简要回答
当每段录像都有标题、日期、讲者、摘要，以及告诉会员内容是否仍然有效的状态标签时，档案才成为资源。每一项上线前都要审核，并设定复核日期，让过时的内容被标注或移除。
审核需要一位指定的内容负责人，涉及技术或受监管的主题时，还需要一位主题审阅人。
决定哪些内容应放进档案
不是每段录像都值得保留。逐一检查音质、讲者授权，以及内容是否仍然适用。定一条简单规则，例如超过规定期限的场次，要先复核才能继续标为现行。
核对讲者和赞助方对录制及再使用的约定，并就录像中是否会辨识出参加者（例如聊天窗口或屏幕上显示的姓名）询问贵机构自己的数据保护负责人。
档案审核表
| 检查项 | 问题 | 由谁决定 |
|---|---|---|
| 授权 | 讲者和任何赞助方是否同意录制及再使用，期限多长？ | 秘书处与讲者 |
| 准确性 | 内容是否仍然正确，还是自该场以来有变化？ | 主题审阅人或技术委员会 |
| 参加者信息 | 是否出现姓名、聊天或问答画面？是否应剪掉？ | 数据保护负责人与内容负责人 |
| 质量 | 音频是否清晰，幻灯片是否看得清，头尾是否已剪？ | 制作人 |
| 可查找性 | 是否有标题、日期、讲者、摘要和主题标签？ | 内容负责人 |
| 状态 | 现行、复核中、已被取代或已移除 | 内容负责人 |
会员可以信赖的标签
- 录制日期，位置醒目。
- 状态标签：现行、复核中或已被取代。
- 如有变化，附一句说明自那以后有什么改变。
- 如有较新的场次或文件，附上链接。
- 更正意见的联络方式。
让档案保持准确
- 指定内容负责人并定好复核节奏。
- 每场之后在规定天数内审核新录像。
- 为每一项设定复核日期并加入共享日历。
- 内容过时时，先改状态，再决定是否移除。
- 在日志中记录每项更改：何事、何时、何人、何故。
实例演示 · 虚构示例
秘书处整理一年的录像
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的税务顾问学会在共享文件夹里有十二段录像。秘书处审核后发现，有三段讨论的程序后来已有变化，还有一段在聊天窗口里显示了会员的姓名。
它把那三段标为已被取代，并附上较新场次的链接，在制作人协助下剪辑了第四段，并把复核日期设在六个月后。一份简短的更改日志记录了每项决定及同意的人。
可直接使用
档案审核表
把每段录像复制为表格中的一行，在发布给会员之前填好。
- 内容负责人：
- 技术主题的审阅人：
- 超过复核期限的场次规则：
- 更正意见发往哪里：
- 谁负责移除，谁负责同意：
| 录像 | 录制日期 | 讲者授权 | 准确性核对人 | 参加者信息已审 | 状态 | 下次复核日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 档案很小，主题变化缓慢。
- 讲者协议已涵盖再使用。
- 一个人就能在每场之后审核录像。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 档案横跨多个季度，没人知道哪些是现行的。
- 技术内容需要秘书处以外的审阅人。
- 讲者或赞助方授权不明确或缺失。
想让档案经过审核并建立复核流程？
循环项目管理人员可以与您的内容负责人一起做档案审核，跟进讲者授权，建立状态标签和复核日历，并在每季之后更新更改日志。主题审阅和任何数据保护决定仍由贵机构有资格的人负责。
主办方常见问题
过时的录像应该删除吗？
先标为已被取代，并链接到较新的资料。只有在有理由时才移除，例如授权问题，或无法清楚标示的更正。
谁来核对内容是否仍然正确？
由主题审阅人负责，例如委员或技术顾问，而不只是秘书处。请他们对照当前做法确认每一项。
可以剪辑录像吗？
剪头尾和去掉会辨识出人的画面很常见。实质性的修改要告知讲者，并保留原始版本备查。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。