Model perolehan acara dibiayai pelanggan
Penganjur mahu membayar venue dan pembekal AV terus, manakala ketua projek menyelaras mereka, dan tiada sesiapa menyatakan siapa bertanggungjawab atas apa.
Jawapan ringkas
Dalam model perolehan dibiayai pelanggan, penganjur berkontrak dengan dan membayar pembekal terus, dan ketua projek menyelaras kerja tanpa mengendalikan wang. Risikonya ialah tanggungjawab penyelarasan dan pembayaran menjadi kabur.
Tuliskan, bagi setiap pembekal, siapa menandatangani, siapa mengarah, siapa menerima invois, siapa meluluskan bayaran dan siapa membayar. Sama ada model ini sesuai, dan cara ia didokumenkan, ialah soalan untuk penasihat kewangan dan undang-undang anda.
Dua model lazim
| Soalan | Dibiayai pelanggan (penganjur membayar terus) | Ketua projek membayar dan menuntut semula |
|---|---|---|
| Siapa menandatangani kontrak pembekal? | Penganjur. | Bergantung pada apa yang dipersetujui dan didokumenkan. |
| Siapa membayar pembekal? | Penganjur. | Ketua projek, kemudian mengenakan caj kepada penganjur. |
| Siapa menanggung risiko bayaran jika pembekal gagal? | Penganjur, di bawah kontrak pembekal. | Soalan untuk diselesaikan secara bertulis bersama penasihat. |
| Apa yang dilakukan ketua projek? | Menyelaras, menyemak dan mengesyorkan. Tidak mengikat wang penganjur tanpa kelulusan. | Juga mengendalikan invois pembekal, tertakluk pada susunan. |
| Kesan aliran tunai kepada penganjur | Membayar mengikut tarikh pembekal, terus. | Membayar pada tarikh yang dipersetujui dengan ketua projek. |
Mengapa penganjur memilih laluan dibiayai pelanggan
- Kewangan mahu kawalan terus ke atas bayaran dan rekod pembekal.
- Dasar organisasi memerlukan pesanan belian sendiri.
- Sesetengah pembekal sudah mempunyai kontrak dengan penganjur.
- Penganjur mahu melihat invois pembekal tanpa lapisan perantara.
Apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan ketua projek
Ketua projek boleh memaklumkan pembekal, mengumpul sebut harga, membandingkannya, menyediakan permintaan pesanan belian, menyemak penghantaran dan mengejar invois. Kesemuanya menyokong keputusan penganjur.
Ketua projek tidak mengikat wang penganjur, mengubah kontrak atau meluluskan bayaran melainkan penganjur telah memberi kuasa itu secara bertulis. Nyatakan ini dalam skop kerja.
Tetapkan tanggungjawab secara bertulis
- Senaraikan setiap pembekal dan catat siapa menandatangani kontraknya.
- Bagi setiap satu, nyatakan siapa boleh mengarah perubahan harian dan siapa mesti meluluskan perubahan kos.
- Nyatakan siapa menerima invois, siapa memadankannya dengan pesanan dan siapa meluluskan bayaran.
- Setujui tarikh bayaran dalam penjejak pencapaian pembayaran.
- Setujui apa yang dilakukan ketua projek jika pembekal tidak menyerahkan, dan siapa memutuskan remedi.
- Masukkan ke dalam dokumen skop dan minta penasihat undang-undang menyemak perkataannya.
Pastikan pembiayaan jelas
Dana pelanggan dibayar kepada pembekal berdasarkan pesanan yang diluluskan. Sebarang wang penaja atau jualan tiket yang belum diterima tidak tersedia sehingga ia diterima, jadi tunjukkan secara berasingan dalam jadual bayaran tunai.
Soalan tentang layanan cukai, siapa prinsipal dalam sesuatu transaksi atau cara yuran diterangkan adalah untuk akauntan dan penasihat undang-undang anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum yang penganjurnya membayar pembekal terus
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Sumber Manusia menganjurkan forum dua hari dengan sebuah venue, pembekal AV dan pengusaha katering. Bendahari persatuan mahu semua bayaran datang daripada akaun persatuan sendiri, berdasarkan pesanan belian sendiri.
Helaian tanggungjawab dipersetujui. Persatuan menandatangani ketiga-tiga kontrak. Ketua projek memaklumkan dan menyelaras pembekal serta menyemak penghantaran, tetapi tidak boleh meluluskan perubahan. Invois pergi kepada bendahari, dengan salinan kepada ketua projek untuk pemadanan. Bendahari meluluskan dan membayar. Ikrar penaja RM 20,000 ditunjukkan sebagai belum diterima, bukan tunai yang ada.
Gunakan sendiri
Helaian tanggungjawab pembekal
Salin jadual ini dan lengkapkan satu baris bagi setiap pembekal sebelum sebarang pesanan dibuat. Minta penasihat kewangan dan undang-undang anda menyemaknya.
| Pembekal | Kontrak ditandatangani oleh | Arahan harian daripada | Perubahan kos diluluskan oleh | Invois diterima dan dipadankan oleh | Bayaran diluluskan dan dibuat oleh |
|---|---|---|---|---|---|
| Venue | Presiden persatuan | Ketua projek (tiada perubahan kos) | Bendahari | Bendahari menerima; ketua projek memadankan | Bendahari |
| Pembekal AV | Presiden persatuan | Ketua projek (tiada perubahan kos) | Bendahari | Bendahari menerima; ketua projek memadankan | Bendahari |
| Pengusaha katering | Presiden persatuan | Ketua projek (tiada perubahan kos) | Bendahari | Bendahari menerima; ketua projek memadankan | Bendahari |
| Ketua projek | Presiden persatuan | Pemilik persidangan | Bendahari | Bendahari | Bendahari |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kewangan anda sudah membayar pembekal dan mahu terus berbuat demikian.
- Anda ada sedikit pembekal dan penyelaras yang dinamakan.
- Kuasa dan had kelulusan sudah didokumenkan.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Penyelarasan merentasi ramai pembekal sementara bayaran mesti kekal pada penganjur.
- Tidak jelas siapa boleh mengarah atau meluluskan perubahan dan kos.
- Pendapatan belum diterima dan bayaran yang dikomit bercampur dalam satu angka.
Perlukan penyelarasan tanpa peranan pembayaran?
Ketua projek persidangan boleh menyelaras pembekal anda manakala bayaran kekal pada organisasi anda: menyediakan helaian tanggungjawab, menyediakan permintaan pesanan, menyemak penghantaran dan memadankan invois, kemudian menyerahkan semuanya kepada bendahari anda untuk kelulusan. Penandatanganan kontrak dan keputusan bayaran kekal pada anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah model dibiayai pelanggan bermakna kerja ketua projek lebih sedikit?
Tidak semestinya. Kerja penyelarasan serupa. Bezanya ialah penganjur memegang kontrak dan bayaran.
Bolehkah ketua projek menandatangani kontrak pembekal untuk kami?
Hanya jika anda memberi kuasa bertulis. Tanya penasihat undang-undang cara ia perlu didokumenkan. Ramai penganjur memilih menandatangani sendiri.
Bagaimana jika pembekal meminta bayaran daripada ketua projek?
Rujuk mereka kepada proses invois: invois pergi kepada orang yang dinamakan di pihak penganjur, dan bayaran mengikuti kelulusan.
Adakah ini menjejaskan cukai?
Mungkin. Tanya akauntan anda cara susunan ini perlu dilayan; halaman ini tidak menyatakan sebarang kedudukan cukai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.