简要回答
在公布议程之前，为每个环节确定保密规则，指定一位负责人，并在讲者和代表到场前以书面告知规则。然后让所有后勤安排（录制、参会名单、资料、记录、会场内的供应商）都服从这条规则。
某个案例能否讨论，是讲者自己的律师或案例所属机构要回答的问题。主办方负责收集这些答复，并与计划放在一起。
保密通常在哪里出问题
案例环节的泄露多数出在后勤而非故意：录制一直开着，幻灯片群发给所有人，参会名单印出了雇主，或者供应商技术人员留在会场里。
你选的规则，只有在实体与数字安排都配合时才有效。
每个环节单独定规则，而不是全论坛一条
| 环节类型 | 可考虑的常见规则 | 对筹备的影响 |
|---|---|---|
| 公开座谈，议题为已公布的封闭事项 | 可公开记录，仅用公开来源 | 可能允许录制和社交媒体；讲者确认资料来源。 |
| 事实已匿名的案例诊所 | Chatham House 规则：可使用所学内容，不得标明出处 | 不录制；幻灯片去除名称；摘要中不引用具名发言。 |
| 针对现行问题的封闭同行圆桌 | 封闭会场，笔记不外传，名单从严 | 参会名单受限且不分发；指定一名记录员；会场内不留供应商。 |
| 环节后仅限从业者的复盘 | 仅限参与者，身份经核实 | 报名时核实身份；独立房间；独立邀请。 |
按顺序要做的决定
- 指定保密负责人（通常是委员会主席或秘书），由其决定规则变更并处理违规报告。
- 为每个环节定规则，写在议程页以及讲者和代表的确认邮件里。
- 决定由谁准备匿名案例：讲者、讲者所在机构，或委员会审阅人。设定查看最终幻灯片的截止日期。
- 逐个环节约定哪些内容可录制、拍照、现场直播或转录，并以书面通知场地和视听供应商。
- 决定参会名单是向其他代表展示、只给讲者看，还是不展示，以及谁可以查看。
- 决定资料如何共享：仅在屏幕上展示、印发后收回，或经讲者批准后再发布。
- 规划现场有人提出可识别的事项时怎么办：由谁介入，主席说什么。
要向有权限的一方提出的问题
- 向讲者自己的律师或合规团队：这个案例是否受保密承诺、正在进行的程序或特权约束？可以讲到什么程度？
- 向讲者所在机构：谁批准匿名版本？需要几个工作日？
- 向论坛自己的顾问（如有）：代表应确认哪些通知或基本规则？以什么形式？
- 向场地和视听供应商：该房间能否关闭录制与直播？谁能接触到文件？
- 向场地：环节进行期间还有谁能进入房间（清洁人员、跑腿人员、其他租用方）？
论坛结束之后
活动前就约定公开摘要可以包含什么，由谁签批。不需要的原始资料应删除或锁定，并记录谁保管什么。
把收集到的问题和答复放在同一个文件夹里，下一届委员会就不必重复这项工作。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的治理论坛，设三场案例诊所
以下机构与数字均为虚构，仅作示例。
虚构的 Forum Tadbir Urus Contoh 为约 90 名公司秘书和合规人员筹备一天的议程，包括两场公开座谈和三场案例诊所。
秘书担任保密负责人。公开座谈可记录；案例诊所采用匿名、不标明出处的规则，且不录制。每位案例讲者在第五周前把幻灯片交给委员会审阅人，讲者自己的律师以书面确认所展示的事实可以讨论。
参会名单只向讲者显示姓名，并书面通知视听供应商：诊所房间已关闭录制，环节开始后技术人员在门外等候。
可直接使用
保密环节规则表
每个环节复制一行。在公布议程之前，与讲者和案例所属方一起填写完整。
| 环节 | 规则 | 案例所属方与批准人 | 幻灯片审阅截止日 | 录制、名单与资料 | 哪些人可在会场内 | 要请律师回答的问题 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有两三个环节，听众少且彼此熟悉，委员会已就基本规则达成一致。
- 讲者所在机构审批流程清晰，回复准时。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有多个封闭环节，各用不同规则，并且同一场地还有公开议程。
- 案例审批拖延，没有人在讲者、律师和供应商之间跟进。
- 委员会希望会场内有一位熟悉情况的人执行规则，同时不取代主席的角色。
需要有人管好环节规则和供应商？
会议项目负责人可以与委员会一起制作规则表，跟进案例审批，向场地和视听供应商说明每个房间的规则，并把收集到的问题集中保存。法律与保密方面的结论仍由你的律师和案例所属方负责。请发来环节清单和日期，以便确定工作范围。
主办方常见问题
治理案例诊所可以录制吗？
这由委员会和案例所属方决定。如果规则是不标明出处，多数主办方会关闭录制，并书面通知视听供应商。
案例能否讨论由谁决定？
由拥有案例的机构及其律师决定。主办方负责提问、记录答复并设定截止日期。
要展示参会名单吗？
按环节决定。封闭环节中，许多委员会只给讲者看名单，或隐去雇主；请在报名通知中说明做法。
有 Chatham House 规则就够了吗？
它是基本规则，不是法律保护。请询问你的顾问，代表是否还需要确认保密条款。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。