Merancang kalendar acara berdasarkan nilai kepada ahli
Jawatankuasa mempunyai senarai acara yang sentiasa dijalankan dan senarai idea baharu, dan kalendar sudah penuh sebelum sesiapa bertanya apa yang ahli perolehi daripada setiap satu.
Jawapan ringkas
Bina kalendar bermula daripada kumpulan ahli: namakan kumpulan itu, nyatakan apa yang setiap kumpulan perlukan daripada badan itu dalam setahun, kemudian tanya acara mana yang memenuhi keperluan itu dan mana yang ada kerana kebiasaan. Sesuatu acara layak mendapat slot melalui nilai yang diberikannya kepada kumpulan yang ditakrifkan, dan kapasiti yang benar-benar dimiliki urus setia dan sukarelawan.
Hasilnya ialah kalendar dengan acara yang lebih sedikit dan lebih jelas, setiap satu dengan khalayak, tujuan dan pemilik yang dinyatakan, serta senarai yang dipersetujui bagi acara yang ditamatkan atau dijeda.
Mulakan dengan kumpulan ahli, bukan senarai acara
Badan profesional lazimnya melayani kumpulan dengan keperluan berbeza: ahli peringkat awal kerjaya, pengamal mantap, pemimpin kanan, ahli di wilayah atau tempat kerja berbeza, dan bukan ahli yang mungkin menyertai. Namakan kumpulan yang disokong oleh data keahlian anda sendiri.
Tanya jawatankuasa dan sampel ahli apa yang diharapkan setiap kumpulan daripada badan itu tahun ini. Anggap jawapan mereka sebagai input, bukan keputusan.
Perkara yang perlu diimbangi oleh kalendar
- Nilai kepada setiap kumpulan ahli, dalam bentuk yang mereka kenali.
- Rentak: corak acara utama, serantau dan kecil sepanjang tahun, tanpa menyesakkan minggu yang sama.
- Kapasiti: jam urus setia, masa sukarelawan dan tenaga jawatankuasa.
- Pertembungan dengan tempoh sibuk sektor dan dengan acara badan lain. Semak perkara ini dengan ahli.
- Wang: kos setiap acara kepada badan dan hasil yang dijangka. Penetapan harga dan manfaat adil dibincangkan dalam membina manfaat persidangan yang adil untuk ahli dan bukan ahli.
- Sebarang kelulusan yang diperlukan perlembagaan untuk acara, yang hanya boleh disahkan oleh jawatankuasa dan penasihatnya.
Memberi markah kepada setiap acara
| Soalan | Apa yang dilihat |
|---|---|
| Untuk kumpulan ahli yang mana? | Satu kumpulan utama. Jika jawapannya semua orang, tujuannya tidak jelas. |
| Apa yang mereka dapat lakukan selepas itu? | Hasil khusus, seperti bertemu rakan sebaya atau memahami perubahan amalan. |
| Adakah ahli akan merinduinya? | Trend kehadiran, maklum balas ahli, permintaan yang diterima. |
| Apa yang diperlukan untuk menjalankannya? | Jam kakitangan, sukarelawan, tempat, penceramah, bajet. |
| Adakah ia bertembung atau bertindih? | Acara lain oleh badan itu, rakan sebaya atau pengawal selia. |
| Siapa pemiliknya? | Seorang ahli jawatankuasa dan seorang ketua urus setia yang dinamakan. |
Memutuskan apa yang dihentikan
Kalendar yang hanya menambah acara akan membesar sehingga urus setia tidak mampu menyokongnya. Bagi setiap acara bermarkah rendah, pilih untuk kekalkan, reka bentuk semula, gabungkan dengan yang lain, jeda setahun atau tamatkan.
Beritahu ahli apabila sesuatu acara ditamatkan dan sebabnya. Ia lebih mudah diterima daripada kesunyian.
