简要回答
董事会资料包按固定顺序分五部分：一页摘要、目标与证据对照、财务状况、证据的局限，以及请董事会作出的决定。
请把已观察到的结果、估算和未衡量的项目明确分开。单凭出席人数和满意度评分，不能证明目标已达成。
从待决事项出发，而不是从数据出发
先问主席或公司秘书：本次会议董事会必须决定什么，例如批准下一届、动用储备金、更改形式，还是只需知悉。资料包按此倒推编写。
凡不支持决定或知悉事项的内容，放入附录，或留在工作文件中。
五个部分及各自内容
每项说法都标明：已观察、估算或未衡量
董事阅读表格时，应能立刻分辨哪些数字是点算得来，哪些是判断。请统一使用这三个标签。
若某项目标还没有证据，就如实写明，并说明证据何时会有。清楚可见的空白，比被一个问题就推翻的结论更容易被董事会接受。
分发与版本控制
- 在董事会文件截止前一周，把草稿发给主席和财务负责人。
- 财务确认期末数字后，再锁定数字。
- 发出一份PDF，每页注明版本号和日期。
- 记录会议上提出的问题和待答复事项，并写明负责人。
实例演示 · 虚构示例
年度论坛后的第一份董事会资料包
虚构组织和数字，仅作示例。
虚构的资产管理协会举办了一天的论坛，220人报名，181人出席。董事会议定的目标是会员参与度，以及在批准预算内回收成本。
资料包以摘要开头，请董事会知悉结果，并决定是否举办第二届。参与度中，出席和场次数标为已观察，会员价值标为估算，新会员数标为未衡量，由秘书处在下个续会周期核查。
可直接使用
董事会汇报资料包检查清单
复制后，在分发前逐项勾选。
- 首段写明董事会需决定或知悉的事项
- 摘要一页以内，且最后撰写
- 每项目标列出指标、证据链接和状态：已观察、估算或未衡量
- 预算、实际和已承诺金额经财务确认，并附差异原因
- 已包含局限性说明，并与目标表核对
- 待决事项已编号，各有负责人和日期
- 附录有标签，并在正文中引用
- 每页注明版本号、日期和作者
- 未答复的问题列明由谁何时回答
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 董事会只要一份简短说明，数字已经确认。
- 由一个人掌握证据和预算状况。
- 活动是董事会已熟悉的形式的重复。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 证据分散在几个部门，没有人统一核对。
- 董事会希望就常设活动项目给出建议，而不只是一次性报告。
- 财务与活动团队对数字的含义看法不一。
需要一份经得起董事会提问的资料包？
常设活动项目经理可以在整个活动周期内维护证据跟踪器，让每份董事会资料都从已记录的结果出发，而不是临时赶工。若常设管理并不合适，会议项目负责人也可以为一份报告统筹证据、财务和撰写。
主办方常见问题
活动董事会资料包应该多长？
大多数专业活动四到六页加附录即可。如董事会需要更多内容，多出的材料通常适合放入附录。
资料包是否应附上原始调查评论？
可选取少量支持论点的评论，须获许可并去除可识别信息。完整内容留在工作文件中。
如果活动没有达成某项目标怎么办？
如实报告，附上证据、您能够支持的可能原因，以及下次的选择。董事会通常更接受清晰的说明，而非被淡化的说法。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。