简要回答
供应商准备度看板每个供应商一行，每项必须到位的事项一列：合同、需求已收到、文件已收到、活动当天联络人、流程表确认，以及未决问题。每个格子显示状态和日期，凡是没有书面确认的都是灰色。
它的目的，是把“供应商应该没问题”的感觉，变成一份清单：哪些已经看到，哪些还没有。
每个供应商要跟踪什么
状态规则
- 绿：该项已书面确认，证据已归档。
- 黄：确认已承诺并附日期，或已收到一项而另一项未到。
- 红：确认已逾期，且其他工作依赖于它。
- 灰：没有回复、没有证据，或还没有人去问。灰色永远不显示为绿色，也不留空。
- 使用与项目其他部分相同的定义，让颜色在各处含义一致。
专业文件：只记录，不判断
保险、执照、电气、吊挂、食品处理等文件，应由供应商、场地方和相关主管机构确认。看板只记录文件已索取、已收到、已归档，以及由哪一方负责核查。
如果不确定哪些文件适用，就向场地方和供应商提问：你们需要我们提供什么，我们需要你们提供什么？不要自行假设。
在最后几周的用法
- 在活动前两三周，把每个供应商自己的那一行发给他们，请他们书面更正。
- 每周检查看板，先看灰色和红色的行。
- 把每个阻碍他人的红色或灰色事项，交给指定的决定人并附日期。
- 在活动前约一周做最后核对，并再次确认活动当天联络人。
- 活动结束后，把看板与交接文件一起保存。
实例演示 · 虚构示例
六个供应商，还剩两周
虚构组织与数字，用来说明有用的细节程度。
一个虚构的工程学会，在年度会议前三周有六个供应商。看板显示四行的合同和联络人都已到位，两行有灰色格子：视听供应商没有书面的流程表确认，标识印刷商没有确认送货时间。
两个灰色格子都发给了指定负责人并附日期。视听供应商的确认回来了，同时要求把搭建提前30分钟，场地方被请求书面确认。印刷商确认了送货时段。到最后核对时，已经没有灰色格子。
可直接使用
供应商准备度看板
把这张表复制到表格里。每个供应商一行，最后六周每周更新。
- 每个格子都有状态和日期。
- 凡是没有书面确认的都是灰色。
- 文件记录为“已收到”以及由谁核查，而不是记为“已批准”。
- 总体状态取最差的格子。
- 每周检查看板，先看灰色和红色行。
| 供应商 | 合同 | 需求 | 已收文件 | 当天联络人 | 流程表确认 | 未决问题 / 负责人 | 总体 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| （供应商、服务） | （状态、日期） | （状态、日期） | （清单、状态） | （姓名、备份） | （版本、日期） | （问题、负责人、期限） | 红 / 黄 / 绿 / 灰 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有少数几个供应商，且您很熟悉他们的工作。
- 场地自己提供大部分服务。
- 团队里有一个人负责跟踪确认。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 供应商很多，各有各的需求和文件。
- 确认都在电话和聊天里，不在文件里。
- 委员会在签字确认前需要一个可靠的整体情况。
希望有人跟踪并催办供应商准备情况？
会议项目负责人可以根据您的供应商名单建立准备度看板，用书面方式追催每个缺失事项，并把受阻的事项连同日期交给您的决定人。供应商的委任和任何专业核查，仍由您和有资格的一方负责。请发来供应商名单和您手上的合同。
主办方常见问题
什么时候开始建立这个看板？
第一个主要供应商确定时就开始。供应商一确认就加一行，从活动前约六周起每周检查。
这个看板是安全检查吗？
不是。它记录已索取和已收到的内容。安全、执照和技术适用性，应由有资格的一方确认。
供应商不愿意书面确认怎么办？
记为灰色，写明是谁、何时口头确认的，并向决定人提出。关键供应商没有书面确认，是一个需要决定的事项，而不是小细节。
这和策划准备度自查有什么关系？
活动策划准备度自查工具覆盖所有工作组，本看板则更深入地看供应商。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。