简要回答
供应商协调会议让主要供应商在同一场谈话里，依据同一份最新简报，把彼此之间的交接口头确认并写下来。它的成果是一份简短的依赖事项、负责人与日期清单，而不是泛泛的近况交流。
建议在主要供应商确定之后、详细流程表开始制作之前召开，临近活动时再开一次简短的复核会。
谁应该出席
请邀请能做出承诺的供应商联系人，而不只是客户经理。只邀请工作与其他供应商有交接的供应商。
- 场地活动联络人：负责进场通道、时间和场地规定。
- 视听或制作供应商：负责进场、电力与布线需求，以及场次安排。
- 餐饮供应商：负责供餐时间和餐点摆放位置。
- 报名或票务供应商：负责签到流程和数据。
- 印刷或标识供应商：负责什么物品在何时送到。
- 您这边：活动负责人、项目负责人（如有），以及有权批准变更的人。
按时间安排的议程
| 时段 | 事项 | 成果 |
|---|---|---|
| 10分钟 | 确认当前简报和节目表版本，每人说明自己手中的版本。 | 确认一个带日期的统一版本。 |
| 20分钟 | 从进场到撤场，按供应商逐一过一遍活动时间线。 | 在每个时间点写明交接。 |
| 15分钟 | 请每个供应商说明需要其他供应商或我方提供什么、何时需要。 | 列出依赖事项清单，写明负责人和日期。 |
| 15分钟 | 未决问题，包括供应商自行假设但未被告知的事项。 | 问题指定给具体的人。 |
| 10分钟 | 变更流程：谁能批准变更，如何通知供应商。 | 一位批准人，一个沟通渠道。 |
| 5分钟 | 复述行动事项和下次复核日期。 | 行动事项当场确认。 |
向每个供应商要问的问题
- 你们依据的是哪个版本的节目表和平面图？
- 你们需要我方或其他供应商提供什么，最迟何时？
- 如果时间表移动一小时，你们的安排会有什么变化？
- 哪些事项需要场地方提供书面确认？
- 活动当天的联络人是谁？如果联络人不在，由谁决定？
会后的工作
安全与合规类话题
电力负荷、吊挂、消防安全、执照或保险等事项，应由供应商、场地方和相关主管机构确认。会议的任务是询问由谁负责并记录答复，而不是替他们做结论。
实例演示 · 虚构示例
四个供应商各拿一个版本的会议
虚构组织与数字，用来说明有用的细节程度。
一个虚构的专业协会筹办约300人的一天会议。视听供应商手里是第一版节目表，餐饮供应商是第二版，报名供应商是第三版，结束时间还不一样。
活动前两个月，项目负责人召开了75分钟的协调会。到第十分钟，三个版本都摆上了桌面，并确认了其中一个。过一遍流程时发现午餐供餐与下午会场重设时间重叠。餐饮和视听供应商同意调整20分钟，协会的批准人当天签字确认。
可直接使用
供应商协调会议记录
把这份清单当作会议记录使用，发给每个供应商，并保留带日期的副本。
- 会议日期、出席者（姓名、公司、角色）：
- 确认的节目表与平面图版本（日期和文件名）：
- 按时间的交接事项（时间、交出方、接收方、交接内容）：
- 依赖事项（需要什么、向谁要、何时、负责人）：
- 指定的问题（问题、由谁回答、何时）：
- 各供应商需要场地方或我方书面确认的事项：
- 变更批准人及变更的通知方式：
- 复述的行动事项与下次复核日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有两三个供应商，工作交集很少。
- 场地自己提供大部分服务。
- 您的团队以前和同样的供应商办过同样形式的活动。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有四个或更多供应商，工作互相依赖。
- 已经有多个节目表版本在流传。
- 团队里没有人有时间追确认、做记录。
希望有人主持供应商协调？
会议项目负责人可以筹备并主持供应商协调会议，维护一份最新简报，跟踪每个依赖事项，并把未解决的事项提交给您的批准人。供应商的委任和开支决定仍由您做主。请发来您的供应商名单和最新的节目表。
主办方常见问题
供应商协调会议什么时候开？
主要供应商确定、节目表稳定到可以分享之后，详细流程表制作之前。临近活动时再做一次简短复核会很有帮助。
供应商之间要见面，还是只和我们见面？
工作相互依赖的供应商应该见面。分别简报，正是三个节目表版本同时流传的原因。
怎样让会议保持简短？
提前发出简报和时间线，请供应商带着需求清单来。会议只用于交接和提问。
场地方可以代表其他供应商吗？
供应商的需求不行。场地方可以确认通道和场地规定，但每个供应商必须自己说明需求。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。