简要回答
设定统一的截止日期和格式，把所有意见登记在同一张表中，按章节归类，冲突由指定的决定人来定，而不是各让一半。然后发出一个汇总版本，并附简短说明：改了什么、没改什么。
结果应让每位成员都能看到自己的意见、处理结果和理由。
在同一个地方、用同一种格式收集
- 发出一个版本，写明回复日期，并指定一个邮箱或共享文件用来收集意见。
- 请意见注明章节或页码、想要的修改，可能的话说明理由。
- 也接受其他格式的意见，但由一人在一天内抄入记录表。
- 到期即停止收集。迟交的意见留到下一轮，除非主席另有决定。
整理意见
- 给每条意见编号，记录提出者和涉及的章节。
- 标注类型：事实更正、措辞、偏好，或新增要求。
- 把涉及同一章节的意见放在一起，让冲突显现出来。
- 凡是改变范围、成本或日期的意见，用活动决策申请格式交给决定人。
化解冲突，而不是各让一半
两位成员想要相反的东西时，不要拼成谁都没要求的东西。把选择交给职责分工矩阵中该章节的负责人，或交给主席，并把决定和理由记入决策记录。
事实更正可由秘书处直接采纳。偏好应当被决定，而不是被平均。
发出一个汇总版本
- 更新文件，并保留变更清单：采纳、部分采纳、未采纳、已转交。
- 对每条未采纳的意见写一行理由。
- 把新版本和变更清单发给所有人，并写明此后版本即固定的日期。
- 告知意见被转交的成员何时会得到答复。
实例演示 · 虚构示例
汇总委员会对论坛节目草案的意见
虚构机构和数字，仅用于说明有用的细节程度。
虚构的 Persatuan Fiktif Kejuruteraan Alam Sekitar 周一把节目草案发给七位委员，周五截止。到周五共收到31条电邮意见和两通电话。
秘书处登记后发现，12条是更正或措辞修改，14条是偏好，5条是新要求。其中三条偏好在午餐休息时长上互相冲突。主席决定45分钟，理由已记录。两项新要求会改变场次数量，作为决定 D-14 和 D-15 转交委员会。第2版在周一发出，附一页变更清单。
可直接使用
委员会意见记录表
把这些栏目复制到电子表格。每条意见一行。
| 编号 | 提出者 | 章节或页码 | 意见 | 类型 | 与何条冲突 | 处理结果 | 理由 | 决定人 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| C-07 | 成员姓名 | 第1天，午餐 | 午餐改为60分钟 | 偏好 | C-12（30分钟） | 未采纳 | 主席决定45分钟 | 主席 |
| C-08 | 成员姓名 | 第4场标题 | 更正讲者职称 | 事实 | 已采纳 | 讲者已确认 | 秘书处 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 审阅者不多，意见很少冲突。
- 一个人能在一天内登记并汇总。
- 各章节的负责人明确。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个机构的许多审阅者以不同格式、在不同时间发来意见。
- 意见反复改变范围、成本或日期。
- 分歧僵持，没人清楚该由谁决定。
希望有人管理反馈环节吗？
会议项目负责人可以组织反馈环节、登记并归类意见、把冲突和范围变更交给合适的决定人、发出汇总版本，并把委员会的决定保存在记录中。每一点仍由您的委员会决定。请把文件和目前收到的意见发来。
主办方常见问题
应该进行几轮意见征集？
每个主要版本一轮通常就够。设定截止日期，并说明迟交的意见留到下一轮。
资深成员截止后还不断补充意见怎么办？
请主席在一开始就确定规则。登记该意见，并与主席一起判断是紧急更正还是可以等。
要显示谁说了什么吗？
若这是贵会惯例，可与委员会共享记录表；否则只展示结果和理由，不带姓名。
可以用带修订痕迹的共享文件吗？
可以，但仍要保留变更清单。修订痕迹显示改了什么，不显示为什么改。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。