Menentukan bila siri webinar kurang bernilai perlu dihentikan atau direka semula
Kehadiran semakin menurun dalam beberapa sesi lepas, dan jawatankuasa bertanya sama ada siri ini masih berbaloi.
Jawapan ringkas
Nilai siri berdasarkan tujuan ia ditubuhkan, bukan kehadiran semata-mata. Semak siapa yang hadir, sama ada mereka kembali, apa yang mereka lakukan selepas itu, dan berapa banyak masa pasukan anda digunakan. Kemudian pilih satu daripada empat hasil: teruskan, reka semula, jeda atau hentikan.
Keputusan terletak pada jawatankuasa yang memiliki tujuan siri, dengan bukti disediakan oleh sekretariat.
Mulakan daripada tujuan asal
Cari ayat yang menerangkan mengapa siri bermula, contohnya membantu ahli baharu belajar satu kaedah atau mengekalkan hubungan dengan ahli serantau. Jika tiada, tulis satu bersama jawatankuasa sekarang.
Siri dengan tujuan sempit boleh bernilai walaupun khalayaknya kecil. Siri yang bertujuan menjangkau ribuan tidak begitu.
Semak bukti dalam empat kumpulan
| Kumpulan | Soalan | Kemungkinan isyarat |
|---|---|---|
| Khalayak | Siapa yang hadir? Adakah mereka ahli yang disasarkan? Adakah mereka kembali? | Kumpulan kecil yang sama; atau kumpulan sasaran tidak hadir |
| Nilai | Apa kata atau tindakan peserta selepas itu? Adakah rakaman digunakan? | Komen maklum balas, soalan ditanya, penggunaan arkib |
| Kos | Jam kakitangan, masa sukarelawan, yuran pembekal, kos peluang | Masa yang boleh digunakan untuk acara lain |
| Kesesuaian | Adakah topik masih sepadan dengan keperluan ahli? Adakah saluran lain mengambil alih? | Pertindihan dengan tawaran lain |
Empat hasil dan bila setiap satu sesuai
- Teruskan: tujuan dipenuhi dan kos boleh diterima. Teruskan dengan perubahan kecil.
- Reka semula: tujuan masih penting tetapi format tidak sesuai, contohnya sesi lebih sedikit, tempoh lebih pendek, masa atau hos berbeza.
- Jeda: rehat musim sementara jawatankuasa menimbang semula tujuan atau pasukan memulihkan kapasiti.
- Hentikan: tujuan dipenuhi di tempat lain, atau kos melebihi nilai. Nyatakan dengan jelas kepada ahli.
Menjalankan semakan
- Kumpul data dan komen musim lepas dalam satu halaman ringkasan.
- Minta jawatankuasa menyatakan semula tujuan dan menilai sejauh mana ia dipenuhi.
- Senaraikan pilihan dengan kesannya terhadap ahli, kakitangan dan komitmen seperti penaja atau penceramah.
- Putuskan, dan rekod siapa membuat keputusan serta sebabnya.
- Jika menghentikan atau mereka semula, tulis mesej kepada ahli dan maklumkan penaja serta penceramah secara terus sebelum ia diterbitkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawatankuasa menyemak siri sepuluh sesi
Organisasi dan angka rekaan, hanya sebagai contoh.
Persatuan Fiktif Pegawai Pematuhan menjalankan siri bulanan untuk pegawai pematuhan baharu. Menjelang bulan keenam, lima belas orang yang sama menghadiri dan sedikit ahli baharu.
Jawatankuasa membaca semula tujuan, iaitu membantu pegawai baharu pada tahun pertama. Ia mereka semula siri kepada empat sesi setahun untuk orang baharu, membebaskan sekretariat daripada produksi bulanan, dan memindahkan topik lain ke satu sesi persidangan tahunan. Penaja yang mempunyai komitmen dimaklumkan terus, dan lejar diselaraskan.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja semakan siri
Isi sebagai jawatankuasa. Jangan putuskan sehingga setiap baris ada jawapan.
- Tujuan siri, dalam satu ayat:
- Khalayak sasaran dan sama ada mereka hadir:
- Adakah orang yang sama kembali, atau baharu setiap kali?
- Maklum balas atau tindakan yang diambil selepas itu:
- Penggunaan arkib sepanjang musim lepas:
- Jam kakitangan dan sukarelawan bagi setiap sesi:
- Komitmen kepada penaja atau penceramah yang terjejas:
- Pilihan: teruskan / reka semula / jeda / hentikan
- Sebab keputusan dan siapa membuatnya:
- Mesej kepada ahli, penaja dan penceramah, dengan tarikh ia dihantar:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa sudah sependapat tentang tujuan dan bukti mudah dikumpul.
- Tiada penaja atau penceramah mempunyai komitmen melebihi sesi seterusnya.
- Sekretariat boleh menulis sendiri mesej kepada ahli.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa berbelah bahagi dan setiap ahli menilai dengan ukuran berbeza.
- Komitmen penaja dan susunan penceramah berjalan sepanjang musim.
- Sekretariat terlalu sibuk untuk membuat semakan dan peralihan.
Mahu semakan bebas sebelum jawatankuasa memutuskan?
Pengurus program berulang boleh mengumpul bukti, menyusun empat pilihan dengan kesannya terhadap ahli dan komitmen, memudah cara perbincangan jawatankuasa dan menyediakan draf mesej kepada ahli, penaja dan penceramah. Keputusan itu sendiri kekal bersama jawatankuasa anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah kehadiran rendah sebab untuk menghentikan?
Bukan dengan sendirinya. Bandingkan kehadiran dengan tujuan. Khalayak kecil yang disasarkan boleh berjaya; khalayak besar yang bukan ahli anda mungkin tidak.
Berapa kerap kami patut menyemak?
Sekurang-kurangnya sekali setiap musim, dan lebih awal jika kehadiran atau maklum balas berubah mendadak.
Apa berlaku kepada arkib jika kami berhenti?
Simpan rakaman yang masih tepat, labelkan dengan tarikhnya, dan semak di bawah rutin arkib anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.