Mengurus peserta berulang tanpa mengumpul semula data tidak perlu
Ahli yang sama menghadiri kebanyakan sesi anda, dan setiap borang pendaftaran meminta butiran yang sama lagi.
Jawapan ringkas
Tentukan apa yang diperlukan sekali, apa yang diperlukan setiap sesi dan apa yang tidak diperlukan langsung. Minta kumpulan pertama semasa pendaftaran pertama, gunakan semula untuk peserta yang kembali, dan minta kumpulan kedua hanya apabila sesi memerlukannya.
Soalan tentang undang-undang data peribadi dan notis anda sendiri adalah milik ketua perlindungan data anda. Halaman ini membantu anda menyediakan soalan tersebut dan menyusun borang.
Asingkan setiap medan kepada tiga kumpulan
| Kumpulan | Contoh medan | Peraturan |
|---|---|---|
| Diperlukan sekali | Nama, organisasi, nombor keahlian, e-mel | Kumpul semasa pendaftaran pertama, guna semula untuk siri |
| Diperlukan setiap sesi | Soalan untuk penceramah, pilihan khusus sesi, pengesahan kehadiran | Kumpul hanya bagi sesi yang memerlukannya |
| Tidak diperlukan | Medan yang disimpan hanya kerana ada dalam borang tahun lepas | Buang daripada borang |
Cara mengenali peserta yang kembali tanpa bertanya semula
Gunakan kunci yang sudah ada, seperti nombor keahlian atau e-mel yang digunakan sebelum ini, dan bukan meminta orang memasukkan semuanya semula. Minta orang mengesahkan butiran dan bukan menaip semula, dan sediakan cara mudah untuk membetulkannya.
Setujui siapa dalam sekretariat boleh melihat senarai, dan siapa boleh menyuntingnya.
Apa yang perlu ditanya kepada ketua perlindungan data dan pembekal platform
- Adakah notis pada borang pertama meliputi penggunaan semula butiran untuk sesi kemudian dalam siri yang sama?
- Adakah ia meliputi penggunaan untuk acara lain? Jika tidak, jangan guna semula senarai untuknya.
- Di mana rekod pendaftaran disimpan, dan siapa boleh mengeksportnya?
- Berapa lama rekod patut disimpan selepas siri, dan bagaimana ia dipadam?
- Apa yang kami katakan kepada seseorang yang meminta melihat atau membetulkan butirannya?
- Adakah data kehadiran dihantar kepada pihak ketiga, seperti penaja atau badan akreditasi, dan adakah itu dinyatakan?
Langkah untuk melaksanakannya
- Senaraikan setiap medan pada borang semasa dan tandakan sebagai diperlukan sekali, setiap sesi atau tidak diperlukan.
- Buang medan tidak diperlukan dan pindahkan medan setiap sesi ke sesi yang menggunakannya.
- Tulis notis ringkas yang menyatakan apa dikumpul, mengapa, dan berapa lama disimpan; minta ketua perlindungan data anda menyemaknya.
- Tetapkan kaedah mengenali peserta yang kembali dan uji dengan beberapa ahli.
- Setujui tarikh penyimpanan dan siapa mengosongkan senarai pada akhir musim.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sekretariat memendekkan borang yang digunakan merentas sepuluh sesi
Organisasi dan angka rekaan, hanya sebagai contoh.
Persatuan Fiktif Perunding Pembiayaan meminta jawatan, tahun amalan, alamat dan pilihan makanan daripada ahli pada setiap sesi. Sekretariat menyemak medan dan mendapati siri hanya memerlukan nama, organisasi, nombor keahlian dan e-mel sekali.
Ia membuang alamat dan pilihan makanan, yang tidak pernah digunakan untuk webinar, dan mengekalkan kotak soalan pilihan bagi setiap sesi. Ahli yang kembali mengesahkan butiran daripada pautan yang telah diisi. Ketua perlindungan data sekretariat menyemak notis baharu sebelum ia dihantar.
Gunakan sendiri
Peta data peserta berulang dan pek soalan
Isi jadual pertama bagi setiap medan pada borang anda. Kemudian bawa soalan kepada ketua perlindungan data anda.
- Siapa boleh melihat dan menyunting senarai:
- Kaedah mengenali peserta yang kembali:
- Soalan: adakah notis meliputi penggunaan semula merentas siri?
- Soalan: berapa lama data disimpan, dan siapa memadamnya?
- Soalan: adakah data dikongsi di luar sekretariat?
- Soalan untuk pembekal: di mana data disimpan dan bagaimana dieksport?
| Medan | Diperlukan sekali | Diperlukan setiap sesi | Tidak diperlukan | Digunakan untuk |
|---|---|---|---|---|
| Nama | ||||
| Organisasi | ||||
| Nombor keahlian | ||||
| E-mel | ||||
| Soalan untuk penceramah |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Siri menggunakan borang mudah dengan beberapa medan.
- Seorang menguruskan senarai dan borang.
- Ketua perlindungan data anda ada dan telah bersetuju dengan notis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pasukan atau pembekal menyimpan salinan senarai.
- Data pendaftaran dikongsi dengan penaja atau badan akreditasi.
- Siri telah berkembang dan senarai perlu dibersihkan serta dipadankan.
Mahu peta data pendaftaran dan borang disemak?
Pengurus program berulang boleh meneliti borang anda bersama anda, mengasingkan setiap medan, menyediakan cara peserta yang kembali dikenali, dan menyediakan pek soalan untuk ketua perlindungan data serta pembekal platform anda. Kesimpulan undang-undang dan privasi kekal bersama pihak yang berwibawa dalam organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami mengisi borang terlebih dahulu untuk peserta yang kembali?
Selalunya boleh, jika notis anda meliputinya dan platform menyokongnya. Minta orang mengesahkan dan bukan menaip semula, dan minta ketua perlindungan data serta pembekal mengesahkan susunan itu.
Berapa banyak data dianggap terlalu banyak?
Jika anda tidak dapat menyatakan kegunaan sesuatu medan, ia mungkin terlalu banyak. Buang atau jadikannya pilihan dengan sebab dinyatakan.
Apa yang perlu dibuat dengan senarai lama?
Tetapkan tarikh penyimpanan dan seorang yang dinamakan untuk mengosongkannya. Tanya ketua perlindungan data anda tempoh yang sesuai bagi organisasi anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.