简要回答
保护共享活动表格的方法，是把单元格分成三类：应由人填写的输入项、不可更改的公式，以及只能经决定才变动的已批准数字。
锁定第二类和第三类，指定谁能解锁，并由负责人保留一份未保护的副本。
把每一列归入三类
- 输入项：有人可以合理更新的数值，例如确认的人数或收到的报价。
- 计算项：公式，例如总成本或剩余余额。
- 已批准项：经决定签批的数字，例如议定的预算上限。
锁什么，对谁锁
计算项和已批准项对所有人锁定，只有负责人和一位指定代理人可以解锁。输入项开放给提供该输入的人。
如果工具允许按人设定范围，只给每位供稿人其自己的范围。如果不行，就让每位供稿人使用自己的输入表，再由负责人合并。
让锁定的单元格一目了然
输入单元格用一种固定颜色，锁定单元格用另一种，并在顶部附上颜色说明。在已批准数字旁加一句备注，写明谁批准、何时批准。
看不见的保护，常常会被赶时间的人关掉。
保护不等于管控
受保护的单元格，能解锁的人仍可修改。要严格控制解锁权限，并把每次解锁记入版本记录。
保护也无法阻止两个人各自在不同副本上工作。统一资料来源的规则依然适用。
共享前的检查
- 以供稿人身份测试：尝试编辑公式和已批准的单元格。
- 检查隐藏的工作表、隐藏的列和外部链接。
- 确认输入留空或误填为文字时，总数仍能正常计算。
- 共享前保存一份基准版本，以便日后比较。
实例演示 · 虚构示例
五个人共用的预算表
以下机构和数字均为虚构，仅作示例。
一个虚构的物流论坛有一份预算表，由财务、议程负责人和三位筹委会成员编辑，活动为一天、约 200 名代表。一位成员调整餐饮项目时，不小心覆盖了小计公式。
修正后，表格里餐饮人数和报价金额为绿色输入格，小计和差额为灰色锁定格，已批准的上限为蓝色锁定格，并附上筹委会会议记录编号。只有财务和代理人能解锁灰色和蓝色单元格。
可直接使用
字段保护检查清单
每份共享表格在发出前按此清单逐项检查。
- 每一列都标明为输入项、计算项或已批准项。
- 计算项和已批准项已锁定。
- 只有指定负责人和代理人能解锁，其他人不能。
- 每位供稿人只能编辑自己的输入范围或工作表。
- 顶部有清楚的颜色说明和批准备注。
- 已检查隐藏工作表、隐藏列和链接。
- 已以供稿人身份测试，包括留空和输入文字。
- 已保存带版本号和日期的基准版本。
- 之后的任何解锁都记入变更记录。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 由一个人负责表格，供稿人很少而且彼此熟悉。
- 表格工具支持范围保护，负责人已测试过。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个机构编辑同一份预算或供应商跟进表，而总数会影响决定。
- 表格已被覆盖过一次，筹委会对数字失去信心。
想让关键表格设置妥当并保持整洁吗？
会议项目负责人可以与您的负责人一起设置共享表格，约定谁可以改什么，并在每次筹委会会议前核对数字。任何数字的批准权仍属于您的筹委会。
主办方常见问题
应该给整个文件设密码吗？
文件密码只限制谁能打开，并不能阻止供稿人覆盖单元格。应保护范围，并管理谁能解锁。
有人离线使用副本怎么办？
把离线副本视为副本。请供稿人只发送输入内容而不是整个文件，由负责人合并到主文件。
保护功能能隐藏私人资料吗？
并不可靠。如果表格含个人资料，共享前请先问数据保护联络人，并把这类资料排除在一般工作表之外。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。