采购准备
自办还是外购：活动哪些自己做
您的团队也许能自己完成活动中的一部分，但不确定哪些值得交出去。
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简要回答
对每个工作流程分别用四个检验来评估：团队有没有时间、有没有技能、出错的风险有多大，以及这些知识以后还用不用得上。当团队未通过两项或以上检验，且风险超出其承受能力时，该工作流程就交给供应商。
成本是第五个检验，而不是第一个。请按财务团队的方法把自己员工的时间成本算进去，而不是凭猜测。见活动内部人力成本核算。
先把活动拆成工作流程
自办或外购是针对工作流程而言，而不是针对整场活动。团队可以在同一个项目里自己做报名，同时外购视听。
工作流程从需求说明中取，每一项的大小以一个人能负责为宜。
- 议程与讲者协调
- 报名与参会者沟通
- 场地与餐饮联络
- 视听与舞台
- 印刷、标牌与物料
- 财务追踪与报告
- 现场团队与志愿者协调
四个检验
| 检验 | 问题 | 倾向自办的情形 | 倾向外购的情形 |
|---|---|---|---|
| 人手 | 团队在需要的几周里有时间吗？ | 工作分散且可预测 | 工作高峰期团队还有其他截止期限 |
| 技能 | 团队里有人做过这种规模的吗？ | 有，而且能点出名字 | 没有，或做过的人已离职 |
| 风险 | 出错会怎样，由谁承担？ | 影响小且可补救 | 会被会员看到，或牵涉其他方 |
| 延续性 | 团队明年还需要这些知识吗？ | 需要，且积累有价值 | 一次性需求，或留个记录就够 |
评估的步骤
- 列出工作流程，并为每项指定一位可能的负责人。
- 用简单的话为四个检验打分，并附上同事能核对的理由。
- 标出答案明确的工作流程和结果混合的工作流程。
- 对混合的情况，试试拆分：购买专业部分，保留协调工作。
- 把结果写进采购策略，作为要购买的项目清单。
专业工作是另一类问题
有些工作无论团队人手如何，都需要有资质的专业人士或持牌方，例如结构、安全、法律、隐私或无障碍事项。把这些当作采购处理，并询问专业人士需要您提供什么。
本页不说明具体要求是什么。任何此类要求都应向负责方确认。
常见陷阱
- 把内部员工的时间当作免费。
- 只看价格，忽略向供应商交接的时间。
- 因为感觉更稳妥而购买服务，却没有界定供应商要做什么。
- 因为没人要求协助就全部自己做。界定供应商承担什么，可用RFP 完整性检查工具。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构秘书处分拣工作流程
虚构组织，仅作示意。
虚构的 Persatuan Fiktif Pegawai Sumber Manusia 有三人秘书处，负责一天的会议。它评估报名、视听和印刷。
报名通过全部四个检验：有位同事做过，而且每年重复，所以留在内部。视听在技能上不通过，且风险显眼，所以外购。印刷是混合情形：团队保留设计稿和校对，印刷作业本身外购。结果作为两个待购项目进入采购策略。
可直接使用
自办或外购评估表
复制这张表，每个工作流程填一行。
- 每个单元格写一个同事能核对的理由。
- 做出决定：自办、外购或拆分，并写明拆分界线。
- 列出自办时由谁负责，或外购时由谁管理供应商。
| 工作流程 | 人手 | 技能 | 风险 | 延续性 | 决定 | 负责人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 工作流程小、每年重复，并且有明确负责人。
- 团队在需要的几周里有空档。
- 出错的代价小，容易纠正。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个工作流程在同几周达到高峰，团队已很吃紧。
- 没人做过这种规模的工作流程，或做过的人已离开。
- 您需要把外购决定、供应商范围和内部交接写成文件。
想把自办或外购的决定写成文件吗？
活动蓝图（Event Blueprint）可以依据您的需求说明，与团队一起评估每个工作流程，并整理出哪些留在内部、哪些外购、供应商必须交付什么。请发来您的工作流程清单和可用的团队人员。
主办方常见问题
自己做一定更便宜吗？
不一定。内部工作要用员工时间，即使没有发票也有成本，还可能有风险。请用财务团队的核算方法做同口径的比较。
可以保留协调工作，其余外购吗？
可以。许多活动把协调和决策留给主办方，把专业执行外购。请写明界线在哪里，以及各方由谁管理。
什么时候外包是个错误？
范围没有界定，或团队里没有人去管理供应商时。供应商需要清楚的规格和一位指定的联系人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。