核对并统一冲突的活动文件版本

先冻结，再比对

请所有人停止编辑，并把他们实际使用的那份副本发给您。记下每份最后保存的时间和发送人。

在大家还在改文件时就开始合并，只会追着一个不断移动的目标跑。

逐行比对，而不是逐个文件比对

把几份副本并排放好，每处差异列成一行：项目、各份副本的内容，以及谁会受影响。开始时间的差异比措辞的差异重要得多。

把差异分成三类：错误（某份副本单纯写错）、更新（某份副本含有较新的有效改动）和待决事项（尚未有人决定）。

每项差异由谁裁定

• 错误：由资料来源登记表中该信息的负责人裁定。
• 更新：查看已批准文件登记表和版本记录，确认哪项改动获得批准。
• 待决事项：交给指定的决策负责人，并把答案记入决策记录。
• 凡涉及安全、法律或合同条款的内容：先交给有资格的一方，例如场地、法律顾问或供应商合同，再作更改。

发出唯一的更正版本

1. 以主文件为基础制作更正版，只采用已裁定的差异。
2. 给它新的版本号和日期，并在顶部列出改动。
3. 发给持有任何一份冲突副本的所有人，请对方书面确认。
4. 在记录中把其他版本标为已撤回，并请供应商删除或归档。

弄清楚为什么会发生

活动结束后，记下副本是如何分歧的：邮件附件、离线编辑、口头更改，还是第二个文件夹。加一条规则，防止下次再走这条路。