Peranan dalam keputusan
Jawatankuasa menentukan hala tuju dan meluluskan kalendar. Urus setia menguji kapasiti dan kos. Wakil ahli menguji kerelevanan. Jika badan itu menganugerahkan mata pembangunan profesional, unit yang menguruskannya mengesahkan apa yang boleh ditawarkan setiap acara; kalendar tidak membuat andaian.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Institut profesional rekaan menyemak tahunnya
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Sebuah institut rekaan dengan urus setia seramai empat orang menjalankan satu persidangan tahunan, enam malam serantau dan satu webinar bulanan. Ahli di bawah 35 tahun mahukan bimbingan dan kemahiran praktikal, ahli kanan mahukan taklimat dasar, dan malam serantau menarik kumpulan kecil yang sama setiap kali.
Jawatankuasa memberi markah kepada setiap acara berdasarkan kumpulan yang ditakrifkan. Ia mengekalkan persidangan tahunan sebagai acara utama, menggabungkan enam malam menjadi tiga acara serantau yang lebih besar, menggantikan webinar bulanan dengan sesi kemahiran suku tahunan untuk ahli peringkat awal kerjaya dan menambah satu meja bulat kanan. Ia merekodkan format yang ditamatkan, menamakan pemilik bagi setiap acara dan menyemak kalendar akhir dengan jam yang ada pada urus setia.
Gunakan sendiri
Helaian kerja kalendar acara nilai kepada ahli
Senaraikan setiap acara semasa dan yang dicadangkan dalam lajur pertama dan jawab setiap soalan secara ringkas. Semak bersama jawatankuasa sebelum kalendar diterbitkan.
| Acara | Kumpulan ahli utama | Hasil untuk mereka | Adakah ahli akan merinduinya? | Kapasiti diperlukan | Pertembungan atau pertindihan | Pemilik | Keputusan: kekal, reka semula, gabung, jeda, tamat |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa sudah mengenali kumpulan ahlinya dan mempunyai data kehadiran.
- Kalendar kecil dan urus setia ada masa untuk menyemaknya.
- Sukarelawan yang menjalankan acara sanggup mengubah atau menghentikan format.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Kalendar telah melebihi kapasiti urus setia dan tiada siapa memiliki keputusan untuk menghentikan acara.
- Ahli jawatankuasa tidak sepakat tentang keutamaan dan memerlukan cara berstruktur untuk membandingkan acara.
- Anda mahu ketua projek menyediakan helaian kerja, memudahcara semakan dan menukar hasilnya kepada pemilik, tarikh dan senarai pembekal.
Mahu bantuan menukar nilai kepada ahli menjadi kalendar?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan helaian kerja, mengendalikan sesi semakan bersama jawatankuasa dan urus setia anda, dan menukar kalendar yang dipersetujui kepada pemilik, tarikh serta pelan pembekal dan tempat acara. Hantarkan acara yang anda jalankan sekarang dan yang dicadangkan, dan kita boleh berbincang di mana hendak bermula.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak acara patut dijalankan badan keahlian dalam setahun?
Tiada bilangan piawai. Mulakan daripada kapasiti urus setia dan sukarelawan anda, kemudian tentukan acara mana yang memberi nilai paling banyak kepada kumpulan yang ditakrifkan.
Patutkah kami membuat tinjauan ahli dahulu?
Tinjauan ringkas atau beberapa perbualan membantu, tetapi anggap jawapan sebagai input. Jawatankuasa masih membuat keputusan.
Bagaimana jika acara lama mendapat markah rendah?
Pertimbangkan untuk mereka bentuk semula, menggabungkan atau menjedanya, dan beritahu ahli apa yang berubah serta sebabnya.
Siapa patut memiliki setiap acara?
Seorang ahli jawatankuasa dan seorang ketua urus setia, direkodkan dalam matriks tanggungjawab.
Sumber berkaitan
- Memisahkan keputusan jawatankuasa terpilih daripada operasi persidangan
- Membina manfaat persidangan yang adil untuk ahli dan bukan ahli
- Memelihara pengetahuan organisasi apabila jawatankuasa persatuan bertukar
- Menggabungkan penglibatan ahli dan pembelajaran profesional tanpa janji berlebihan
- Pembina matriks tanggungjawab acara
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.