简要回答
先画一张图，而不是先订政策。对每个环节，列出录下什么、谁出现在画面中、展示谁的资料，以及之后谁可以使用录像。
这张图随后变成一组问题，交给能做决定的人：讲者、赞助商、供应商和您的法律顾问。主办方负责统筹这些答复，不对法律作出裁断。
常被混在一起的四个层面
| 层面 | 涵盖内容 | 向谁询问 |
|---|---|---|
| 讲者内容 | 演讲、幻灯片、演示、讲者的形象和声音 | 每位讲者，活动前以书面形式 |
| 第三方资料 | 幻灯片中的照片、音乐、数据、图表和引文 | 讲者，讲者可能需要向版权方确认许可 |
| 现场观众与远程参与者 | 镜头拍到的观众、口头提问、聊天消息、投票 | 您的法律或隐私顾问；确认需要哪些告知 |
| 录制与回放的使用 | 文件归谁所有、存放在哪里、谁能使用、使用多久 | 您与供应商的合同及法律顾问 |
谁负责权利问题
权利问题属于主办方的管理机构或其法律顾问，而不是视听供应商或线上主持人。项目负责人可以收集事实并准备问题。
请顾问确认讲者、观众和远程代表需要哪些告知、同意和协议。不要因为讲者列在议程上，就假设许可已经存在。
每个环节的决定
- 仅直播：播出但不保留。
- 直播并录制：保留用于回放或存档。参见会议结束后是否应继续提供回放。
- 仅为主办方记录而录制，不提供回放。
- 不录制：会场不架设镜头，或该环节被排除在拍摄之外。
给讲者的问题
- 主办方可否直播您的环节、录制，还是两者皆可？
- 可否向远程代表展示您的幻灯片，并保留在回放中？
- 您的幻灯片里是否有他人拥有的图片、音乐或数据？您是否已获许可在线上展示？
- 录像可以提供多长时间，面向哪些人？
- 您是否希望在发布前审看录像，截止何时？
- 您的演讲中是否有希望排除在录制之外的部分？
给供应商和顾问的问题
- 录制文件归谁所有，活动结束后谁保留副本？
- 录像存放在哪里、保留多久？请供应商以书面写明。
- 代表在报名时和进场时应看到什么告知？请顾问批准措辞。
- 远程代表的提问和聊天消息如何保存，谁能查看？
- 如果讲者在活动后撤回同意，会怎样处理？
实例演示 · 虚构示例
一个虚构法律教育论坛如何梳理录制安排
虚构机构与示意数字。任何法律结论均由论坛自己的顾问作出。
虚构的 Forum Pendidikan Undang-undang Contoh 共有 12 个环节。秘书处向每位讲者发出涵盖直播、录制和幻灯片的同意书。10 位讲者两者都同意；1 位仅同意直播；1 位两者都拒绝，因此该环节不直播。
秘书处的法律顾问在议程发布前审阅了报名告知和供应商协议。对照表显示 10 个环节为直播并录制，1 个仅直播，1 个不录制。
可直接使用
录制权对照表与问题清单
每个环节复制一行，发送上述讲者和供应商问题，并请顾问审阅告知文字。
| 环节 | 可直播？ | 可录制？ | 共享幻灯片？ | 已核对第三方资料？ | 回放期限 | 审核人 | 顾问备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 开幕主旨演讲 | 待确认 | 待确认 | 待确认 | 待确认 | 待决定 | 议程负责人 | |
| （加入您的环节） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程较小，讲者不多，顾问提供了简单的同意书。
- 供应商合同已写明所有权和存放。
- 管理机构对录制有明确政策。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 讲者、赞助商或外部贡献者很多，立场各不相同。
- 保密或仅限会员的环节混在同一份议程中。
- 没有人请顾问把告知、同意书和供应商合同放在一起审阅。
希望权利问题得到收集和跟进？
会议项目负责人可以建立对照表，发出并跟进讲者和供应商的问题，把答复汇成一份交给您的法律顾问，并在议程锁定之前保持表格最新。法律结论仍由您的顾问作出，录制本身仍由您的视听供应商负责。
主办方常见问题
主办方可以默认全部录制吗？
不要这样假设。请向法律顾问确认讲者、观众和远程代表需要什么同意和告知，并在议程发布前以书面确认答复。
幻灯片需要单独核对吗？
幻灯片可能含有他人拥有的资料。请讲者确认，凡是在线上和回放中展示的内容，他们都已获得许可。
活动后谁保管录像？
请写入供应商协议和主办方自己的记录。请供应商以书面确认存放和删除安排。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。