简要回答
把保密当作议程设计的决定，而不是门口的一张告示。先决定哪些环节封闭、由谁确认内容标识，以及会议室、资料、录影和参会名单如何依标识处理。
什么算保密、哪些可以告诉伙伴，由法务、合规或信息负责人决定。活动方案只负责执行他们的决定。
先标识内容，再排议程
请每位讲者把内容分为公开、仅限伙伴、仅限指定人员三类。标识要由指定的内容负责人确认，不能只由讲者自己说了算。
如果一位讲者既有公开内容又有封闭内容，就拆成两个环节。同一环节中途切换，是泄漏最常见的来源。
标识在实际中带来哪些改变
| 方面 | 公开环节 | 仅限伙伴环节 | 向负责人提出的问题 |
|---|---|---|---|
| 会议室与时间 | 任何会议室，开放入场。 | 独立会议室或封闭时段，门口核对入场。 | 谁负责核对入场，依据哪份名单？ |
| 幻灯片与资料 | 活动后可以分享。 | 加标记、编号，或仅现场展示，不外发。 | 伙伴可以保留副本吗？条件是什么？ |
| 录影与拍照 | 由主办方决定是否允许。 | 逐场决定，并在环节开始前宣布。 | 谁批准媒体的例外？ |
| 参会名单 | 可以汇总展示。 | 由主办方保管；先查伙伴同意了什么。 | 仅限伙伴的名单是否会给其他参会者看？ |
| 提问与聊天 | 正常主持。 | 主持人事先了解哪些内容不能讨论。 | 遇到超出范围的问题，主持人怎么说？ |
环节之间的人员流动
保密内容往往不是在会议室里泄漏，而是在走廊上。规划茶歇时，不要让公开环节的参会者、媒体和伙伴在显示着封闭幻灯片的屏幕旁一起排队取咖啡。
向工作人员和场地团队说明哪些会议室是封闭的，以及遇到未登记的人在门口该怎么说。
策划团队的步骤
- 向内容负责人和法务或合规团队索取分类方案，以及谁有权批准。
- 收集讲者的内容标识，并在议程草稿上为每个环节标注。
- 拆开混合环节，把封闭时段集中排在一起，减少人员流动。
- 为每种标识规定资料、录影和参会名单的处理规则，并记录在活动需求说明和决策记录中。
- 在活动前以书面向讲者、主持人、接待人员和场地人员说明。
常见出错之处
- 讲者在活动前一晚往公开环节加了一页路线图幻灯片。
- 登记系统在签到时把完整参会名单显示在共享屏幕上。
- 活动后的邮件把完整幻灯片发给了所有参会者。
- 封闭茶歇期间，媒体和伙伴在同一个咖啡队伍里。
实例演示 · 虚构示例
虚构支付软件公司的一日伙伴活动
虚构机构与数字，仅作示意。
Bayar Contoh Sdn Bhd（虚构）举办一日活动：上午向伙伴和受邀媒体公开，下午为约60位伙伴负责人举行封闭会议，内容是产品路线图和价格调整。
团队把路线图讲者原本放在公开环节的幻灯片移到封闭的下午，安排一名工作人员在下午会议室门口核对姓名，并设定活动后邮件只向媒体发送上午的资料。法务团队在两周前书面确认了各项标识。
可直接使用
给内容与法务负责人的保密问题清单
把这些问题交给拥有决定权的人，并依据他们的书面答复来规划活动。
- 哪些环节或幻灯片含有尚未公开的信息？每项的指定负责人是谁？
- 将使用哪些分类标识，由谁为每位讲者确认？
- 伙伴可以保留或分享幻灯片吗？如果可以，是哪些，条件是什么？
- 公司与伙伴之间有没有相关协议影响哪些内容可以说？由谁来解读？
- 封闭环节可以录影或拍照吗？由谁来做？
- 参会者的姓名和公司可以向其他参会者或在资料中展示吗？
- 遇到超出可讨论范围的问题，主持人应怎么说？
- 临时更改标识由谁批准，最迟何时？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一两个环节封闭，内容负责人明确。
- 伙伴对保密信息已有清晰条款。
- 场地有容易分隔的会议室。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 公开与封闭内容分散在很多讲者和团队中。
- 媒体、伙伴和客户在同一天出席。
- 团队里没有人能说清楚由谁确认可以分享什么。
需要按同一套规则规划公开与封闭环节吗？
会议项目负责人可以把保密问题清单交给您的内容与法务负责人，依据他们的书面答复编排议程和会议室，并向讲者、接待人员和场地人员说明。项目负责人协调方案，不决定什么属于保密。
主办方常见问题
谁来决定什么算保密？
由内容负责人与您的法务或合规团队决定。活动团队负责索取书面决定并据此规划。
公开与封闭环节可以在同一间会议室举行吗？
可以，但需要明确的休息间隔和中间的入场核对，分开会议室更简单。请向场地询问转换所需的时间。
活动后分享的资料怎么办？
只向每个群体发送其标识所允许的资料。分发名单要在活动前准备好，而不是事后。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。