简要回答
新闻稿设一位撰稿人、一位事实核对人、一位指定批准人，以及固定的审阅名单，按固定顺序并附截止时间。有人签字之前先冻结一个版本，并且只发送冻结版本。
被引述者确认自己的话，赞助商确认自己被如何称呼，涉及法律或受监管主张的内容，交给有资格的审阅人。
按顺序的审批
每位审阅人只核对一件事。如果人人审阅所有内容，就没人对准确性负责，文件会同时朝四个方向被改动。
按下列顺序推进，有分歧时先解决再往下走。
| 步骤 | 审阅人 | 核对内容 | 产出 |
|---|---|---|---|
| 1. 事实核对 | 秘书处或项目负责人 | 姓名、头衔、日期、场地、数字、议程 | 标注的草稿 |
| 2. 被引述者 | 每位被引述者 | 本人的话和头衔 | 带日期的书面同意 |
| 3. 赞助商 | 赞助商联络人 | 名称呈现方式，对照赞助权益 | 带日期的书面同意 |
| 4. 专业审阅 | 必要时的法务或行业审阅人 | 涉及法律、监管、安全、健康或财务的主张 | 通过或修改后的措辞 |
| 5. 最终批准人 | 一位指定人员 | 冻结版本 | 已签字的版本号 |
先冻结，再发送
- 把所有审阅人的修改汇集到一份主稿中，由一人负责接受或拒绝。
- 把结果存为带编号的版本，并告诉所有审阅人签的是哪一版。
- 冻结后如有人要求更改，建立新版本，仅退回给受影响的人。
- 如果新闻稿有多种语言版本，用会议资料与翻译版本检查器检查，让各译文与已签字主稿一致。
- 只发送已签字版本，并在档案中记录日期、名单和发送人。
引述、禁发时间与更正
每条引述都需要被引述者对确切措辞的书面同意。发送前与收件人商定发布时间并记录，做法见消息禁发约定沟通和引述内容审批流程。
发出后如发现错误，由最终批准人决定是否发更正、发给谁、怎么写，步骤与文字错误更正流程相同。
赞助商的提及
新闻稿中的赞助商名称应遵循已签署的权益，与赞助商标志审批所用的一致。协议未提及媒体露出的，书面询问赞助商并记录答复。
活动团队负责协调措辞，不承诺报道或赞助成效。
实例演示 · 虚构示例
某虚构的议程与主讲嘉宾公告
机构与数字均为虚构，仅作示意。
某虚构医疗行政人员论坛起草了一份宣布主讲嘉宾和两家赞助商的新闻稿。事实核对发现场地名称已更改，主讲嘉宾也要求缩短她引述中的一句话。
一家赞助商要求标志顺序依协议排列。稿中含一项健康方面的主张，因此先交给行业审阅人，最终批准人才签署第3版，并且只把该版发送给媒体名单。
可直接使用
新闻稿审批路线表
复制到共享文档，填入姓名和日期，并与新闻稿一起保存。
- 撰稿人、事实核对人和最终批准人（姓名）：
- 审阅顺序及每位审阅人的截止时间：
- 被引述者及带日期的书面同意：
- 提及的赞助商、措辞对照权益的核对结果及带日期的书面同意：
- 是否需要专业审阅？（法务、行业）姓名及答复：
- 冻结版本（编号与日期）及签字人：
- 译文已与已签字主稿核对一致：
- 已与收件人商定的禁发或发布时间：
- 分发名单、发送人及发送日期：
- 发现错误后的更正负责人和流程：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 一份简短新闻稿，只有一位被引述者。
- 批准人当天可联系。
- 不涉及赞助商或专业主张。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 审阅人多、语言多，发布时间又紧。
- 赞助商、讲者和官员都要审批各自的内容。
- 此前曾有新闻稿发错版本。
需要有人替您跑审批流程吗？
会议项目负责人可以设定审阅顺序，只把各审阅人需要核对的部分发给他们，收集书面同意，冻结版本并管理发送名单。措辞和签字仍由您的批准人负责。
主办方常见问题
谁适合作为最终批准人？
一位有权代表机构发言的人，如主席、秘书长或传播主管，并事先指定。
所有被引述者都要看全文吗？
他们需要确认自己的引述及其上下文。发全文最简单，但如果新闻稿属保密，也可只发相关摘录。
新闻稿时间非常紧怎么办？
要在事前缩短链条，而不是当天赶：指定一位副批准人，并约定紧急稿件当天回复。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。