Menjadikan arkib webinar sumber ahli yang tepat
Anda mempunyai rakaman setahun dalam satu folder, dan ahli mula bertanya di mana mereka boleh mencari sesi tentang topik tertentu.
Jawapan ringkas
Arkib menjadi sumber apabila setiap rakaman ada tajuk, tarikh, penceramah, ringkasan dan status yang memberitahu ahli sama ada kandungan masih terkini. Semak setiap item sebelum dimuat naik, dan tetapkan tarikh semakan supaya bahan lapuk ditanda atau dibuang.
Semakan memerlukan pemilik kandungan yang dinamakan dan, bagi topik teknikal atau terkawal, penyemak subjek.
Tentukan apa yang layak masuk arkib
Tidak semua rakaman layak. Semak setiap satu untuk kualiti audio, kebenaran penceramah dan sama ada kandungan masih relevan. Tetapkan peraturan mudah, contohnya sesi yang lebih lama daripada tempoh yang dinyatakan disemak sebelum dikekalkan sebagai terkini.
Semak apa yang penceramah dan penaja setujui tentang rakaman dan guna semula, dan tanya ketua perlindungan data anda sendiri tentang mengenal pasti peserta dalam rakaman, seperti nama yang dipaparkan dalam sembang atau skrin.
Jadual audit arkib
| Semakan | Soalan | Siapa memutuskan |
|---|---|---|
| Kebenaran | Adakah penceramah dan mana-mana penaja bersetuju dengan rakaman dan guna semulanya, dan untuk berapa lama? | Sekretariat bersama penceramah |
| Ketepatan | Adakah kandungan masih betul, atau ada perubahan sejak sesi? | Penyemak subjek atau jawatankuasa teknikal |
| Maklumat peserta | Adakah nama, sembang atau skrin soal jawab kelihatan? Patutkah disunting keluar? | Ketua perlindungan data dan pemilik kandungan |
| Kualiti | Adakah audio jelas, slaid boleh dibaca, permulaan dan penghujung dipotong? | Pengeluar |
| Kebolehcarian | Adakah ia ada tajuk, tarikh, penceramah, ringkasan dan teg topik? | Pemilik kandungan |
| Status | Terkini, dalam semakan, digantikan atau dibuang | Pemilik kandungan |
Label yang boleh dipercayai ahli
- Tarikh dirakam, dipaparkan dengan jelas.
- Label status: Terkini, Dalam semakan atau Digantikan.
- Nota ringkas tentang apa yang berubah sejak itu, jika ada.
- Pautan ke sesi atau dokumen yang lebih baharu jika ada.
- Hubungan untuk pembetulan.
Mengekalkan ketepatan arkib
- Namakan pemilik kandungan dan tetapkan rentak semakan.
- Semak rakaman baharu dalam bilangan hari yang ditetapkan selepas setiap sesi.
- Tetapkan tarikh semakan pada setiap item dan tambah ke kalendar kongsi.
- Apabila sesuatu lapuk, tukar statusnya dahulu dan putuskan kemudian sama ada untuk membuangnya.
- Rekod setiap perubahan dalam log: apa, bila, siapa dan mengapa.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sekretariat mengemas rakaman setahun
Organisasi dan angka rekaan, hanya sebagai contoh.
Persatuan Fiktif Juru Perunding Cukai mempunyai dua belas rakaman dalam folder kongsi. Apabila sekretariat menyemaknya, didapati tiga membincangkan prosedur yang telah berubah, dan satu menunjukkan nama ahli dalam tetingkap sembang.
Ia menandakan tiga itu sebagai Digantikan dengan pautan ke sesi yang lebih baharu, menyunting yang keempat dengan bantuan pengeluar, dan menetapkan tarikh semakan enam bulan ke hadapan. Log perubahan ringkas merekodkan setiap keputusan dan siapa bersetuju.
Gunakan sendiri
Helaian semakan arkib
Salin satu baris bagi setiap rakaman ke dalam hamparan dan isi sebelum item diterbitkan kepada ahli.
- Pemilik kandungan:
- Penyemak subjek bagi topik teknikal:
- Peraturan bagi sesi yang lebih lama daripada tempoh semakan:
- Ke mana pembetulan dihantar:
- Siapa membuang item dan siapa bersetuju:
| Rakaman | Tarikh dirakam | Kebenaran penceramah | Ketepatan disemak oleh | Maklumat peserta disemak | Status | Tarikh semakan seterusnya |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Arkib kecil dan topik berubah perlahan.
- Perjanjian penceramah sudah meliputi guna semula.
- Seorang boleh menyemak setiap rakaman selepas sesi.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Arkib merentas beberapa musim dan tiada siapa tahu apa yang terkini.
- Kandungan teknikal memerlukan penyemak yang bukan daripada sekretariat.
- Kebenaran penceramah atau penaja tidak jelas atau tiada.
Mahu arkib diaudit dan disediakan dengan rutin semakan?
Pengurus program berulang boleh menjalankan audit arkib bersama pemilik kandungan anda, mengejar kebenaran penceramah, menyediakan label status dan kalendar semakan, dan mengemas kini log perubahan selepas setiap musim. Semakan subjek dan sebarang keputusan perlindungan data kekal bersama pihak berwibawa dalam organisasi anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah kami memadam rakaman yang lapuk?
Tandakan sebagai Digantikan dahulu dan pautkan kepada bahan lebih baharu. Buang hanya jika ada sebab, seperti isu kebenaran atau pembetulan yang tidak dapat ditunjukkan dengan jelas.
Siapa menyemak kandungan masih betul?
Penyemak subjek, seperti ahli jawatankuasa atau penasihat teknikal, bukan sekretariat sahaja. Minta mereka mengesahkan setiap item berbanding amalan semasa.
Bolehkah kami menyunting rakaman?
Memotong dan membuang skrin yang mengenal pasti orang adalah biasa. Maklumkan penceramah tentang suntingan besar dan simpan asal untuk rekod anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.