简要回答
在复制任何内容之前先停一下。把公开资料、属于雇主的材料，以及属于您或供应商的内容分开，并问清楚雇主那边谁有权批准使用。
是否可以使用任何材料、以何种形式使用，是需要向雇主的传讯、法务或隐私联系人请教的问题。您要做的是帮客户以书面提出正确的问题，并提供一个不需要保密材料的版本。
已知与未知
先列出材料，再谈决定。任何标为保密的内容，在合适的人书面同意之前都不能使用。
| 已知 | 未知 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 客户想用哪些文件，如预算文件、简报和参会者名单 | 其中哪些带有保密标记或受协议约束 | 客户，连同雇主的文件负责人 |
| 材料中是否含有参会者或员工的个人数据 | 能否为此用途再次使用 | 雇主的数据保护或法务联系人 |
| 客户的职务和雇佣条款对对外使用有何规定 | 客户能否代表雇主发言 | 雇主的传讯或法务联系人 |
| 供应商或项目负责人做了哪些贡献，条件如何 | 其中是否有对供应商保密的部分 | 供应商协议的签署人 |
| 哪些已经公开，如媒体报道和活动网站 | 这些来源是否足够支撑演讲 | 客户；主办方的传讯负责人 |
谁有权决定
雇主决定其哪些材料可以分享、以何种形式分享。即使活动归客户所有，客户也不能单独决定。项目负责人对雇主的材料没有任何权限。
是否允许使用，以及保密或数据保护条款的含义，都是需要向雇主的法务、传讯和隐私联系人请教的问题。项目负责人可以协助准备申请，以及一个避开问题的版本。
- 使用雇主的文件或数字：雇主的传讯和法务联系人。
- 使用参会者或员工个人数据：雇主的数据保护联系人。
- 使用供应商材料：供应商，依其协议。
- 案例的最终措辞：客户，经雇主批准后。
现实的选项，包括暂停或缩小规模
选项由最谨慎到最开放排列。只用公开信息制作演讲是真实的选择。
| 选项 | 涉及的工作 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 只使用公开信息 | 以活动网站、议程和公开报告制作演讲。 | 细节较少，但这些来源无需雇主批准。 |
| 就指定项目申请书面批准 | 列出每个项目，请雇主批准或拒绝。 | 需要时间，批准可能只是部分。 |
| 匿名化或概括 | 去掉名称、金额和日期，前提是雇主同意这样已足够。 | 是否足够由雇主而非客户决定。 |
| 写一个明确标示为虚构的综合案例 | 用虚构数字描述一个典型情境，并标明虚构。 | 对保密而言安全，但不够具体。 |
| 不写 | 演讲改谈其他主题。 | 失去这个例子，但不披露任何内容。 |
谁对谁说什么
以书面向雇主提出申请，并逐一写明每份文件。项目负责人不应把这些材料转发给任何人。
客户写给雇主联系人的简短模板：
- 我受邀在[会议]于[日期]介绍[活动]。我希望使用以下项目：[清单]。
- 请书面确认我可以使用哪些项目、以何种形式，以及最终文本是否需要有人审阅。
- 除非获得您的书面批准，我只会使用公开信息。
后续跟进与防止再发生
实例演示 · 虚构示例
虚构的客户与内部预算简报
机构和数字均为虚构，仅作说明，并未描述任何真实的雇主或客户。
一家虚构制造集团的区域总监想在行业会议上，以一场300人的内部论坛为例做分享。材料包括带供应商价格的预算简报，以及标注为内部使用的参会者名单。
项目负责人请客户把申请交给集团的传讯和法务联系人，并提出协助起草。等待期间，客户用公开议程准备一个版本，仅在集团批准时才把数字换成范围。若申请被拒，客户改用标明虚构的综合案例。
可直接使用
给雇主传讯与法务联系人的问题清单
客户附上文件清单一并发送。项目负责人不转发任何材料。
- 清单中的文件哪些可以使用（如有），以何种形式？
- 可以点名雇主，还是必须匿名？
- 能否使用任何数字？若能，用确切数字、范围，还是完全不用？
- 是否有项目含有参会者或员工的个人数据，能否在此再次使用？
- 客户代表雇主发言是否需要批准？
- 谁审阅最终文本或幻灯片，何时完成？
- 案例应如何提及供应商或项目负责人？
- 需要记录什么，以证明已获批准？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 演讲可以只用公开信息制作。
- 雇主的审批途径清楚且快捷。
- 材料不含个人数据。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 客户需要的细节只在雇主文件中。
- 多方拥有部分材料，包括供应商和赞助商。
- 客户不确定谁有权批准。
想在分享任何内容之前先整理材料吗？
项目负责人可以把项目文件分成公开、雇主所有和供应商所有三类，协助客户起草给雇主的书面申请和问题清单，并准备只用已批准或公开材料的版本。规划诊断可以审视委托条款对项目材料再利用的规定。批准的决定仍由雇主和您的顾问作出。
主办方常见问题
去掉公司名称，其余内容可以用吗？
不能凭自己判断。匿名是否足够由雇主决定。使用任何内部数字或名单之前，先书面询问。
如果客户说活动本来就是他们的呢？
活动归属并不决定文件或参会者数据归谁。应把问题交给雇主的联系人。
项目负责人可以自己发布案例吗？
只能在客户书面批准并经同样核对之后。本页不涉及供应商发布关于客户的材料。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。