简要回答
客户配合事项清单列出供应商要按时交付，主办方必须提供或决定的一切：内容、批准、权限、名单、付款和签核。每项都有负责人、到期日，以及它所解锁的供应商任务。
它是双向的：既让供应商看到您欠他们什么，也让您看到自己哪一项迟交拖住了对方的工作。
哪些算配合事项
- 内容：讲者简介、场次标题、标志、幻灯片模板、网站和证件文案。
- 决定：议程顺序、场地布置、菜单选择、报名字段。
- 批准：样稿、平面图、流程表、预算。
- 权限：场地联络人、系统、账号、供应商的安保许可。
- 信息：最终人数、饮食和无障碍需求、讲者行程细节。
- 协议中约定的付款，可能解锁供应商的任务。
清单的栏目
| 栏目 | 记录内容 |
|---|---|
| 配合事项 | 主办方提供或决定的事项。 |
| 负责人 | 您这边的具体人员，而不是委员会。 |
| 需要日期 | 供应商需要它的日期，由供应商说明。 |
| 解锁 | 没有它就无法开始的供应商任务和里程碑。 |
| 状态 | 未开始、进行中、已交付、已接受。 |
| 若迟交 | 供应商说会有什么顺延，例如交付延后或额外费用。记为供应商的说法。 |
| 交付日期 | 日期及交付方式。 |
如何建立清单
与里程碑的关系
每项配合事项都应排在交付里程碑附表里某个里程碑之前。如果一个里程碑没有列出任何配合事项，通常说明还没有人想过它需要什么。
迟交的配合事项是否改变任何一方在协议下的权利，属于法律顾问的问题。清单记录日期和事实，使这个问题可以有凭有据地提出。
实例演示 · 虚构示例
证件印刷因缺少参会名单而受阻
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的协会订了报到供应商，要求在活动前七天交付证件。供应商列出三项配合事项：第14天前提供最终报名名单、第12天前批准证件版面、提供现场联络人姓名。
报名负责人掌握名单，但在等两位尚未确认出席的委员。清单显示名单是唯一拖住该里程碑的事项。秘书当天致电两位委员，第13天交出名单并告知供应商。供应商通过消息确认，延迟一天仍在交付日期之内。
可直接使用
客户配合事项清单
每项一行。每周检查，并与每家供应商共享同一版本。
| 配合事项 | 负责人 | 需要日期 | 解锁（供应商任务） | 状态 | 若迟交（供应商说明） | 交付日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 最终讲者简介 | 未开始／进行中／已交付／已接受 | |||||
| 平面图批准 | 未开始／进行中／已交付／已接受 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商不多，您这边团队小。
- 配合事项大多是您自己掌控的内容。
- 有一位同事每周检查清单。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 委员会、部门和赞助方之间有许多负责人。
- 供应商不断反映因输入迟交而延误。
- 批准要经过几个人才到达供应商。
需要有人让双方都按进度走？
会议项目负责人可以与供应商一起建立清单，为您这边指定负责人，每周追进各项输入，并显示任何迟交事项对里程碑的影响。延误是否影响协议下的任何权利，由您的法律顾问判断。
主办方常见问题
每项配合事项应该由谁负责？
一位能交付或能决定的具体人员，而不是委员会。如果决定需要委员会，负责人就是在某日期前把议题提交委员会的人。
要不要把清单分享给供应商？
要。分享同一版本，便于确认日期，并看出每项迟交事项拖住了什么。
供应商说我们的延误增加了他们的成本怎么办？
请对方书面说明影响，记为其说法，并走变更流程。是否改变协议下的任何事项，由法律顾问判断。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。