会员交流与专业酒会
会员活动如何开展自愿联系信息交换
会员希望活动后保持联系，而筹委会希望促成这件事，但又不想把所有人的信息交出去。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
自愿的联系信息交换让每位会员自行决定分享什么、与谁分享、分享多久。默认不收集任何信息，清楚展示将分享的内容，并给会员一个简单的退出方式。
选择适合活动的做法，例如由会员自己控制的名录、活动中双方同意的交换，或自愿加入的后续名单。数据处理方式请与您自己的数据保护负责人核对。
原则：由会员选择
- 会员开启之前，分享处于关闭状态。
- 会员在同意之前能看到确切的字段和受众。
- 与其他会员分享，和与赞助商或秘书处分享，要分开处理。
- 会员可以改变主意，秘书处知道如何处理。
四种做法
| 做法 | 运作方式 | 需要留意 |
|---|---|---|
| 会员自控的名录 | 会员勾选字段，出现在活动后的名录中 | 需要明确的受众、到期日和移除条目的方式 |
| 双方同意的交换 | 两位会员都选择互相分享，例如通过代码 | 需要简单的说明，并为不使用工具的人留后备方案 |
| 针对话题的自愿后续名单 | 会员加入单一话题或工作小组的名单 | 必须限于其加入的话题 |
| 自愿的纸质名片交换 | 会员自带名片，按自己意愿递送 | 主办方不持有数据；仍要提供无压力的选项 |
有效的措辞
请求要简短清楚：“我们可否将您的姓名、机构和电邮分享给其他出席的会员？您随时可以改变主意。”每种受众各设一行，避免只有全选或全不选。
写明任何名单的结束日期以及由谁持有。在放进报名表之前，请与数据保护负责人核对措辞。
不应该这样做
- 预先勾选的方框，或一句涵盖一切的同意语。
- 默认把代表名单交给赞助商。
- 没有明显的自愿同意就扫描胸牌。
- 超过声明的日期仍保留名单。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构专业团体的自愿名录
组织与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Pegawai Pematuhan 有 160 位出席者。报名时询问是否自愿将姓名、机构和电邮放入活动后 60 天内有效的会员名录。
91 位会员选择加入。秘书处只把名录发给选择加入的人，并告诉每位会员如何移除自己的条目。赞助商不会收到个人姓名。
可直接使用
自愿联系信息交换规划表
在报名表定稿前填写。
- 选择的做法及原因：
- 提供的字段（例如姓名、机构、电邮、话题）：
- 各字段的受众（会员、赞助商、秘书处）：
- 向会员展示的同意措辞：
- 会员如何退出，由谁处理：
- 谁持有名单、保存多久、存放在哪里（请与数据保护负责人确认）：
- 后续信息的内容及由谁发送：
- 未选择加入的会员如何同样受到欢迎：
- 活动后的复核日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动规模小，秘书处认识会员。
- 简单的纸质名片交换就够了。
- 没有赞助商需要查看任何名单。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 由名录或平台持有数据。
- 同意措辞、平台设置与秘书处流程需要协调。
- 包括赞助商在内的多个受众要求查看权限。
需要有人设置并测试交换流程吗？
会议项目负责人可以规划做法，与您的数据保护负责人和平台供应商协调同意措辞及平台问题，并用邀请序列规划工具规划后续联系。请会员分享什么、由谁持有数据，仍由您决定。
主办方常见问题
在隐私声明中写明信息可能被分享就够了吗？
这是需要向数据保护负责人确认的问题。许多主办方会在报名时作为良好做法，单独询问一次具体的选择。
可以把后续名录发给所有人吗？
只发给选择加入的会员，并且只包含他们选择的字段。
会员后悔分享了怎么办？
设置简单的退出途径和指定的处理人，并说明处理需要多长时间。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。