简要回答
从会员群体出发来建日历：先列出群体，说明每个群体一年里需要团体提供什么，再问哪些活动满足这些需要，哪些只是出于习惯。一项活动能否占有一个位置，取决于它给明确群体带来的价值，以及秘书处和志愿者实际有多少余力。
结果是一份更少、更清楚的日历，每项活动都有明确的对象、目的和负责人，并有一份经同意的停办或暂停名单。
从会员群体开始，而不是活动清单
专业团体通常服务需求不同的群体：职业早期的会员、资深从业者、高层领导、不同地区或工作场所的会员，以及可能入会的非会员。请列出贵团体的会员数据所能支持的群体。
询问委员会和一部分会员，每个群体今年希望从团体得到什么。把他们的回答当作参考，而不是决定。
日历需要平衡什么
- 对每个会员群体的价值，用他们能认同的方式说明。
- 节奏：全年旗舰活动、地区活动和小型活动的分布，避免挤在同几周。
- 余力：秘书处工时、志愿者时间和委员会精力。
- 与行业繁忙时段以及其他团体活动的冲突。请向会员核实。
- 资金：每项活动对团体的成本及预期收入。定价与公平的会员福利，见如何设计公平的会员与非会员会议福利。
- 章程对活动是否有审批规定，这只能由委员会及其顾问确认。
为每项活动评分
| 问题 | 看什么 |
|---|---|
| 它是为哪个会员群体办的？ | 一个主要群体。如果答案是所有人，目的就不清楚。 |
| 参加后他们能做什么？ | 一个具体结果，例如结识同行或了解实务上的变化。 |
| 会员会怀念它吗？ | 出席趋势、会员反馈、收到的要求。 |
| 举办它需要什么？ | 员工工时、志愿者、场地、讲者、预算。 |
| 是否冲突或重复？ | 团体自己的其他活动、同行或监管机构的活动。 |
| 谁负责？ | 一位委员会成员和一位秘书处负责人，须具名。 |
决定停办什么
只增不减的日历会越来越大，直到秘书处无法支撑。对每项评分偏低的活动，选择保留、重新设计、与其他活动合并、暂停一年，或停办。
活动停办时，告诉会员原因。这比沉默更容易被接受。
决定中的各方角色
委员会决定方向并批准日历。秘书处检验余力和成本。会员代表检验是否切合需要。如果团体授予专业发展积分，由管理积分的单位确认每项活动能提供什么；日历不预先假定。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构专业学会检视全年活动
以下机构和数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的学会，秘书处有四人，每年办一场年度会议、六场地区晚会和每月一次网络研讨会。35 岁以下的会员想要师徒指导和实用技能，资深会员想要政策简报，地区晚会每次吸引的都是同一小群人。
委员会针对明确的群体为每项活动评分。它保留年度会议作为旗舰活动，把六场晚会合并为三场更大的地区活动，用面向职业早期会员的季度技能课取代每月网络研讨会，并新增一场资深人士圆桌会。委员会记录停办的形式，为每项活动指定负责人，并对照秘书处可用工时核对最终日历。
可直接使用
会员价值活动日历工作表
在第一栏列出所有现有和拟办的活动，并简要回答每个问题。日历发布前，与委员会一起检视。
| 活动 | 主要会员群体 | 对他们的成果 | 会员会怀念吗 | 所需余力 | 冲突或重复 | 负责人 | 决定：保留、重新设计、合并、暂停、停办 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会已了解自己的会员群体，也有出席数据。
- 日历不大，秘书处有时间检视。
- 办活动的志愿者愿意改变或停办某些形式。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 日历已超出秘书处的承受能力，没有人负责决定停办活动。
- 委员会成员对优先次序有分歧，需要结构化的方法比较活动。
- 您希望由项目负责人准备工作表、主持检视，并把结果转为负责人、日期和供应商清单。
希望把会员价值变成日历？
会议项目负责人可以准备工作表，与您的委员会和秘书处一起主持检视，并把确定的日历转化为负责人、日期以及供应商和场地计划。请提供目前在办的活动和拟办的活动，我们可以一起谈谈从哪里开始。
主办方常见问题
会员团体一年应办多少活动？
没有标准数目。先从秘书处和志愿者的余力出发，再找出哪些活动对明确的群体价值最大。
应该先做会员调查吗？
简短的调查或几次交谈有帮助，但答案只是参考。决定仍由委员会作出。
办了很久的活动评分偏低怎么办？
考虑重新设计、合并或暂停，并告诉会员有什么改变及原因。
每项活动应由谁负责？
一位委员会成员和一位秘书处负责人，记录在职责矩阵中。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。