简要回答
配对只能提供介绍，不能承诺结果。根据代表自愿分享的兴趣配对，说明配对是什么、不是什么，并允许任何一方无需解释就拒绝。
每条信息都写成邀请交谈。交谈是否变成合作，由双方自己决定，您的材料应当清楚说明这一点。
您提供的是什么
在报名表和确认信中用一句话说明：“我们会建议几位您可能值得认识的人。是否合作由您决定。”
承诺只停留在介绍层面。避免使用“合格商机”“确保会面”或“买家与卖家配对”之类的说法，它们设下了主办方无法控制的期望。
数据与同意
- 只收集会用到的字段：角色类型、感兴趣的话题、语言，以及希望了解什么。
- 单独询问代表是否同意被推荐给他人，以及姓名和机构是否可以显示。
- 向您自己的数据保护负责人确认配对数据如何存放、谁能查看、何时删除。
- 事先决定赞助商能否看到配对名单。若可以，代表必须已明确同意这一用途。
保持公平的配对规则
| 规则 | 原因 |
|---|---|
| 按共同话题或互补的问题配对 | 让双方都有交谈的理由 |
| 每人收到的建议数量设上限 | 避免没人用得上的长名单 |
| 不按机构规模或花费排序 | 让配对对较小的会员同样有用 |
| 任何一方可不说明理由而拒绝 | 保护舒适感与信任 |
| 向双方显示相同的信息 | 避免一方准备得比另一方充分 |
处理棘手情况
- 代表没有合适的配对：提供主持人介绍，而不是把他们晾在一边。
- 某位代表被推荐给很多人：限制收到的邀请数量，并让他们自己设定上限。
- 赞助商要求提供指名的买家：参见赞助交流活动如何照顾非采购型嘉宾，并在开放报名前约定规则。
- 代表投诉收到不受欢迎的接触：秘书处需要有指定联系人和简短的处理流程。
实例演示 · 虚构示例
一个为 90 位代表配对的虚构行业论坛
组织与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Forum Fiktif Logistik Selatan 邀请代表分享两个感兴趣的话题。90 人中有 74 人同意被配对，每人在活动前一晚收到最多四条建议。
秘书处向所有人发送相同的措辞：仅是介绍，不承诺结果，并提供一键拒绝的方式。赞助商只能看到按话题统计的数量，看不到姓名。
可直接使用
交流配对说明
在报名表定稿前填写。
- 配对的目的（一句话）：
- 收集的字段及各自的必要性：
- 同意问题（被推荐给他人、显示姓名、与赞助商共享）：
- 报名表和确认信中承诺的措辞：
- 每位代表收到建议的最大数量：
- 代表如何拒绝或限制邀请：
- 谁能看到配对数据、保存多久（请与数据保护负责人确认）：
- 赞助商查看权限规则：
- 投诉联系人及处理流程：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 代表约 100 人以内，一位秘书处成员可以人工配对。
- 赞助商不参与配对。
- 代表彼此已了解各自的机构。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 配对使用平台、数据接口并涉及多个赞助商。
- 同意措辞和数据处理需要在秘书处、平台和场地之间协调。
- 筹委会希望在赞助商开始索要指名查看权限之前，先有清晰的流程。
需要把配对流程设置妥当吗？
会议项目负责人可以起草配对说明，与您的数据保护负责人和平台供应商协调同意措辞及平台问题，并用邀请序列规划工具规划发给代表的信息。收集哪些数据、谁能查看，仍由您决定。
主办方常见问题
可以告诉赞助商配对会带来商机吗？
应避免。您可以说明会做什么，例如依据代表声明的兴趣建议介绍，但结果取决于代表本人。
配对应该是默认参加还是自愿加入？
自愿加入对代表更清晰。请向数据保护负责人了解什么适合您的会员和隐私声明。
代表始终没有见到配对对象怎么办？
活动后用一个简短的跟进问题了解原因。参见不数名片，如何评估交流活动价值。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。