简要回答
小团队也能办好定期简报，前提是每个角色都有一位指定负责人和一位指定候补。角色包括：主持人、操作平台的制作人、管理幻灯片和讲者的内容负责人，以及聊天和提问处理人。两三人的团队中，一个人可以身兼多职，但主持人和制作人不应由同一人担任。
关键是把职责写下来，彩排一次，并每次都用同样方式交接。
四个角色及合并方式
| 角色 | 职责 | 可兼任 |
|---|---|---|
| 主持人 | 开场、控制时间、宣读问题、收尾 | 观众少时可兼聊天处理人 |
| 制作人 | 操作平台、检查音频和幻灯片、开始和停止录制 | 聊天处理人，但不能兼主持人 |
| 内容负责人 | 确认讲者、收集幻灯片、签核最终版本 | 短简报中可兼主持人 |
| 聊天与提问处理人 | 欢迎到场者、筛选问题、处理加入困难 | 制作人 |
对照简报日历规划人手
计算每人在简报前、中、后所需的时间，并核对日历上有没有与其他职责冲突。同一周举办两场简报，内容负责人的工作量可能翻倍。
循环日历容量规划工具能显示某人何时要同时担任两个角色，以及何时需要候补。
要向平台供应商或内部信息部门询问的问题
- 如果制作人无法连线，谁可以启动会议？
- 录制内容会怎样，之后谁可以访问？
- 主持人掉线时，联席主持人能否接管控制权？
- 简报期间的支持渠道是什么，在我们举办的时间是否有人值班？
- 哪些设置默认已开启，哪些需要手动开启？请供应商书面确认，不要自行假设。
可重复的简报当天流程
- 制作人提前加入，测试声音、屏幕分享和录制。
- 主持人与讲者演练开头两分钟。
- 聊天处理人欢迎到场者，并发布加入链接和提问规则。
- 主持人依照运行单进行，制作人提示时间。
- 结束后，制作人保存录像，内容负责人记下承诺的后续事项。
实例演示 · 虚构示例
三人团队办每两周一次的简报
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构的供应链管理人员学会每两周办一次三十分钟的更新，由一位秘书处职员同时担任主持人、制作人和聊天处理人。讲者播放幻灯片时出了技术故障，因为这位职员正忙着读问题，没有察觉。
秘书处增加了第二位职员担任制作人，并请一位委员担任主持人。每个角色都有一位候补，大家共用一页运行单。内容负责人仍是原来的职员，轮值表标明每个日期由谁担任哪个角色。
可直接使用
简报运行单与角色轮值表
复制到共享文档中。填好整季的轮值表，并为每场简报打印运行单。
- 简报日期和时间：
- 主持人（候补）：
- 制作人（候补）：
- 内容负责人（候补）：
- 聊天与提问处理人（候补）：
- 制作人加入时间：
- 讲者演练时间：
- 带分钟标记的流程：
- 如果音频失效：改用候补讲者线路，或请讲者重新连线：
- 录像由（姓名）在（时间）前保存到（位置）：
- 简报中承诺的后续事项：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 简报较短，三四人的团队已经配合良好。
- 使用一个熟悉的平台，一次只有一位讲者。
- 职员可互换角色，无需额外培训。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 简报频繁，同一个人要身兼两个角色。
- 讲者来自不同机构，每次都要说明。
- 团队由志愿者组成，时间不固定。
想为整季配置好团队和运行单？
循环项目管理人员可以对照您的简报日历和现有人手，建立角色轮值表和运行单，向主持人和讲者说明，并负责每场之后的交接。技术制作仍由您的平台供应商或内部信息部门负责。
主办方常见问题
一个人可以既主持又操作平台吗？
有风险，因为讲话时察觉不到屏幕上出现的问题。能分开就分开；不能的话，请候补人员留意聊天和平台。
需要几个人？
短简报两个人即可，一人主持，一人制作。简报或观众增加时，再加内容负责人和聊天处理人。
哪些内容应该写成文件？
角色轮值表、运行单、应变方案和供应商支持渠道。平台设置请向供应商确认，不要自行假设。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。