付款与现金流协调
客户直接出资的活动采购模式
主办方想直接付款给场地和视听供应商，由项目负责人负责协调，可是没有人说清楚谁负责什么。
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简要回答
在客户直接出资的采购模式中，主办方直接与供应商签约并付款，项目负责人负责协调工作，但不经手资金。风险在于协调责任和付款责任变得模糊。
请为每家供应商写明：谁签约、谁下指示、谁收发票、谁批准付款、谁付款。这种模式是否适合您，以及如何落成文件，是要请教财务和法律顾问的问题。
两种常见模式
| 问题 | 客户直接出资（主办方直接付款） | 项目负责人垫付后再结算 |
|---|---|---|
| 谁签供应商合同？ | 主办方。 | 取决于约定和文件记录。 |
| 谁向供应商付款？ | 主办方。 | 项目负责人先付，再向主办方收费。 |
| 供应商违约时，付款风险由谁承担？ | 主办方，依据供应商合同。 | 须与顾问商定并书面确定的问题。 |
| 项目负责人做什么？ | 协调、核对和建议。未经批准不动用主办方的资金。 | 同时处理供应商发票，视安排而定。 |
| 对主办方现金流的影响 | 按供应商的日期直接付款。 | 按与项目负责人约定的日期付款。 |
主办方为什么选择直接出资
- 财务希望直接掌控付款和供应商记录。
- 机构的政策要求使用自己的采购订单。
- 有些供应商本来就与主办方有合同。
- 主办方希望不经中间层就看到供应商发票。
项目负责人能做什么、不能做什么
项目负责人可以向供应商说明需求、收集并比较报价、准备采购订单申请、核对交付和催收发票。这些都是为主办方的决定提供支持。
除非主办方书面授权，项目负责人不动用主办方的资金、不修改合同、也不批准付款。请把这一点写进工作范围。
把责任书面确定下来
- 列出每家供应商，并注明谁签署其合同。
- 对每家供应商，写明谁可以下达日常变更指示，谁必须批准费用变化。
- 写明谁收发票、谁把发票与订单核对、谁批准付款。
- 在分阶段付款跟踪表中约定付款日期。
- 约定供应商未能交付时项目负责人做什么，以及谁决定补救措施。
- 写入范围文件，并请法律顾问审阅措辞。
让资金来源清晰
客户的资金按已批准的订单付给供应商。来自赞助商或门票销售而尚未到账的款项，在收到之前不能动用，所以要在现金付款计划中单独列示。
关于税务处理、交易中谁是委托方，或费用如何表述的问题，应交给您的会计师和法律顾问。
实例演示 · 虚构示例
由主办方直接向供应商付款的论坛
机构和数字均为虚构，仅作示意。
Persatuan Fiktif Pengurus Sumber Manusia 办一场两天的论坛，涉及一处场地、一家视听供应商和一家餐饮商。协会的财政希望所有付款都从协会自己的账户出，依据协会自己的采购订单。
双方约定了责任分工表。协会签署三份合同。项目负责人向供应商说明需求并协调，核对交付，但不能批准变更。发票送交财政，并抄送项目负责人核对。财政批准并付款。一家赞助商 RM 20,000 的承诺显示为待收款，而不是可用现金。
可直接使用
供应商责任分工表
复制这张表，下任何订单之前，每家供应商填一行。请财务和法律顾问审阅。
| 供应商 | 合同签署人 | 日常指示来自 | 费用变更批准人 | 发票接收及核对人 | 付款批准及支付人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 场地 | 协会会长 | 项目负责人（不涉及费用变更） | 财政 | 财政接收；项目负责人核对 | 财政 |
| 视听供应商 | 协会会长 | 项目负责人（不涉及费用变更） | 财政 | 财政接收；项目负责人核对 | 财政 |
| 餐饮商 | 协会会长 | 项目负责人（不涉及费用变更） | 财政 | 财政接收；项目负责人核对 | 财政 |
| 项目负责人 | 协会会长 | 会议负责人 | 财政 | 财政 | 财政 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您的财务团队本来就向供应商付款，并希望继续这样做。
- 供应商数量不多，并有指定的协调人。
- 权限和审批限额已有文件记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 协调涉及众多供应商，而付款必须留在主办方。
- 不清楚谁可以下指示或批准变更和费用。
- 待收收入和已承诺付款被混在同一个数字里。
需要协调，但不要付款角色吗？
会议项目负责人可以在付款仍由贵机构掌握的前提下协调供应商：制定责任分工表、准备订单申请、核对交付和发票，再把全部资料交给财政批准。合同签署和付款决定仍由您负责。
主办方常见问题
直接出资模式意味着项目负责人的工作更少吗？
不一定。协调工作相近。区别在于合同和付款由主办方持有。
项目负责人可以代我们签供应商合同吗？
只有在您书面授权时才可以。请咨询法律顾问应如何落成文件。许多主办方更愿意自己签署。
如果供应商向项目负责人催款怎么办？
请他们走发票流程：发票交给主办方指定的人，批准后再付款。
这会影响税务吗？
可能会。请咨询会计师这种安排应如何处理；本页不表述任何税务立场。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。