 摄影师 | 协会，由其决定用途 | 按协会指示处理 |
交还步骤
- 会前询问秘书每类记录由谁保管，什么格式，何时之前交付。
- 会议一结束，立即在报到台和会场收齐所有项目，纸质项目封入有标签的信封或箱子。
- 把项目列入移交记录表，注明数量和格式。
- 交给指定的人，并取得签名或电邮的确认收讫。
- 请持有副本的供应商，例如视听或平台供应商，书面确认所持内容，并按指示删除。
- 结案：记录日期、接收人，以及经协会许可而保留的副本。
常见陷阱
- 记录留在活动团队的邮箱或个人手机里。
- 没有确认收讫，遗失的项目无从追查。
- 未经协会决定就保留录像用于宣传。
- 在协会确认保存要求之前就丢弃代理表格或选票。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会如何收回记录
虚构机构与数字，仅作说明。
一场 190 人出席的大会结束后，虚构的园景建筑师协会的报到团队手上有两张签到表、24 份代理表格和一台存有出席者名单的笔记本电脑。平台供应商持有一段录像。
秘书事先要求在五个工作日内交齐。活动负责人封好纸质项目，发出移交记录表，并在协会复制录像之后请供应商确认删除。秘书以电邮确认收讫。
可直接使用
会员大会记录移交表与清理清单
把记录表复制到表格中。每个项目填一行，并把确认文件放在一起。
| 项目 | 格式与数量 | 移交前持有人 | 交给（姓名、职务） | 日期与时间 | 确认收讫（签名或电邮日期） | 活动方副本：保留、删除或交还，按指示 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 签到表 | 纸质，2 张 | 报到负责人 | ||||
| 代理表格 | 纸质，数量 | 报到负责人 | ||||
| 出席者名单 | 电子文件 | 活动负责人 | ||||
| 录像 | 平台存档 | 供应商 | ||||
| 最终文件 | 电子文件夹 | 活动负责人 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 秘书亲自收齐会场里的一切。
- 记录很少，没有外部供应商持有副本。
- 协会已有记录管理程序。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个供应商持有副本，例如视听、平台、摄影。
- 涉及投票材料或录像。
- 上一届大会把记录留在好几个地方，没人找得到。
想从一开始就规划好交还吗？
会议项目负责人可以在会前与您的秘书约定记录保管人和期限，维护移交记录表，向供应商收集确认，并在大会后结案。必须保留什么、保留多久，由协会决定。更完整的收尾安排请参见交接资料包。
主办方常见问题
活动团队可以保留出席者名单的副本吗？
必须得到协会的书面同意。否则交出名单，并按指示删除活动方的副本。
录像归谁所有？
请询问协会。会前与供应商约定，包括删除以及活动后的任何使用。
记录要保存多久？
保存期限由协会依据章程和任何适用的法律确定。活动团队按指示办理。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。