参会体验与互动
如何安排代表进入分组
议程里有分组环节，您需要决定谁坐在哪里，又不能让门口排起长队。
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简要回答
根据分组环节的目的选择分配方式：需要混合或均衡时预先分配，兴趣最重要时让代表自选，或两者结合。写明规则、场地确认的房间容量，以及一个简单的调换办法。
告诉代表分组是如何形成的，以及他们可以申请调换。公平，事先说明比事后辩解容易得多。
从分组的目的出发
针对某个主题深入讨论的分组适合自选。目的是混合不同地区、雇主类型或经验层次的分组适合预先分配。需要做决定的分组，则适合包含合适角色的小组。
用一句话写出目的，并用它来选择方式。
比较三种方式
| 方式 | 最适合 | 需要 | 注意事项 |
|---|---|---|---|
| 预先分配 | 混合小组、均衡角色、有主持的任务 | 会用到的报名字段、一位负责分配的人、提早公布名单 | 临时变动；人们被安排却没有选择权 |
| 自行选择 | 主题兴趣、有多个选项的大场地 | 清楚的主题说明、房间标牌、容量检查 | 热门主题人满为患；安静的代表可能流向边缘 |
| 混合 | 先选主题，再加平衡规则 | 两步流程、一位协调人 | 需要额外说明；规则保持简短 |
向场地确认房间的实际情况，不要假设
- 请场地就您的布置，书面确认每个分组房间的容量。
- 问清楚标牌由谁负责，谁开门，何时开门。
- 确认有无障碍需求的代表如何到达其分组，以及是否需要避开某些房间。
- 询问无障碍联系人每个房间需要确认什么；不要自行判断。
- 保留备用空间或溢出方案，以防某组人数超出预期。
简单的调换规则
- 在活动前的指定日期公布分配结果，并用一行话说明方式。
- 指定一位可以申请调换的人，并写明截止时间。
- 同时更新名单和房间标牌。
- 记录变动，让主持人拿到最终名单。
实例演示 · 虚构示例
某专业论坛平衡其工作坊
虚构组织与数字，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Arkitek Landskap 在上午安排三场工作坊。秘书处希望每组混合不同规模的事务所，于是增加一个选填的事务所规模字段并分配代表，同时告诉他们原因。
它请场地书面确认每个房间的容量，发现有一间比想象中小，及早重新平衡。一位指定的协调人负责处理调换申请，直到前一天的指定时间。
可直接使用
分组安排工作表
在公布分配结果前复制并填写。
- 分组环节的目的，一句话：
- 方式：预先分配／自行选择／混合，及原因：
- 分配所用字段（尽量选填），以及谁能看到：
- 房间、场地确认的容量与布置：
- 溢出方案：
- 无障碍需求：由谁向场地确认，何时前：
- 公布日期，以及如何通知代表：
- 调换规则：由谁处理、截止时间、名单与标牌如何更新：
- 主持人名单由谁发出：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有几个小组，每组一个房间，由一位协调人持有名单。
- 清楚标牌下的自行选择足以达到目的。
- 场地已确认容量。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 分组很多、规则混合、主持人多，需要一位分配负责人。
- 迟到的报名和调换经常改变名单。
- 您希望分组、交流和反馈融入同一个代表体验。
想把分组环节规划进议程吗？
Event Blueprint 可以在规划包和流程表中写明分配方式、真正需要的字段、需向场地确认的房间与主持人要求、调换规则，以及主持人收到的名单。谁去哪一组，仍由您的委员会决定。
主办方常见问题
应该让代表自己选组吗？
当主题兴趣最重要时，是的。需要混合小组时，就分配并说明原因。无论哪种，都应提供调换途径。
如果某组太满怎么办？
与场地和主持人商定溢出方案，并决定由谁调动人员。房间容量请书面确认，不要假设。
分配需要个人资料吗？
只用分配所需的信息，并尽量把字段设为选填。请向数据联系人确认如何处理。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。