专业网络研讨会与简报系列
如何服务重复参会者而不反复收集多余资料
同样的会员参加了大多数场次，而每份报名表都要他们再填一次相同的资料。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
先分清哪些资料只需一次、哪些每场都需要、哪些根本不需要。第一类在首次报名时收集，并供回头的参加者重复使用；第二类只在某场有需要时才收集。
关于个人资料法规和贵机构自己的声明的问题，应交给贵机构的数据保护负责人。本页帮您准备这些问题并整理表格结构。
把每个字段分为三类
| 类别 | 示例字段 | 规则 |
|---|---|---|
| 只需一次 | 姓名、机构、会员编号、电子邮件 | 首次报名时收集，整个系列重复使用 |
| 每场需要 | 给讲者的问题、该场特别需求、出席确认 | 只在需要的场次收集 |
| 不需要 | 只因去年表格里有而保留的字段 | 从表格中删除 |
如何辨识回头的参加者而不必再问
使用您已经掌握的凭据，例如会员编号或之前使用的电子邮件，而不是让人重新填写全部资料。请对方确认资料，而不是重新输入，并提供简单的更正方式。
约定秘书处内谁可以查看名单，谁可以编辑。
要向数据保护负责人和平台供应商提出的问题
- 首份表格上的声明是否涵盖同一系列后续各场重复使用这些资料？
- 是否涵盖用于其他活动？如果没有，就不要把名单用于其他活动。
- 报名记录存放在哪里，谁可以导出？
- 系列结束后记录应保留多久，如何删除？
- 有人要求查看或更正自己的资料时，我们怎么回应？
- 出席资料是否会交给第三方，例如赞助方或认证机构，是否已说明？
落实步骤
- 列出现有表格的每个字段，标明是只需一次、每场需要还是不需要。
- 删除不需要的字段，把每场才需要的字段移到使用它的场次。
- 写一份简短声明，说明收集什么、为什么、保留多久，并请数据保护负责人审阅。
- 确定辨识回头参加者的方法，并用几位会员测试。
- 约定保留日期，以及季末由谁清除名单。
实例演示 · 虚构示例
秘书处精简十场系列使用的表格
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的融资顾问学会每场都向会员询问职称、执业年数、地址和饮食偏好。秘书处检查字段后发现，系列只需要一次性收集姓名、机构、会员编号和电子邮件。
它删除了地址和饮食偏好（网络研讨会从未用到），并为每场保留一个选填的提问框。回头的会员通过预填链接确认资料。新声明发出前，秘书处的数据保护负责人审阅过。
可直接使用
重复参加者资料对照图与提问清单
先为表格上的每个字段填写第一张表，再把问题交给数据保护负责人。
- 谁可以查看和编辑名单：
- 辨识回头参加者的方法：
- 问题：声明是否涵盖整个系列的重复使用？
- 问题：资料保留多久，由谁删除？
- 问题：是否有资料分享给秘书处以外的人？
- 向供应商提问：资料存放在哪里，如何导出？
| 字段 | 只需一次 | 每场需要 | 不需要 | 用途 |
|---|---|---|---|---|
| 姓名 | ||||
| 机构 | ||||
| 会员编号 | ||||
| 电子邮件 | ||||
| 给讲者的问题 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 系列使用的表格简单，只有几个字段。
- 由一个人管理名单和表格。
- 数据保护负责人在职，并已同意声明。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个团队或供应商持有名单副本。
- 报名资料会分享给赞助方或认证机构。
- 系列规模扩大，名单需要整理和核对。
想让报名资料对照图和表格得到检查？
循环项目管理人员可以与您一起过一遍表格，逐个分类字段，建立回头参加者的辨识方式，并为您的数据保护负责人和平台供应商准备提问清单。法律和隐私方面的结论仍由贵机构有资格的一方负责。
主办方常见问题
可以为回头的参加者预填表格吗？
通常可以，只要声明涵盖且平台支持。请对方确认而不是重新输入，并请数据保护负责人和供应商确认这种安排。
资料多到什么程度算太多？
如果说不清某个字段的用途，大概就是太多了。删除它，或改为选填并说明理由。
旧名单怎么办？
定好保留日期，并指定专人清除。请询问数据保护负责人，何种期限适合贵机构。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。