简要回答
邀请应分轮发送，而不是一次全发：先邀请参与塑造活动的人，再邀请最可能出席的人，最后才是更广的名单。每一轮都有各自的信息、负责人、日期，以及下一轮发送前需要剔除哪些人的规则。
顺序很重要，因为早期回复会改变后面的说法，而已经报名或已经婉拒的会员，不应再收到下一次提醒。
根据自己的会员数据划分轮次
先用记录里已有的分类：委员会成员与往届讲者、曾经出席的会员、符合目标对象但没有出席过的会员，以及不活跃或联系会员。规划阶段只用标签，不用姓名。
不要照搬其他协会的轮次规模。上一届活动的报名记录会告诉您哪些群体回应了，以及回应得多早。
四轮邀请及每一轮的作用
| 轮次 | 对象 | 信息重点 | 负责人 | 下一轮前需剔除 |
|---|---|---|---|---|
| 1. 共同塑造者 | 委员会、往届讲者、分会负责人 | 征求对议程的意见，请他们邀请同事 | 活动负责人 | 已回复或已报名者 |
| 2. 可能出席者 | 近期出席过的会员 | 日期、主题、报名链接、今年的新内容 | 秘书处 | 已报名、已婉拒、已选择不再接收者 |
| 3. 目标对象 | 符合对象但以往未出席的会员 | 这一届与其职务的关联；只提出一个明确行动 | 秘书处，信息署委员会成员姓名 | 已报名、已婉拒、已选择不再接收者 |
| 4. 其余名单与合作团体 | 其余会员、合作团体 | 更简短的通知，请合作团体按其自身审批转发 | 活动负责人 | 不符合资格或已被联系两次者 |
间隔与措辞规则
- 把每次发送定为有日期的决定，写明发送人，可使用邀请序列规划工具或电子表格。
- 从报名截止日倒推各轮间隔，再对照会员日程和公共假期检查。
- 每一轮都要更换信息。一模一样的邮件重复发送只是提醒，不是新的出席理由。
- 第二轮之后设一个简短的检视点，决定第三轮的措辞是否要调整。
先过滤，再发送
每次发送前，先剔除已报名、已婉拒、已选择不再接收的会员，以及被标记为不符合资格的人，例如已确认的讲者。请向数据负责人确认“不再接收”的选择如何记录，以及发送当天由谁核对名单。
发送的决定权在贵组织。工具可以保存序列表，但每一轮都应由人批准。
实例演示 · 虚构示例
某专业协会的邀请轮次计划
虚构组织与数字，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Jurutera Logistik 为一场一天的论坛准备了约 900 名会员的名单。秘书处给四个群体加上标签，第一轮发给委员会，请每人带一位非会员同事。
第一轮之后，委员会建议因学校假期把报名截止日推迟一周。秘书处更新第二至第四轮的日期，并把变更记在序列表里，让之后每次发送都使用新的截止日。
可直接使用
会员邀请序列表
每一轮复制一个区块，在发送前填完。
- 轮次与群体标签：
- 包含哪些人（名单来源及提取日期）：
- 信息重点及要求的一个行动：
- 发送人与批准人：
- 发送日期与时间：
- 剔除：已报名／已婉拒／不再接收／不符合资格，核对人：
- 检视点，以及什么情况会改变下一轮：
- 此群体的停止规则（见邀请拓展停止条件）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您有一份干净的会员名单，并有一位负责发送的人。
- 上一届使用过相同的分类，并保留了报名记录。
- 委员会已同意由谁批准措辞。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 名单分散在多个分会或合作团体，没有人持有合并的过滤名单。
- 邀请依赖各自用自己方式发送的委员会成员。
- 时间紧，每一轮都需要有名有姓的负责人和有日期的决定。
需要有人来推进邀请顺序的决定吗？
会议项目负责人可以管理轮次计划，向每次发送的负责人跟进，把过滤核对排进日程，并把检视点带到您的委员会。信息措辞和最终批准仍由贵组织决定。
主办方常见问题
协会应该分几轮邀请？
没有标准数字。有多少个出席理由不同的群体，就分多少轮，不必更多。常见的做法是三到四轮，但应由您自己的群体划分来决定。
委员会成员应在普通名单之前联系吗？
通常是的，因为他们的回复会影响信息内容，许多会员也会回应熟悉的同行。请记下您对他们的请求，免得他们不知所措。
谁负责过滤名单？
每次发送指定一位负责人。确认报名、婉拒和不再接收的记录是在一处还是多处，并在发送当天再核对一次。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。